Ο καθορισμός των διοικητικών στόχων είναι ένας τρόπος για την εξασφάλιση της εκπλήρωσης των καθηκόντων στην ορθή προθεσμία. Είναι επίσης ένας τρόπος αποτελεσματικής διαχείρισης μιας ομάδας, επειδή είναι ευκολότερο να καταστεί σαφές ο ρόλος του καθενός σε έναν οργανισμό. Για να θέσουμε με επιτυχία τους διοικητικούς στόχους, είναι απαραίτητο να διερευνήσουμε τη φύση του έργου και να γνωρίσουμε τις δυνατότητες εκείνων που εργάζονται στο έργο. Ο καθορισμός διοικητικών στόχων μπορεί να γίνει απλά, χωρίς πολύ τεχνικές γνώσεις, και θα βελτιώσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα μιας ομάδας.
Αναλύστε το έργο σε μικρότερα τμήματα. Αυτό θα βοηθήσει να γίνει πιο εύχρηστο. Για παράδειγμα, εάν το έργο στο σύνολό του θα διαρκέσει έξι εβδομάδες, θα το χωρίσετε σε εβδομαδιαίες ενότητες. Αυτό θα επιτρέψει την έκδοση τακτικών εκθέσεων προόδου, οι οποίες θα σας επιτρέψουν να απαντήσετε καλύτερα σε πιθανές περιοχές αδυναμίας.
Ρυθμίστε ένα σύστημα ανταμοιβής για να κερδίσετε τον εβδομαδιαίο στόχο. Αυτό θα διασφαλίσει ότι το προσωπικό παραμένει κίνητρο για την εκπλήρωση των διοικητικών στόχων. Στην αρχή κάθε εβδομάδας, κρατήστε μια σύντομη συνάντηση που αναφέρει λεπτομερώς τις διοικητικές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν αυτή την εβδομάδα. Βεβαιωθείτε ότι ο καθένας είναι εξοικειωμένος με τον ρόλο του και να τον ενημερώνει για τις ανταμοιβές για την υπέρβαση της προθεσμίας.
Παρακολουθήστε τακτικές συνεδρίες ενημέρωσης με τους εργαζόμενους που εργάζονται στο έργο στο τέλος κάθε εβδομαδιαίας ενότητας. Αφήστε τους να σας ενημερώσουν για λειτουργικά προβλήματα, τα οποία θα σας επιτρέψουν να διαθέσετε περισσότερους πόρους σε μια συγκεκριμένη περιοχή στις αρχές της επόμενης εβδομάδας.
Ορίστε εύλογους στόχους. Εάν το τέλος της πρώτης εβδομάδας δείχνει ότι το έργο είναι πολύ πίσω από το χρονοδιάγραμμα, τότε είναι λογικό να ξαναγράψουμε τις διοικητικές εργασίες. Ενώ οι στόχοι θα πρέπει να λειτουργούν ως πλαίσιο, θα πρέπει επίσης να είναι κάπως ευέλικτοι επειδή οι μη επιτεύξιμοι στόχοι θα οδηγήσουν σε χαμηλό ηθικό μεταξύ των υπαλλήλων σας.
Κρατήστε μια συνάντηση μετά την ολοκλήρωση του έργου για να αποκτήσετε συνολική ανατροφοδότηση. Αυτό θα βελτιώσει σημαντικά τη διαχείριση έργων στο μέλλον και θα σας επιτρέψει να αποκτήσετε μια γνώση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοι ανταποκρίνονται σε διαφορετικά καθήκοντα. Καταστήστε σαφές ότι η εποικοδομητική κριτική είναι ευπρόσδεκτη. Λάβετε υπόψη όλα όσα λέγονται στην περίοδο ανατροφοδότησης για τις σημειώσεις σας.
