Μια σιωπηρή δημοπρασία είναι ένας πολύ καλός τρόπος να συγκεντρωθούν χρήματα για την οργάνωση ή τη φιλανθρωπία σας, ενώ συγκεντρώνετε υποστηρικτές και ευαισθητοποιείτε την ίδια στιγμή. Δεδομένου ότι οι σιωπηλές δημοπρασίες συμπίπτουν γενικά με ένα άλλο γεγονός, οι προσκλήσεις σε μια σιωπηρή δημοπρασία πρέπει να αφήσουν τους προσκεκλημένους να ξέρουν τι συμβαίνει, πώς θα φορέσουν, αν θα τροφοδοτηθούν, ποια στοιχεία και υπηρεσίες είναι διαθέσιμα για υποβολή προσφορών και πού πηγαίνουν τα χρήματα. Ανάλογα με τη διατύπωση της εκδήλωσης και το επίπεδο σχέσης που έχετε με τους καλεσμένους σας, η μορφή πρόσκλησης και η παράδοση μπορούν να τροποποιηθούν.
Λεπτομέρειες εκδήλωσης
Όπως με κάθε πρόσκληση, η τοποθεσία, η ημερομηνία (συμπεριλαμβανομένης της ημέρας της εβδομάδας) και ο χρόνος πρέπει να αναγράφονται με σαφή ορθογραφία στην πρόσκληση. Μια πρόσκληση σε μια σιωπηρή δημοπρασία θα πρέπει να επιτρέπει στους επισκέπτες να γνωρίζουν τι συμβαίνει εκτός από τη δημοπρασία. Είτε πρόκειται για δείπνο, χορό, ροδόγος, νύχτα μυστήριο θεάτρου ή κάτι εντελώς απροσδόκητο, οι επισκέπτες πρέπει να γνωρίζουν τι άλλο θα συμβαίνει κατά τη διάρκεια της δημοπρασίας. Ένα γενικό χρονοδιάγραμμα των γεγονότων, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας έναρξης και λήξης της πραγματικής προσφοράς, θα πρέπει να συμπεριληφθεί στη φόρμα κατάθεσης.
Ενδυμασία
Όταν απαιτείται τυπική ενδυμασία για ένα επίσημο γεγονός που συμπίπτει με μια σιωπηρή δημοπρασία, είναι γενικά αποδεκτό ότι δεν απαιτείται να αναφέρεται η "επίσημη ενδυμασία που απαιτείται" στην πρόσκληση. Μια πρόσκληση θέτει διάθεση για την εκδήλωση ή το πάρτι που λαμβάνει χώρα. Η ποιότητα του χαρτιού, η χρησιμοποιούμενη γραμματοσειρά και οι λεπτομέρειες του συμβάντος θα πρέπει να καταδεικνύουν ένα άτομο στο ότι πρέπει να φορέσουν επίσημα χωρίς να χρειάζεται να το διαβάσουν στο έντυπο. Για λιγότερο επίσημες εκδηλώσεις ή επίσημες προσκλήσεις που δεν απαιτούν επίσημη ενδυμασία, η αναφορά της κατάλληλης ενδυμασίας είναι εντάξει. "Ελάτε όπως είστε" ή "φόρεμα στο κοστούμι" είναι οι κατάλληλοι τρόποι να αφήσετε τους καλεσμένους σας να μάθουν τι αναμένεται από αυτούς.
Δωρεά ή Θεματοφύλακας
Οι προσκλήσεις σε μια σιωπηρή δημοπρασία πρέπει να ενημερώσουν τους επισκέπτες σχετικά με το γιατί συμβαίνει ο πλειστηριασμός και πώς θα χρησιμοποιηθούν τα χρήματα που θα αντληθούν. Χρησιμοποιώντας μια απλή φράση όπως το "Benefiting the North State Boys and Girls Club" επιτρέπει στους επισκέπτες να γνωρίζουν ότι δωρίζουν φιλανθρωπικούς σκοπούς και ότι η φιλανθρωπική οργάνωση δεν είναι αυτή που βάζει άμεσα την εκδήλωση. Μια ξεχωριστή γραμμή με το "Sponsored by" και το όνομα των ανθρώπων που θέτουν το event είναι απαραίτητο, σε αυτή την περίπτωση. Αν η δημοπρασία είναι έρανο για τον ίδιο οργανισμό που διοργανώνει την εκδήλωση, η διατύπωση θα πρέπει να είναι "Fundraiser για το North State Boys and Girls Club" και να αποχωρήσει σε αυτό. Αν όλα τα έσοδα θα μεταφερθούν απευθείας στον ευεργέτη, θα πρέπει να δηλώνεται ως "το 100% των εσόδων που ωφελούνται" ακολουθούμενα από το όνομα.
Φαγητό και ποτό
Οι περισσότερες δημοπρασίες έχουν τουλάχιστον ορεκτικά και αναψυκτικά διαθέσιμα ενώ πραγματοποιείται η σιωπηρή δημοπρασία. Αυτό επιτρέπει στους ανθρώπους να ανακατεύονται και να αισθάνονται πιο άνετα. Όποια και αν είναι η στάθμη των τροφίμων που εξυπηρετούνται, πρέπει να δηλώνεται στην πρόσκληση, ώστε οι άνθρωποι να μην έρχονται έχοντας πάρα πολύ ή πολύ λίγο φαγητό εκ των προτέρων. Το "Δείπνο που παρέχεται" μπορεί να προστεθεί στο κάτω μέρος της πρόσκλησης ή το δείπνο ώρας θα παρουσιαστεί στο πρόγραμμα των εκδηλώσεων της πρόσκλησης. "Αναψυκτικά που παρέχονται" είναι ένας ευγενικός τρόπος για να πείτε στους επισκέπτες ότι η δημοπρασία είναι ένα πιο απλό γεγονός και δεν προορίζεται να γεμίσει την όρεξη ενός ατόμου κατά την υποβολή προσφορών.
Μορφή και παράδοση
Οι προσκλήσεις θα πρέπει να τοποθετούνται σε φακέλους και να αποστέλλονται παρά να παρουσιάζονται ως ταχυδρομικές κάρτες για να διατηρηθούν οι διατυπώσεις και να φιλοξενηθούν όλες οι πληροφορίες που απαιτούνται για να προσκαλέσετε τους επισκέπτες σε μια σιωπηρή δημοπρασία. Η εθιμοτυπία για την παράδοση των προσκλήσεων παραμένει ακόμα μέσω του USPS για παράδοση εντός των 50 κρατών. Εάν ο σιωπηλός πλειστηριασμός είναι σε σφιχτό προϋπολογισμό ή πολύ ανεπίσημος, οι προσκλήσεις που παραδίδονται στο χέρι επιτρέπονται, αλλά δεν δημιουργούν το ίδιο είδος αντίδρασης του δικαιώματος ή της γνώσης ως πρόσκλησης που λαμβάνεται μέσω ταχυδρομείου.
