Γραπτές διαδικασίες γραφείου βοηθούν τις επιχειρήσεις να λειτουργούν ομαλά και πιο αποτελεσματικά. Οι βασικές διαδικασίες περιγράφουν τις πρακτικές του front-office: τις διαδικασίες, ποιος τους εκτελεί και τι γίνεται. Τα γραφεία διαθέτουν κατευθυντήριες γραμμές για τη διαχείριση του προσωπικού, τις καταθέσεις μετρητών, το εισερχόμενο και εξερχόμενο ταχυδρομείο, την αλληλογραφία και τις επιστροφές.
Διαχείριση του Daily Mail (Receptionist)
Η εισερχόμενη αλληλογραφία ανοίγει και τα περιεχόμενα είναι σφραγισμένα με ημερομηνία. Οι έλεγχοι τοποθετούνται στον κάδο "Για την κατάθεση". Το ταχυδρομείο ταξινομείται ανά παραλήπτη και τοποθετείται στον κάδο αλληλογραφίας του ατόμου.
Ετοιμάζει την τραπεζική κατάθεση και κάνει αντίγραφα των λαμβανομένων επιταγών. Τα συνημμένα είναι συρραφθέντα στα αντίγραφα ελέγχου. Παρέχει τους λογαριασμούς εισπράξεων και τις επισυναπτόμενες αποδείξεις.
Το εξερχόμενο ταχυδρομείο ταχυδρομείται ταχυδρομικά και μεταφέρεται στο ταχυδρομείο κάθε βράδυ.
Διαδικασίες τηλεφώνου
Απαντήστε στο τηλέφωνο από τον τρίτο δακτύλιο. Ο τυπικός χαιρετισμός είναι "Καλημέρα, ABC Company, John που μιλάει. Πώς μπορώ να σας βοηθήσω;" Απαντήστε "Μόλις μια στιγμή" και τοποθετήστε τον καλούντα σε αναμονή.
Ελέγξτε το ημερολόγιο γραφείου για τους υπαρκτούς υπαλλήλους. Εάν απουσιάζει, πείτε στον καλούντα και ρωτήστε αν μπορεί να βοηθήσει κάποιος άλλος. Αν το άτομο είναι μέσα, ανακοινώστε τον καλούντα και προωθήστε την κλήση. Εάν η γραμμή είναι κατειλημμένη, ενημερώστε τον καλούντα και προσφέρετε φωνητικό ταχυδρομείο ή γραπτό μήνυμα.
Τα μηνύματα περιλαμβάνουν το όνομα του καλούντος, την ώρα και την ημερομηνία, τον λόγο για την κλήση και τον αριθμό κλήσης. Τοποθετήστε το μήνυμα στην υποδοχή αλληλογραφίας του παραλήπτη.
Διαχείριση Προμηθειών Γραφείου (Γραμματέας)
Οι τυποποιημένες προμήθειες καταγράφονται και παραγγέλλονται κάθε μήνα. Το ημερολόγιο γραφείου ελέγχεται για τις προγραμματισμένες αποστολές αλληλογραφίας και τις απαραίτητες προμήθειες. Ετοιμάζει το έντυπο παραγγελίας γραφείου και ο διευθυντής γραφείου το εξουσιοδοτεί πριν τοποθετηθεί.
Για μη τυπικές προμήθειες, συμπληρώστε ένα έντυπο αίτησης προμήθειας και υποβάλετε στον γραμματέα.
Διατήρηση του Ημερολογίου Γραφείου (Γραμματέας)
Έχει την ευθύνη για το ημερολόγιο γραφείου. Κατά τον προγραμματισμό μιας συνάντησης, ελέγξτε το ημερολόγιο για τις συγκρούσεις και στείλτε το αίτημα στον γραμματέα.
Οι μηνιαίες αποστολές μηνυμάτων για πελάτες, το μάρκετινγκ και την προώθηση καταχωρούνται στο ημερολόγιο του γραφείου. Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι γι 'αυτούς μπορούν να στείλουν τις ημερομηνίες στον γραμματέα.
Ημερομηνίες ταξιδιού μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απουσίες υπαλλήλων και διακοπές στον γραμματέα.
Επιστροφές ταξιδιού, έλεγχος αιτημάτων και πιστωτικές κάρτες
Οι επιστροφές ταξιδιών πραγματοποιούνται εβδομαδιαίως. Χρησιμοποιήστε την εγκεκριμένη φόρμα ταξιδιού. Καταχωρίστε την ημερομηνία δαπάνης, τον τύπο δαπάνης και τον λόγο της δαπάνης. Επισυνάψτε αναγνώσιμες αποδείξεις για τις δαπάνες. Δεν επιστρέφονται ποσά χωρίς απόδειξη.
Χρησιμοποιήστε το εγκεκριμένο έντυπο αίτησης ελέγχου για αντικανονικούς ελέγχους. Συμπληρώστε τις πληροφορίες του δικαιούχου πληρωμής, την ημερομηνία που απαιτείται, το ποσό ελέγχου και τα τμήματα αιτίας. Αποκτήστε έγκριση από διαχειριστή ή λογιστή.
Οι πιστωτικές κάρτες υποβάλλονται σε μηνιαία επεξεργασία. Για κάθε αγορά απαιτείται απόδειξη. Καταχωρίστε το όνομά σας, τον λόγο της δαπάνης και άλλες πληροφορίες αναγνώρισης της απόδειξης. Οι τυχόν χρεώσεις χωρίς αποδείξεις και προσωπικές χρεώσεις αφαιρούνται από την αμοιβή του υπαλλήλου.
Πληρωμές πελατών και τιμολόγια
Ολοκληρωμένες παραγγελίες παραδίδονται δύο φορές ημερησίως στον Α / Κ από τον υπάλληλο αποστολής και τιμολογούνται μέχρι το τέλος της εργάσιμης ημέρας.
Οι ημερήσιες καταθέσεις που εισπράττονται από το Α / Κ εφαρμόζονται μέχρι το τέλος της εργάσιμης ημέρας.
