Η αυξημένη χρήση ηλεκτρονικών συστημάτων λογιστικής και οικονομικής διαχείρισης σε εταιρείες μείωσε τη χρήση φυσικών εγγράφων σε πολλές εταιρείες. Η εξάρτηση από τα συστήματα διαχείρισης ψηφιακών αρχείων και τα προγράμματα οικονομικής λογιστικής επέτρεψε σε ορισμένες ελεγκτικές εταιρείες να προσφέρουν δωρεάν έλεγχο χωρίς χαρτί σε εταιρείες που λειτουργούν κυρίως με γραφείο χωρίς χαρτιά. Τα μοντέλα για έναν έλεγχο χωρίς χαρτί έχουν δημιουργηθεί μέσω κυβερνητικών κανονισμών, μεθόδων που προτιμούν οι ελεγκτικές εταιρείες και προτάσεων λογιστικής οργάνωσης.
Προσιτότητα
Οι εταιρείες που επιλέγουν έναν έλεγχο χωρίς χαρτί μπορούν να παρέχουν αυξημένη προσβασιμότητα σε οικονομικά έγγραφα και δηλώσεις για προσωπικό ελέγχου. Η αυξημένη προσβασιμότητα μπορεί να μειώσει το χρονικό διάστημα που απαιτείται από το λογιστικό και οικονομικό προσωπικό για την παροχή εγγράφων στους ελεγκτές. Ανάλογα με τις απαιτήσεις ασφάλειας, η προσβασιμότητα μπορεί να επιτρέψει στους ελεγκτές να διεξάγουν την αναθεώρησή τους εκτός της επιχειρηματικής διευκόλυνσης.
Δυνατότητα εντοπισμού
Τα περισσότερα συστήματα ελέγχου χωρίς χαρτί προσφέρουν δυνατότητες αναφοράς και παρακολούθησης καθ 'όλη τη διαδικασία ελέγχου. Οι διευθυντές από την ελεγχόμενη εταιρεία καθώς και η διοίκηση της ελεγκτικής εταιρείας μπορούν εύκολα να παρακολουθήσουν και να παρακολουθήσουν κάθε βήμα της διαδικασίας εξέτασης. Αυτή η αυξημένη παρακολούθηση μπορεί να συμβάλει στη βελτιστοποίηση των απαιτήσεων πόρων και στη διαχείριση της χρονικής περιόδου ελέγχου. Η παρακολούθηση και η διαχείριση του χρόνου μπορεί να είναι ουσιαστικής σημασίας, ειδικά για τις δημόσιες εταιρείες με προθεσμίες υποβολής εκθέσεων με εντολή της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς.
Λιγότερα απόβλητα
Η μείωση της ανάγκης για αντίγραφα των οικονομικών εγγράφων, των εγκαταστάσεων αποθήκευσης και των ειδών γραφείου μπορεί να μειώσει την ποσότητα των αποβλήτων που παράγουν και οι δύο εταιρείες. Οι έλεγχοι χωρίς χαρτί χρησιμοποιούν λιγότερο χαρτί, τόνερ μελάνης, ηλεκτρικό ρεύμα και είδη γραφείου από έναν παραδοσιακό έλεγχο που συνδέεται με χαρτί. Η μείωση του χαρτιού και των σχετικών προμηθειών μπορεί να προσφέρει εξοικονόμηση κόστους και οικολογικό όφελος. Αυτή η πράσινη εστίαση μπορεί να είναι σημαντική για εταιρείες που θέλουν να προωθήσουν την εταιρεία τους ως φιλικές προς το περιβάλλον.
Ταχύτερη κριτική
Ένας έλεγχος χωρίς χαρτί μπορεί να διαρκέσει λιγότερο από μια παραδοσιακή διαδικασία ελέγχου χαρτιού. Τα οικονομικά έγγραφα μπορούν εύκολα να φορτωθούν για αναθεώρηση και ανάλυση με μεγαλύτερη ακρίβεια. Η ηλεκτρονική επεξεργασία των καθηκόντων ελέγχου ελαχιστοποιεί τα ανθρώπινα σφάλματα και την ανάγκη χειρονακτικής εισαγωγής πληροφοριών σε ένα σύστημα ελέγχου. Όταν ένα στοιχείο ελέγχου επισημαίνεται για επιπρόσθετη αναθεώρηση, οι ελεγκτές μπορούν εύκολα να στείλουν τις πληροφορίες στο οικονομικό επικεφαλής για έλεγχο και πρόσθετες πληροφορίες. Οι ηλεκτρονικές αναθεωρήσεις ενδέχεται να διαρκέσουν λιγότερο από τις φυσικές συναντήσεις στο πρόσωπο με έντυπα. Η λιγότερη χειρωνακτική εργασία και οι ευκολότερες κριτικές μπορούν να μειώσουν το συνολικό χρονοδιάγραμμα ελέγχου.
Αυξημένη ασφάλεια
Τα φυσικά έγγραφα είναι πιο δύσκολα από τα ηλεκτρονικά έγγραφα. Τα ηλεκτρονικά δεδομένα και έγγραφα μπορούν να εξασφαλιστούν μέσω κωδικών πρόσβασης και άλλων ψηφιακών μεθόδων ασφαλείας. Ένα ηλεκτρονικό σύστημα παρακολούθησης μπορεί επίσης να σημειώσει ποιος εξέτασε κάθε στοιχείο δεδομένων για σκοπούς ανασκόπησης ασφαλείας. Τα φυσικά έγγραφα μπορούν να αντιγραφούν, να χαθούν ή να τοποθετηθούν σε μια μη ασφαλή τοποθεσία. Ένας έλεγχος χωρίς χαρτί αυξάνει την ασφάλεια του χρηματοπιστωτικού συστήματος μιας εταιρείας.
