Πολλοί οργανισμοί προβλέπουν ότι οι εργαζόμενοι θα εργάζονται 24-7, 365 ημέρες το χρόνο για να ικανοποιούν τις απαιτήσεις εργασίας και να παρέχουν υψηλότερο επίπεδο εξυπηρέτησης από τους ανταγωνιστές. Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός των μελών του προσωπικού για την κάλυψη αυτών των βαρών απαιτεί εξισορρόπηση της αναμενόμενης ζήτησης, των επιθυμητών επιπέδων εξυπηρέτησης, της διαθεσιμότητας των εργαζομένων και του κόστους. Δεδομένου ότι οι μισθοί και τα οφέλη είναι συχνά τα μεγαλύτερα στοιχεία γραμμής εντός ενός προϋπολογισμού τμήματος, η ακρίβεια του προγραμματισμού έχει άμεσο αντίκτυπο στην κατώτατη γραμμή. Πολλές επιχειρήσεις βασίζονται σε λογισμικό προγραμματισμού, που ονομάζεται επίσης πακέτα διαχείρισης εργατικού δυναμικού, για να βοηθήσουν σε αυτό το σημαντικό έργο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Αναφορές παραγωγικότητας
-
Λογισμικό υπολογιστικού φύλλου
-
Λογισμικό διαχείρισης εργατικού δυναμικού (προαιρετικό, αλλά συνιστάται)
Πώς να Schedule Employees 24-7
Κατανοήστε τις επιχειρηματικές εργασίες που απαιτούν κάλυψη στελεχών, όπως η απάντηση σε εισερχόμενες κλήσεις πωλήσεων, η ανταπόκριση σε ηλεκτρονικά μηνύματα πελατών ή η εισαγωγή παραγγελιών φαξ. Αναγνωρίστε τους επιχειρηματικούς στόχους, τις μετρήσεις και τις προσδοκίες σε επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών για κάθε εργασία. Καθορίστε τον μέσο χρόνο που απαιτείται για την αποτελεσματική ολοκλήρωση κάθε εργασίας. Προσδιορίστε τους παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν θετικά ή αρνητικά την παραγωγικότητα του προσωπικού.
Προσδιορίστε ποιος θα ολοκληρώσει το έργο (π.χ. εκπρόσωποι, διαχειριστές) και σε ποιες επιχειρηματικές τοποθεσίες. Εάν υπάρχουν πολλές θέσεις εργασίας, μάθετε αν υπάρχουν διαφορές χρονικής ζώνης. Εξετάστε το μείγμα των μελών του προσωπικού με μερική απασχόληση και με πλήρη απασχόληση.
Γνωρίστε τις πολιτικές ή τους νομικούς κανονισμούς της εταιρείας που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις αποφάσεις προγραμματισμού σας. Ζητήστε πληροφορίες από το τμήμα ανθρωπίνων πόρων.
Η πρόβλεψη της ζήτησης από τη χρήση δεδομένων, αναφορών και λογισμικού πρόβλεψης. Αναλύστε τον ιστορικό όγκο εργασίας για τις ίδιες χρονικές περιόδους.Εξετάστε τις μελλοντικές διακυμάνσεις της ζήτησης για την εποχικότητα, τις αλλαγές προϊόντων, τη διαφήμιση, τις συνθήκες της αγοράς, την ανάπτυξη των επιχειρήσεων ή την παρακμή, καθώς και άλλους συναφείς παράγοντες. Προσδιορίστε τον συνολικό όγκο της αναμενόμενης εργασίας, κατανεμημένη ανά χρονικά διαστήματα, όπως μήνα, εβδομάδα, ημέρα και ώρα. Με τη δημιουργία μιας πολύ λεπτομερούς πρόβλεψης ζήτησης μπορείτε να προβλέψετε με μεγαλύτερη ακρίβεια τις ανάγκες στελέχωσης.
Πρόβλεψη εξαιρέσεων προσωπικού, οι οποίες είναι οι ώρες που οι εργαζόμενοι δεν θα είναι διαθέσιμοι για την ολοκλήρωση των εργασιών. Εξαιρέσεις περιλαμβάνουν το χρόνο ασθενείας, τον χρόνο διακοπών, τα διαλείμματα, τις συναντήσεις και την εκπαίδευση. Ελέγξτε τα ιστορικά στοιχεία και δημιουργήστε υποθέσεις σχετικά με τον μελλοντικό χρόνο εξαίρεσης.
Δημιουργήστε ένα πρότυπο που θα χρησιμοποιεί το λογισμικό διαχείρισης του εργατικού δυναμικού (WFM) ή το Microsoft Excel με προσωπικό, το οποίο θα περιλαμβάνει εργασίες, παραγωγικότητα, αναμενόμενο φόρτο εργασίας και προβλέψεις εξαίρεσης. μοντέλα.
Ολοκληρώστε το μοντέλο στελέχωσης / ζήτησης και, στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα σχέδιο για να καλύψετε τις απαιτούμενες βάρδιες. Προγραμματίστε τους υπαλλήλους της πρώτης γραμμής και το προσωπικό διαχείρισης. Πολλές επιχειρήσεις επιτρέπουν στους εργαζόμενους με την μεγαλύτερη αρχαιότητα και την καλύτερη απόδοση εργασίας να επιλέξουν τις επιθυμητές μετατοπίσεις τους.
Συνεχώς παρακολουθεί και προσαρμόζει τα προγράμματα, με βάση τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες.
Συμβουλές
-
Πολλοί εργοδότες παρέχουν κίνητρα για τους εργαζόμενους που εργάζονται με τις λιγότερο επιθυμητές βάρδιες, που καταβάλλονται εντός του ωριαίου μισθού ή ως επίδομα.
Δεδομένου ότι ο όγκος εργασίας παρουσιάζει διακυμάνσεις, είναι συνηθισμένο να προγραμματίσετε αρκετούς υπαλλήλους για να χειριστείτε τις πιο πολυσύχναστες ώρες ή ώρες αιχμής σε μια συγκεκριμένη στροφή, στη συνέχεια χρησιμοποιήστε λιγότερους χρόνους απασχολησιμότητας για εκπαίδευση ή διακοπές.
Προειδοποίηση
Παρόλο που οι συνεχώς μεταβαλλόμενες αλλαγές και χρονοδιαγράμματα μπορεί να ευθυγραμμιστούν με τις επιχειρηματικές σας ανάγκες, πάρα πολλές αλλαγές μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά το ηθικό των εργαζομένων. Οι περισσότεροι υπάλληλοι προτιμούν σταθερά προγράμματα.
