Η λογιστική είναι μια βασική πτυχή μιας επιχείρησης. Η αυστηρή τήρηση αρχείων επιτρέπει σε μια επιχείρηση να παρέχει ακριβείς οικονομικές εκθέσεις στους μετόχους, τους δανειστές και την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων, μεταξύ άλλων. Εάν η εταιρεία σας ελέγχεται ή απλώς χρειάζεται να καταθέσει τους τριμηνιαίους φόρους της, θα χρειαστεί να έχετε έναν εξειδικευμένο λογιστή από την πλευρά σας για να προετοιμάσετε τις απαραίτητες δηλώσεις και να βεβαιωθείτε ότι πληρούνται οι βασικές θεωρίες λογιστικής. Όποια και αν είναι η επιχειρηματική σας δραστηριότητα, η λεπτομερής κατανόηση των πολλών τρόπων για να εξετάσετε τις οικονομικές σας ανάγκες και μια καλή αντίληψη των λογιστικών αρχών είναι επιτακτική ανάγκη τόσο για τους ιδιοκτήτες όσο και για τους λογιστές να διασφαλίσουν ότι το δημοσιονομικό σας μέλλον θα διασφαλιστεί.
Τι είναι η Λογιστική Θεωρία;
Είναι σημαντικό για τους λογιστές και τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να κατανοούν τις βασικές έννοιες λογιστικής. Οι αρχές πίσω από αυτές τις θεωρίες έχουν προκαλέσει με την πάροδο του χρόνου τις πραγματικές πρακτικές που χρησιμοποιούν οι λογιστές για να εξασφαλίσουν την σωστή διαχείριση και παρακολούθηση των οικονομικών. Υπάρχουν αρκετές αρχές που θεωρούνται μέρος της θεωρίας της βασικής λογιστικής, περιλαμβανομένης της αρχής του κόστους, της αρχής ταιριάσματος, της ουσιαστικότητας, του συντηρητισμού και της ανάληψης της νομισματικής μονάδας.
Αρχή κόστους: Αυτή η αρχή απαιτεί την καταγραφή περιουσιακών στοιχείων αμέσως μόλις αποκτηθούν. Αυτά μπορεί να κυμαίνονται από πράγματα τόσο απλά όσο τα αναλώσιμα γραφείου και τον εξοπλισμό του εργοστασίου έως τα νέα franchises. Ανάλογα με τα είδη των στοιχείων που εγγράφετε, είναι πιθανό να υποτιμηθούν με την πάροδο του χρόνου. Ωστόσο, θα πρέπει ακόμα να τεκμηριώνονται όταν τα αποκτήσετε.
Αρχή αντιστοίχισης: Αυτή η αρχή απαιτεί όλες οι συναλλαγές που συνδέονται με ένα συγκεκριμένο είδος εσόδων να διατηρούνται μαζί και να αναφέρονται ως μονάδα. Σύμφωνα με τη θεωρία της αρχής της αντιστοίχισης, τα έξοδα αναφέρονται πάντα στην ίδια περίοδο, όπως ένα μήνα, ένα τρίμηνο ή ένα έτος, και καταγράφονται τα συναφή έσοδα. Αυτή η θεωρία υπάρχει μόνο στη μέθοδο της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας έχει έναν πωλητή που κερδίζει $ 2.000 σε προμήθειες για δουλειές που έγιναν τον Ιανουάριο, τα έξοδα για αυτό πρέπει να καταγράφονται τον Ιανουάριο, ακόμα και αν δεν πληρώσετε τον εργαζόμενο μέχρι τον επόμενο μήνα. Αυτή η αρχή απαιτεί οι λογιστές να είναι προσεκτικοί και πάντα συνεπείς στην τεκμηρίωσή τους.
Σημασία: Η έννοια της σημαντικότητας δηλώνει ότι ένα πρότυπο λογιστικής μπορεί να αγνοηθεί, εφόσον το καθαρό αποτέλεσμα του γεγονότος αυτού θα έχει ένα μικρό αντίκτυπο στα βιβλία που κανένας δεν θα τους παραπλανεί. Πρέπει να ασκείται αυστηρή εκτίμηση για το κατά πόσον μια συγκεκριμένη συναλλαγή είναι αρκετά σημαντική, δεδομένου ότι η σπουδαιότητα δεν περιγράφει συγκεκριμένα ποιες συναλλαγές θεωρούνται πιο σημαντικές.
