Κάθε εταιρεία, ανεξάρτητα από τον κλάδο, έχει διοικητικά καθήκοντα που πρέπει να αντιμετωπιστούν προκειμένου η επιχείρηση να λειτουργεί αποτελεσματικά. Αυτά τα καθήκοντα εκτελούνται συχνά από γραμματέα, ρεσεψιονίστ, διοικητικό βοηθό, εκτελεστικό βοηθό ή διευθυντή γραφείου. Στις μικρότερες επιχειρήσεις, όπου δεν υπάρχουν τέτοιοι ρόλοι, οι εργαζόμενοι πρέπει να συνεργαστούν για να εξασφαλίσουν την ολοκλήρωση των διοικητικών καθηκόντων.
Αποθήκευση πληροφοριών
Η έγκαιρη κατάθεση σημαντικών εγγράφων σε κατάλληλα σημεία είναι διοικητικό καθήκον που περιλαμβάνει την τοποθέτηση φακέλων σε αρχειοθήκες ή έγγραφα σε ηλεκτρονικά προγράμματα διαχείρισης εγγράφων. Τα ακριβή συστήματα αρχειοθέτησης διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε οικονομικά αρχεία, αρχεία πελατών και έρευνα.
Εύρεση πληροφοριών
Η έρευνα των πληροφοριών για τους πελάτες, τους διαχειριστές και τους συναδέλφους, είτε σε απευθείας σύνδεση, σε συστήματα αρχειοθέτησης γραφείων ή σε βιβλία είναι ένα βασικό διοικητικό καθήκον που βοηθά τις επιχειρήσεις να έχουν τις απαραίτητες πληροφορίες για να ξεκινήσουν και να ολοκληρώσουν τα έργα. Αυτές οι πληροφορίες συχνά καταρτίζονται, συνοψίζονται, διανέμονται στα απαραίτητα πρόσωπα και παρουσιάζονται σε μια έκθεση ή ένα υπολογιστικό φύλλο.
Απάντηση στα τηλέφωνα
Είτε είστε κάτοχος διαφημιστικού πρακτορείου είτε λεωφορείου, οι πελάτες θα επικοινωνήσουν με ερωτήσεις σχετικά με προϊόντα και υπηρεσίες, ώρες λειτουργίας, αιτήματα για πληροφορίες ή με ερωτήσεις σχετικά με την τιμολόγηση. Η απάντηση σε αυτές τις προσκλήσεις και η κάλυψη των αναγκών των πελατών είναι ένα διοικητικό καθήκον που μπορεί να επηρεάσει την επιτυχία ή την αποτυχία μιας εταιρείας. Η ανεπαρκής επικοινωνία με τους δυνητικούς πελάτες μπορεί να αφήσει μια κακή εντύπωση του οργανισμού. Είναι σημαντικό το άτομο που εκτελεί αυτό το διοικητικό καθήκον να είναι ευγενικό, ευγενικό και γεμάτο γνώση της εταιρείας.
Χαιρετισμός Επισκεπτών
Καθώς ένας επισκέπτης μπαίνει σε ένα γραφείο, ένας ρεσεψιονίστ ή γραμματέας συνήθως κάθεται στην πόρτα για να πει «γεια», καλωσορίζει τον επισκέπτη στην τοποθεσία εργασίας, βοηθά με ερωτήσεις και τον κατευθύνει στο κατάλληλο πρόσωπο, γραφείο ή τμήμα. Είτε πρόκειται για ένα άτομο που παραδίδει ένα πακέτο είτε για έναν πελάτη που έρχεται για προγραμματισμένο ραντεβού, ο χαιρετισμός των επισκεπτών αποτελεί βασικό διοικητικό καθήκον.
Αγορά εξοπλισμού και προμηθειών
Η διατήρηση χώρων εφοδιασμού και γραφείων με χαρτί, στυλό και άλλα είδη γραφείου αποτελεί διοικητικό καθήκον. Τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί σε αυτές τις θέσεις περιλαμβάνουν τη λήψη παραγγελιών από άλλους υπαλλήλους, την παρακολούθηση παραγγελιών, τη διασπορά αντικειμένων κατά την άφιξη και τη διαχείριση τιμολογίων, συνήθως σε συνεργασία με την ομάδα χρηματοδότησης.
Δημιουργία και διαχείριση γραπτών επικοινωνιών
Εκτός από τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιχειρηματικών επιστολών στη δημιουργία αναφορών, υπολογιστικών φύλλων και βάσεων δεδομένων, τα διοικητικά καθήκοντα περιλαμβάνουν επίσης τη δημιουργία και διαχείριση της διανομής αυτών των γραπτών επικοινωνιών. Εάν οι επικοινωνίες αυτές απευθύνονται σε συνεργάτες ή πελάτες, οι εργασίες ολοκληρώνονται χρησιμοποιώντας προγράμματα επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικών φύλλων για τη δημιουργία επαγγελματικών και συνοπτικών εγγράφων.
Προετοιμασία συνάντησης
Η δημιουργία αίθουσων συνεδριάσεων και αίθουσων συνεδριάσεων, η οργάνωση εστιατορίων, η παραγγελία και η εγκατάσταση οπτικοακουστικού εξοπλισμού και η προετοιμασία ημερήσιας διάταξης εμπίπτουν στην κατηγορία των διοικητικών καθηκόντων. Αυτά τα βασικά καθήκοντα είναι ουσιώδη όταν οι επιχειρήσεις έχουν συναντήσεις ή συναντήσεις πελατών σε απόσταση ή μακριά από το γραφείο.
