Ο προϋπολογισμός από τα κάτω, γνωστός και ως συμμετοχικός προϋπολογισμός, είναι μια διαδικασία που περιλαμβάνει τη διαχείριση από κάθε τμήμα μιας επιχείρησης. Η συνεργατική προσπάθεια χρησιμοποιεί τις εξειδικευμένες γνώσεις που κατέχουν οι υπάλληλοι των τμημάτων για την κατασκευή ενός λεπτομερούς και ουσιαστικού οικονομικού προϋπολογισμού της εταιρείας. Αυτό έρχεται σε άμεση αντίθεση με τον προϋπολογισμό από την κορυφή προς τα κάτω, στην οποία η ανώτατη διοίκηση δημιουργεί προϋπολογισμό υψηλότερου επιπέδου και τον επιβάλλει από το επίπεδο των υπηρεσιών.
Καθορισμός προϋπολογισμού από κάτω προς τα πάνω
Ένας προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω κατασκευάζεται συνήθως με τη μορφή μιας κατάστασης αποτελεσμάτων και είναι μια εκτίμηση των επιχειρηματικών στόχων του τρέχοντος έτους για τα έσοδα (όπου ισχύει) και των δαπανών βάσει των μέσων επιδόσεων του περυσινού έτους ή των τρεχόντων ποσών,. Το κάτω μέρος προς τα πάνω σημαίνει έναν προϋπολογισμό που έχει αναπτυχθεί σε ένα κοκκώδες επίπεδο από κάθε τμήμα της εταιρείας.
Κάθε τμήμα διατυπώνει τις δικές του προβλέψεις για τα έσοδα και τα έξοδα πωλήσεων. Εναλλακτικά, ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να αναπτύξουν έναν προϋπολογισμό "από τη βάση προς την κορυφή" που βασίζεται σε κάθε έργο που η επιχείρηση επιλέγει να αναλάβει για το έτος. Με την ολοκλήρωση, κάθε λεπτομερής προϋπολογισμός του τμήματος ενοποιείται σε κύριο προϋπολογισμό για ολόκληρη την εταιρεία. Ορισμένες επιχειρήσεις μπορούν επίσης να συγκεντρώσουν έναν προϋπολογισμό "από την κορυφή προς τα κάτω" ως έλεγχο, να το συγκρίνουν με τον προϋπολογισμό "από κάτω προς τα πάνω" και να προβούν σε προσαρμογές ώστε να πληρούν οι προϋπολογισμοί στη μέση.
Πλεονεκτήματα της μεθόδου Bottom-Up
Οι προϋπολογισμοί από κάτω προς τα πάνω είναι συνήθως πολύ ακριβείς επειδή κάθε τμήμα χρησιμοποιεί τις εξειδικευμένες γνώσεις του για να δημιουργήσει τα μεμονωμένα στοιχεία γραμμής του προϋπολογισμού του. Αυτός ο τύπος διαδικασίας προϋπολογισμού βελτιώνει το ηθικό της επιχείρησης και τα κίνητρα των εργαζομένων, καθώς ολόκληρη η ομάδα συμμετέχει στη διαμόρφωση του προϋπολογισμού και παίρνει μεγαλύτερη αυτονομία για την επίτευξη των προϋπολογιζόμενων στόχων.
Ορισμένα τμήματα διαθέτουν προϋπολογισμούς που εξαρτώνται εν μέρει από δραστηριότητες σε άλλο τμήμα της εταιρείας και η επικοινωνία συχνά βελτιώνεται καθώς οι ομάδες συνεργάζονται για να καθορίσουν τους αλληλένδετους στόχους τους. Η διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού βοηθά επίσης τη διοίκηση να αποκτήσει βαθύτερη κατανόηση και δέσμευση για τους επιχειρηματικούς στόχους.
Υπολείμματα
Τα τμήματα μπορούν να γίνουν ένοχοι υπερβολικού προϋπολογισμού, να γίνουν υπερβολικά θαμμένα λεπτομερώς και να προσπαθήσουν να βγάλουν προϋπολογισμό για κάθε συρραφή και μολύβι. Δεδομένου ότι κάθε διαχειριστής τμήματος διατυπώνει το δικό του προϋπολογισμό, υπάρχει μια τάση να προσθέσετε λίγο μαξιλάρι σε περίπτωση που η ομάδα έχει κάποιο πρόβλημα να χτυπήσει τους αριθμούς του προϋπολογισμού. Εάν κάθε τμήμα υποβαθμίσει τον προϋπολογισμό του, το σωρευτικό αποτέλεσμα μπορεί να έχει σημαντική και αρνητική επίδραση στον ενοποιημένο προϋπολογισμό.
Επιπλέον, ένα τμήμα μπορεί να θέσει στόχους προϋπολογισμού που είναι πολύ εύκολα επιτεύξιμοι και οι άπειροι διαχειριστές θα μπορούν να λαμβάνουν φτωχές αποφάσεις κατά την εκτίμηση και τον υπολογισμό των αριθμών προϋπολογισμού. Η διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού μπορεί επίσης να διαρκέσει πολύ περισσότερο, λόγω όλων των εμπλεκομένων ατόμων και υπηρεσιών.
Αξιοποίηση εμπειρογνωμοσύνης
Εκτός από τυχόν μειονεκτήματα, ένας προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω έχει συνήθως πολύ υψηλότερες πληροφορίες από έναν προϋπολογισμό από την κορυφή προς τα κάτω, επειδή οι εργαζόμενοι που εργάζονται με τα δεδομένα κάθε μέρα είναι οι ίδιοι που δημιουργούν τους αριθμούς. Οι εργαζόμενοι μοιράζονται αυτό που γνωρίζουν καλύτερα δίνοντας στην ανώτερη διοίκηση την ελευθερία να επικεντρωθεί σε επιχειρηματικό σχεδιασμό και στρατηγική ανώτερου επιπέδου για την εταιρεία.
