Οι χορηγοί είναι φιλανθρωπικά άτομα που τους αρέσει να βοηθούν τους άλλους. Εκφράζοντας την ευγνωμοσύνη σας σε μια γραπτή επιστολή προς τα άτομα ή τις ομάδες που βοήθησαν στην υποστήριξη της υπόθεσής σας θα τους ενημερώσει ότι η υποστήριξή τους εκτιμήθηκε. Αποφύγετε το υπερβολικά λουλουδάτο ή χαλαρό συναίσθημα. Κρατήστε το γράμμα απευθείας, σαφές και απλό.
Επιλέξτε τη Μορφή επιχειρησιακής επιστολής
Γράψτε την επιστολή στο δικό σας επιστολόχαρτο ή στην επιστολή της ομάδας που αντιπροσωπεύετε, η οποία έλαβε τη χορηγία. Ανοίξτε την επιστολή σας απευθυνόμενος στο άτομο με το όνομα. Εάν πρόκειται να πάει σε έναν οργανισμό, γράψτε στον κύριο εκπρόσωπο, όπως "Πρόεδρος Jones" ή "κα Emma Whitaker, Διευθύνων Σύμβουλος", στη συνέχεια CC - αντίγραφο άνθρακα - το Διοικητικό Συμβούλιο με ένα επιπλέον αντίγραφο. Ένας χαιρετισμός όπως η "Αγαπητέ κυρία Whitaker και μέλη του συμβουλίου" είναι κατάλληλος.
Εκφράστε την ευγνωμοσύνη σας
Γράψτε ειλικρινείς λέξεις που εκφράζουν την ευγνωμοσύνη σας. Δηλώστε απευθείας ότι είστε πραγματικά ευγνώμονες για την ειδική υποστήριξη που παρέχεται από την εταιρεία και, στη συνέχεια, προσθέστε το όνομα του έργου ή του συμβάντος σας. Πολλές μεγάλες φιλανθρωπικές ομάδες μπορούν να συμβάλουν σε χιλιάδες ανθρώπους, οπότε συμπεριλάβετε σε τι συνέβαλε το άτομο ή η ομάδα. Ένα παράδειγμα θα ήταν: "Η ομάδα των γυναικών αγωνιστών για γιοτ μας με ενστερνίζεται για να σας ευχαριστήσω όλους για τη χορηγική συνεισφορά των 50.000 δολαρίων για την είσοδό μας στον αγώνα Vic Maui". Εάν συνεισφέρονται στοιχεία, δώστε ευχαριστίες για τις λεπτομέρειες, όπως τον εξοπλισμό, τα εργαλεία, τα υλικά, τα εργαλεία ή τα καταλύματα.
Να είστε συγκεκριμένοι για τα χρήματα
Προσθέστε λεπτομέρειες σχετικά με την εμπειρία και μια σημείωση για το τι πήγαν τα χρήματα. Για παράδειγμα, "Τα χορηγικά σας κεφάλαια πήγαν προς ένα πλήρες σύνολο νέων πανιών για το σκάφος και το νέο εξοπλισμό πλοήγησης. Ο αγώνας ξεκίνησε με μία μόνο μικρή βλάβη τις τελευταίες δύο ώρες. δεν θα μπορούσαν να κάνουν τον αγώνα καθόλου χωρίς τη βοήθειά σας Οι τυφλές γυναίκες που ήταν μέλη του πληρώματος θα φέρουν το μήνυμα να γίνουν ανεξάρτητες στις διάφορες κοινότητές τους, προς την κατεύθυνση των νέων γυναικών αθλητών ».
Σκεφτείτε να προχωρήσετε σε φρέσκα γκολ
Προσθέστε μια πρόταση ή δύο που υποδεικνύουν το επόμενο έργο και τους στόχους σας. Η αναφορά σε μια μελλοντική εκδήλωση θα βοηθήσει στην προετοιμασία της μελλοντικής χρηματοδότησης που επιθυμείτε. Αν έχετε επιτύχει καλά ή πέτυχε να επιτύχετε τον στόχο σας, ο χορηγός θα είναι πιθανότατα ανοικτός σε μελλοντική υποστήριξη.
Ειλικρινά Κλείστε το γράμμα
Κλείστε την επιστολή με ένα "πολύ ειλικρινά δικός σας" ή "Με ειλικρινή ευγνωμοσύνη", τότε υπογράψτε το. Προσθέστε τα ονόματα των μελών της ομάδας εάν η ομάδα είναι μικρή, αλλά διαφορετικά η δική σας θα είναι επαρκής. Προσθέστε πληροφορίες επικοινωνίας και σύνδεσμο ιστότοπου στο τέλος της επιστολής. Διατηρήστε ολόκληρη την επιστολή σε μία σελίδα χρησιμοποιώντας την αυθεντική φωνή σας - τη γλώσσα που σας ταιριάζει - σε συνδυασμό με μια επαγγελματική προσέγγιση. Προσαρμόστε την υπογραφή με το χέρι υπογράφοντάς την αντί να πληκτρολογείτε, ακόμα και αν πληκτρολογήσετε το υπόλοιπο γράμμα.
Επισυνάψτε ένα Memento
Είναι καλή πρακτική να προσθέσετε ένα μήνυμα, όταν είναι δυνατό. Για παράδειγμα, εάν υπογράψατε ένα βιβλίο, στείλτε ένα υπογεγραμμένο αντίγραφο με την επιστολή. Εάν σας δώσατε στολές ή εξοπλισμό, στείλτε μια φωτογραφία ομάδας που δείχνει αυτά. Στην περίπτωση της γυναικείας ιπποδρομικής ομάδας, θα ήταν κατάλληλη μια φωτογραφία του πληρώματος του σκάφους. Η πλαισίωση είναι προαιρετική. Στείλτε ένα DVD αν κάνατε μια ταινία ή αν κάποιος βίωσε το βίντεό σας. Βλέποντας πλάνα μιας αναρρίχησης στο όρος Everest πριν ο κόσμος δει ότι μπορεί να είναι συναρπαστικό για τους χορηγούς.
