Η ανάπτυξη τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας είναι το χαρακτηριστικό γνώρισμα κάθε καλής επιχείρησης. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργεί ένα είδος συνέπειας που είναι ανεκτίμητο όταν ασχολείται με πελάτες και διατηρώντας καλά αρχεία. Η κατανόηση των διαδικασιών που πρέπει να τυποποιηθούν είναι χαρακτηριστικό ενός καλού διαχειριστή.
Διαδικασίες τυποποίησης
Οι εταιρείες αναπτύσσουν λειτουργικές διαδικασίες για να εξηγήσουν τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να εκπληρωθούν τα καθήκοντα. Για να καθορίσετε ποια καθήκοντα θα πρέπει να τυποποιηθούν, περάστε μια εβδομάδα γράφοντας κάθε ενέργεια που αναλαμβάνεται για την κάλυψη των αναγκών της καθημερινής επιχείρησης. Ορισμένα θέματα, όπως ένας πελάτης που δεν ήταν ικανοποιημένος με ένα προϊόν / υπηρεσία, θα χειρίζονται γενικά μόνο η διοίκηση και, όταν εξετάζουν μια νεότερη και μικρότερη επιχείρηση, από τον ίδιο τον ιδιοκτήτη. Οι αρχικά τυποποιημένες λειτουργικές διαδικασίες θα πρέπει να είναι αυτές που ο εργαζόμενος θα είναι υπεύθυνος για την ανεξάρτητη εκτέλεση. άλλες, περισσότερες διοικητικές διαδικασίες μπορούν να προστεθούν αργότερα.
Χαρακτηριστικά
Οι ίδιες οι διαδικασίες πρέπει να εξηγούν ρητά τη δράση, από την αρχή μέχρι το τέλος. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αναφέρεται και η πιο απλοϊκή πράξη (όπως η ενεργοποίηση του υπολογιστή). Η ιδέα πίσω από μια διαδικασία είναι ότι ο εργαζόμενος θα πρέπει να είναι σε θέση να ακολουθήσει τη διαδικασία βήμα προς βήμα και, χωρίς να κάνει υποθέσεις, να ολοκληρώσει την εργασία με ακρίβεια και να ανταποκριθεί στα απαιτούμενα πρότυπα απόδοσης. Παρόλο που η καταχώριση περισσοτέρων στοιχειωδών ενεργειών μπορεί να φαίνεται περιττή ή χάσιμο χρόνου, αυτό έχει τους δικούς της λόγους.
Λειτουργίες
Η τυποποίηση των διαδικασιών λειτουργίας λειτουργεί ως όφελος τόσο για τον εργαζόμενο όσο και για τον διαχειριστή / ιδιοκτήτη. Ο διαχειριστής / ιδιοκτήτης μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια εξηγώντας τις διαδικασίες. Ο εργαζόμενος λαμβάνει τα οφέλη από την ύπαρξη σαφών προσδοκιών. οι εργαζόμενοι είναι πιο ευτυχισμένοι όταν αυτό που απαιτείται από αυτούς και το πώς αναμένεται να ολοκληρώσουν τις καθημερινές τους εργασίες είναι γραμμένες σε ασπρόμαυρο. Ακόμη και απλές οδηγίες μπορεί να είναι κάπως ηρεμιστικές όταν ο εργαζόμενος βρίσκεται σε μια κατάσταση κατά την οποία μια εργασία πρέπει να επιτευχθεί με ακρίβεια, αλλά γρήγορα (παράδειγμα: μια μακρά σειρά πελατών).
Οφέλη
Το κύριο όφελος της τυποποίησης των επιχειρησιακών διαδικασιών βρίσκεται στο μεγαλύτερο βαθμό συνέπειας που φέρνει στις εσωτερικές και εξωτερικές λειτουργίες της επιχείρησης. Αφού οι επιχειρησιακές διαδικασίες τυποποιηθούν και, βεβαίως, ακολουθήσουν, προκύπτουν πολλά οφέλη. Πρώτον, η αντίληψη του πελάτη θα είναι μια καλά οργανωμένη, επαγγελματική εταιρεία, αυξάνοντας έτσι την εικόνα της μάρκας. Αυτή η αντίληψη μπορεί να μεταφερθεί ακόμη και σε δυνητικούς επενδυτές / αξιωματικούς δανείων, καθώς συνήθως ζητείται αντίγραφο των διαδικασιών της εταιρείας όταν λαμβάνεται υπόψη η χρηματοδότηση / η επένδυση. Αντίγραφο των διαδικασιών μιας εταιρείας απαιτείται επίσης συχνά για την εξασφάλιση ασφάλισης. Δεύτερον, οι λογαριασμοί θα είναι επιτόπου, ένας τομέας στον οποίο η συνέπεια δεν είναι μόνο επιθυμητή, αλλά και, σε πολλές περιπτώσεις, απαιτείται από το νόμο.
Σκέψεις
Η τυποποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών δεν είναι κάτι που πρέπει να ληφθεί ελαφρώς. η ιδιαιτερότητα είναι το κλειδί. Οι τυποποιημένες διαδικασίες θα αποτελέσουν ένα θεμέλιο με το οποίο εκπαιδεύονται, προωθούνται και πειθαρχούν οι εργαζόμενοι και μέσω των οποίων χειρίζονται οι ανάγκες των πελατών, επεξεργάζονται συναλλαγές και διατηρούν βιβλία. Περάστε τον επιπλέον χρόνο για να τυποποιήσετε με ακρίβεια τις διαδικασίες που απαιτούνται για τις καλές επιχειρήσεις.
