Αν έχετε ανησυχίες σχετικά με την εργασία σας, ίσως χρειαστεί να θέσετε αυτές τις ανησυχίες με τον προϊστάμενό σας σε κάποιο σημείο. Η δήλωση των ανησυχιών σας μέσω επιστολής επιτρέπει στο προϊστάμενό σας να καταλάβει σαφώς τι ακριβώς αφορά εσάς, χωρίς να αφήνετε περιθώρια για παρερμηνείες, καθώς εκφράζονται σαφώς όλες οι σκέψεις και οι ιδέες σας. Για να γράψετε μια επιστολή ανησυχίας στον προϊστάμενό σας, ακολουθήστε ορισμένες κατευθυντήριες γραμμές για να διασφαλίσετε ότι οι ανησυχίες σας είναι σχεδιασμένες με επαγγελματικό τρόπο.
Περιγράψτε τις κύριες ανησυχίες
Στο πρώτο εδάφιο της επιστολής, εξηγήστε ακριβώς γιατί επικοινωνείτε με τον προϊστάμενό σας. Χρησιμοποιήστε τις δύο πρώτες προτάσεις για να ενημερώσετε τον αναγνώστη ότι έχετε ανησυχίες σχετικά με την εργασία και να ακολουθήσετε μια εξήγηση σχετικά με το τι σας ενοχλεί. Στο πλαίσιο αυτής της ενότητας, περιγράψτε τα κύρια θέματα ή τα ομπρέλα που σας απασχολούν.
Παραδειγματικά παραδείγματα:
"Γεια σας, κύριε Smith. Σας γράφω, καθώς έχω πολλές αποθαρρυντικές ανησυχίες σχετικά με την εργασία εξωραϊσμού που έχει ανατεθεί στο τμήμα μου. Κατά τη διάρκεια της παρατήρησής μου, έχω παρατηρήσει ότι οι υπάλληλοι παρουσιάζουν καθυστερημένα, υπερβολικά κουρασμένα και λειτουργούν μηχανήματα σε αντιεπαγγελματικό τρόπο. "
Παρέχετε συγκεκριμένα παραδείγματα
Μόλις εξηγηθεί ο γενικός σκοπός της επιστολής, εμβαθύνετε στην κατάσταση παρέχοντας στον αναγνώστη συγκεκριμένα παραδείγματα. Αυτό του δίνει μια σαφή κατανόηση της κατάστασης και μειώνει την πιθανότητα η επιστολή σας να περάσει απαρατήρητη.
Παράδειγμα επιστολής ανησυχίας:
"Ο Jason S. Masters έφτασε στη θέση εργασίας στις 10:45 π.μ., δηλαδή 1,5 ώρες μετά την προγραμματισμένη ώρα άφιξής του. Κατά την άφιξή του, φάνηκε υπερβολικά κουρασμένος και άρχισε να χρησιμοποιεί μηχανήματα χωρίς να εκτελεί τον τυποποιημένο έλεγχο ασφαλείας. Αργότερα το απόγευμα, παρατήρησα αρκετούς υπαλλήλους που εργάζονταν με βαριά μηχανήματα χωρίς να φορούν κράνη ή να χρησιμοποιούν προφυλάξεις ασφαλείας ".
Αποφύγετε συναισθηματικές δηλώσεις
Σε όλη τη διάρκεια της διαδικασίας γραφής, μην γίνετε υπερβολικά συναισθηματικός, καθώς αυτό τείνει να μειώσει τον επαγγελματισμό και τη νομιμότητα της επιστολής. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι δηλώσεις βασίζονται στην πραγματικότητα και δεν περιέχουν συναισθηματικούς τόνους. Σκοπός αυτής της επιστολής είναι να παράσχει στον προϊστάμενό σας τις απαραίτητες πληροφορίες για να περιγράψει τις ακριβείς αιτίες ανησυχίας ώστε να μπορεί να αναλάβει δράση αν το κρίνει απαραίτητο.
Προτείνετε Βελτιώσεις
Στο τέλος της επιστολής, κάνετε προτάσεις σχετικά με τις ανησυχίες σας. Βεβαιωθείτε ότι αυτές οι προτάσεις παραμένουν αυτό και όχι απαιτήσεις. Πριν από μια πρόταση, χρησιμοποιήστε δηλώσεις όπως "Νομίζετε ότι θα ήταν καλύτερο …" ή "Ίσως θα ήταν χρήσιμο …" Χρησιμοποιήστε αυτό το τμήμα της επιστολής για να εισαγάγετε ιδέες που είχατε αλλά ακολουθήστε αυτή την ενότητα με αίτημα για συνάντηση για να συζητήσουμε περαιτέρω τις ανησυχίες σας και να ανταλλάξουμε ιδέες για να διορθώσουμε τυχόν ζητήματα.
