Πολλές επιχειρήσεις εκδίδουν επιταγές από το τμήμα πληρωμών τους προκειμένου να καλύψουν τις οικονομικές τους υποχρεώσεις. Αυτές οι χρηματοοικονομικές υποχρεώσεις περιλαμβάνουν τις πληρωμές πωλητών, τις πληρωμές τόκων προς τους δανειστές ή τις κρατικές φορολογικές υποχρεώσεις. Το τμήμα που είναι πληρωτέο στους λογαριασμούς λαμβάνει ένα τιμολόγιο ή ένα αίτημα επιταγής, το οποίο χρησιμοποιεί για την υποστήριξη της πληρωμής που πραγματοποιείται. Οι έλεγχοι προσφέρουν αρκετά πλεονεκτήματα στις επιχειρήσεις.
Γραπτά ίχνη
Ένα πλεονέκτημα της χρήσης των ελέγχων περιλαμβάνει τη διαδρομή χαρτιού που απομένει από τον έλεγχο. Κάθε έλεγχος δημιουργεί ένα έγγραφο σε χαρτί που διευκρινίζει ποιοι έλαβαν την πληρωμή, σε ποια ημέρα πραγματοποιήθηκε η πληρωμή και το ποσό της πληρωμής σε δολάρια. Η εταιρεία μπορεί να ελέγξει κατά τον έλεγχο που εκκαθάρισε την τράπεζα μαζί με πληροφορίες σχετικά με το ποιος υπέγραψε την επιταγή. Το ίχνος χαρτιού που δημιουργείται από την επιταγή επιτρέπει στην εταιρεία να διατηρεί την τήρησή της. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν διπλούς ελέγχους, κρατώντας αντίγραφο του ελέγχου για τα δικά τους αρχεία. Οι εργαζόμενοι σε αυτές τις εταιρείες μπορούν να ανατρέξουν σε προηγούμενους ελέγχους όταν προκύψουν ερωτήματα.
Ασφάλεια
Οι έλεγχοι χαρτιού προσφέρουν το πλεονέκτημα της προστιθέμενης ασφάλειας για πληρωμές μέσω ταχυδρομείου. Μόνο ο παραλήπτης που ονομάζεται μπορεί να παρουσιάσει έναν έλεγχο χαρτιού για πληρωμή. Εάν ο παραλήπτης αρνείται να λάβει την επιταγή, η εταιρεία μπορεί να επικοινωνήσει με την τράπεζα για να επαληθεύσει ποιος παρουσίασε την επιταγή. Οποιαδήποτε ασυμφωνία μπορεί να επιλυθεί απευθείας με την τράπεζα. Επίσης, ορισμένοι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων ενδέχεται να θεωρούν ότι πληρώνουν προμηθευτές ή δανειστές με μετρητά. Τα μετρητά δεν παρέχουν καμία γραπτή απόδειξη ότι η πληρωμή έγινε και αφήνει τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης ανοικτό να χρεωθεί ξανά για το ποσό.
Ελεγχος
Οι έλεγχοι χαρτιού παρέχουν στην επιχείρηση τη δυνατότητα να ελέγχει τις πληρωμές που πραγματοποιούνται. Υπάρχουν διάφορα μέτρα ελέγχου στην υπηρεσία πληρωτέων λογαριασμών, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι έλεγχοι καταγράφονται στον κατάλληλο αποδέκτη για το σωστό ποσό. Ένας υπάλληλος μπορεί να εξουσιοδοτήσει μια επιταγή να εγγραφεί μετά την εξέταση της εφεδρικής τεκμηρίωσης. Ένας άλλος υπάλληλος εκτυπώνει τις επιταγές. Ένας ανώτερος διευθυντής υπογράφει τους ελέγχους. Αυτό παρέχει στους τρεις υπαλλήλους τη συμμετοχή τους στη διαδικασία πληρωμής επιταγών, ελαχιστοποιώντας το ενδεχόμενο σφαλμάτων ή απάτης. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν επίσης αριθμημένους ελέγχους. Οι έλεγχοι με πρόβλεψη επιτρέπουν στην εταιρεία να εντοπίσει αμέσως τους ελλείποντες ελέγχους και να λάβει μέτρα για να αποφευχθεί η είσπραξή τους.
Φλοτέρ
Ένα τελικό πλεονέκτημα στη χρήση των ελέγχων περιλαμβάνει το πλωτήρα. Το float αναφέρεται στον χρόνο που περνάει μόλις η εταιρεία εκτυπώσει την επιταγή μέχρι να φύγουν τα χρήματα από τον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας. Σε πολλές περιπτώσεις, ο πλωτήρας υπάρχει μόνο για μια μέρα. Ωστόσο, η εταιρεία κερδίζει τόκο για αυτή την επιπλέον ημέρα πριν από την υποβολή της επιταγής για πληρωμή.
