Όπως και πολλοί τομείς της σύγχρονης ζωής, οι υπολογιστές έχουν μετατρέψει τον τρόπο με τον οποίο εκτελείται η λογιστική, τόσο για προσωπικά οικονομικά όσο και για μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις. Αντί να κάνουν ατελείωτες σειρές μη αυτόματων καταχωρήσεων και να κάνουν υπολογισμούς χειρωνακτικά, οι υπολογιστές πραγματοποίησαν μεγάλο μέρος της αυτόματης λογιστικής διαδικασίας μόλις καταχωρηθούν τα βασικά δεδομένα. Αλλά η μηχανογραφική λογιστική δεν είναι χωρίς μειονέκτημα και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα θα πρέπει να ληφθούν υπόψη πριν από τη χρήση της μηχανογραφημένης λογιστικής.
Αυξημένη παραγωγικότητα
Οι υπολογιστές είναι γνωστοί για την αποτελεσματικότητα και η λογιστική δεν αποτελεί εξαίρεση στον κανόνα αυτό. Η χρήση μηχανογραφημένης λογιστικής εξαλείφει τις αλληλεπικαλυπτόμενες καταχωρίσεις, τα βιβλία χειρόγραφων και τις σημειώσεις και τους χειρωνακτικούς υπολογισμούς, εξοικονομώντας χρόνο για το προσωπικό και επιτρέποντας στο ίδιο προσωπικό να χειρίζεται μεγαλύτερο αριθμό συναλλαγών και εκθέσεων.
Δημιουργία αυτοματοποιημένων αναφορών
Αντί να είναι αναγκασμένοι να δημιουργούν τυποποιημένες οικονομικές αναφορές με το χέρι κάθε φορά που χρειάζονται, η μηχανογραφική λογιστική παρέχει σχεδόν άμεση δημιουργία τυποποιημένων αναφορών, όπως τα υπόλοιπα λογαριασμών, τα ισοζύγια των δοκιμών, τα γενικά μητρώα, οι δηλώσεις κερδών και ζημιών και άλλες τυπικές απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων.
Βελτιωμένη ακρίβεια
Επειδή απαιτούνται τόσοι πολλοί υπολογισμοί για την ακριβή λογιστική, οι υπολογιστές αποτελούν την ιδανική λύση για το ανθρώπινο λάθος. Παρόλο που ενδέχεται να γίνουν σφάλματα κατά την εισαγωγή δεδομένων, οι υπολογισμοί του υπολογιστή θα αυξήσουν την ακρίβεια και την αξιοπιστία των αναφορών της εταιρείας.
Ευελιξία και επικαιρότητα
Η μηχανογραφημένη λογιστική υπερέχει στον χειρισμό των δεδομένων και παρέχει ευελιξία στην αναφορά και την ανάλυση των δεδομένων που η μη αυτόματη λογιστική δεν μπορεί να ταιριάξει. Επιπλέον, εφόσον τα δεδομένα εισάγονται εγκαίρως, μπορούν να δημιουργηθούν άμεσα ενημερωμένες αναφορές που ενσωματώνουν τις πιο πρόσφατες πληροφορίες της εταιρείας.
Ευκολία Προστασίας Δεδομένων
Σε περίπτωση που τα δεδομένα είναι κατεστραμμένα ή οι αναφορές είναι κατεστραμμένες ή χαμένες, η μηχανογραφική λογιστική παρέχει άμεση αποκατάσταση από το αντίγραφο ασφαλείας, διασφαλίζοντας ότι δεν θα χαθούν κρίσιμες πληροφορίες. Τα ψηφιακά αντίγραφα ασφαλείας μπορούν να διατηρούνται είτε εκτός είτε εκτός χώρου για πρόσθετη προστασία ζωτικών πληροφοριών.
Ικανοποίηση του προσωπικού
Εξαλείφοντας μεγάλο μέρος της συνήθους εργασίας που σχετίζεται με τη χειρωνακτική λογιστική, η μηχανογραφική λογιστική επιτρέπει στο προσωπικό να επικεντρώνεται σε ευρύτερα καθήκοντα και ελαχιστοποιεί το χρόνο που διανύει να κάνει βαρετά, επαναλαμβανόμενα καθήκοντα, όπως χειρωνακτικούς υπολογισμούς. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι μπορούν να αναμένουν μεγαλύτερη ικανοποίηση από την εργασία.
Αρχικό κόστος
Παρά τα πολλά πλεονεκτήματα, ένα μειονέκτημα της μηχανογραφικής λογιστικής είναι το αρχικό κόστος εγκατάστασης του συστήματος. Ενώ η τιμή των υπολογιστών έχει μειωθεί δραματικά χρόνο με το χρόνο, λογισμικό λογισμικού παραμένει ακριβό και μπορεί να κοστίσει χιλιάδες δολάρια.
Εκπαίδευση προσωπικού
Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα απαιτούν επίσης ειδική κατάρτιση λογισμικού για το προσωπικό, επιβαρύνοντας με πρόσθετα έξοδα εκπαίδευσης την επιχείρηση και επεκτείνοντας το χρόνο που απαιτείται για την ανάπτυξη του συστήματος προτού να μπορέσει να χρησιμοποιηθεί.
Αξιοπιστία
Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα είναι εκ φύσεως ευάλωτα σε ζητήματα όπως οι ιοί υπολογιστών, οι αποτυχίες τροφοδοσίας και οι βλάβες υλικού, οι οποίες ενδέχεται να επηρεάσουν την αξιοπιστία και τη διαθεσιμότητα του συστήματος. Η διόρθωση των προβλημάτων του υπολογιστή θα προκαλέσει χαμένο χρόνο και παραγωγικότητα.
Θέματα ανάπτυξης
Σημαντική δυσκολία για την επιχείρηση μπορεί να προκύψει από τυχόν αποτυχία να ρυθμιστεί σωστά το λογισμικό λογιστικής ή επιλέγοντας λάθος πακέτο λογισμικού για να καλύψει τις ανάγκες των επιχειρήσεων.Μπορεί να προκύψει ανεπαρκής ή ανακριβής αναφορά, απαιτώντας χρόνο για να διορθωθεί το πρόβλημα ή να αναπτυχθεί μια νέα λύση λογισμικού.