Για παράδειγμα, αν έχετε ένα μικρό κόστος που θα διανεμηθεί σε μια περίοδο ενός έτους, όπως η χρέωση του ασύρματου διαδικτύου σας, μπορεί να μην έχει σημασία αν το ποσό των 240 δολαρίων υπολογίζεται όταν υπογράψετε για πρώτη φορά τη σύμβαση έναντι της διαίρεσης σε $ 20 προσαυξήσεις τους 12 μήνες που θα επηρεάσει. Η σπουδαιότητα αλλάζει ανάλογα με το μέγεθος της εν λόγω εταιρείας, δεδομένου ότι οι μικρότεροι προϋπολογισμοί απαιτούν να δοθεί περισσότερη προσοχή σε κάθε ποσό που δαπανάται, καθώς αντιπροσωπεύει μεγαλύτερο τμήμα του συνόλου. Η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς προτείνει ότι ένα στοιχείο γραμμής που αντιπροσωπεύει λιγότερο από 5 τοις εκατό του προϋπολογισμού δεν χρειάζεται να λογίζεται, αλλά ότι οτιδήποτε πάνω από το ποσό αυτό θα πρέπει να είναι.
Συντηρητισμός: Η αρχή αυτή αφορά τις υποχρεώσεις. Για να διασφαλιστεί ότι η επιχείρησή σας κρατά αρκετά χρήματα για τους λογαριασμούς που έχει στον ορίζοντα, ο συντηρητισμός απαιτεί να καταγράφονται όλες οι υποχρεώσεις και οι ενδεχόμενες υποχρεώσεις μόλις αυτές αναμένονται. Με αυτόν τον τρόπο, οι εταιρείες μπορούν να προγραμματίσουν δαπάνες που θα προκύψουν στο μέλλον.
Προϋπόθεση νομισματικής μονάδας: Αυτή η αρχή λογιστικής υψηλού επιπέδου είναι κατάλληλη για μεγάλες ή παγκόσμιες εταιρείες. Θεωρεί την αξία του δολαρίου και αν η τιμή αυτή μπορεί να παραμείνει συνεπής ή να αλλάξει με την πάροδο του χρόνου. Με την πρόβλεψη των πιθανών διακυμάνσεων του νομίσματος, μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να προγραμματίσουν για μελλοντική ανάκαμψη των επιχειρήσεων, επέκταση εγκαταστάσεων παραγωγής ή επενδυτικές ευκαιρίες.
Διαχείριση έναντι οικονομικής λογιστικής
Ορισμένα είδη λογιστικής μπορεί να επικεντρωθούν περισσότερο στις ανάγκες των διαχειριστών. Η λογιστική διαχείρισης είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τους ηγέτες των επιχειρήσεων, καθώς οι λογιστές εργάζονται ειδικά για την προετοιμασία εκθέσεων που θα βοηθήσουν τους διαχειριστές να λάβουν σημαντικές αποφάσεις για την καθοδήγηση του μέλλοντος της επιχείρησης. Συνήθως, οι λογιστές της διοίκησης είναι πολύ έμπειροι στη λειτουργία μιας εταιρείας και κατά συνέπεια είναι πιο κατάλληλοι για να παρέχουν συμβουλές στους ιδιοκτήτες.
Οι χρηματοοικονομικοί λογιστές, εντούτοις, γενικά εργάζονται για την παροχή αναφορών που δείχνουν πόσο καλά εκτελείται η επιχείρηση. Και οι δύο λογιστές πρέπει να ακολουθούν τους ίδιους χρυσούς κανόνες λογιστικής και, αν εργάζονται για την ίδια εταιρεία, να τηρούν τις ίδιες αρχές λογιστικής για λόγους συνέπειας.
Στη λογιστική, όπως και στους περισσότερους τομείς της επιχείρησης, λαμβάνοντας υπόψη μια ποικιλία επιλογών, αποδίδει την πιο αποτελεσματική στρατηγική για τη μακροζωία και την οικονομική υγεία. Οι επαγγελματίες λογιστές είναι εξοικειωμένοι με όλες τις βασικές θεωρίες λογιστικής και ξέρουν πώς να κάνουν κάθε εργασία για τις επιχειρήσεις με τις οποίες αλληλεπιδρούν. Καμία αρχή δεν είναι απαραιτήτως σωστή για όλες τις εταιρείες και οι ανάγκες ενός οργανισμού εξελίσσονται με την πάροδο του χρόνου. Μια συχνή επανεξέταση της προσέγγισης που λαμβάνει μια επιχείρηση στη λογιστική και χρηματοοικονομική αναφορά είναι απαραίτητη.
Βασικές γνώσεις λογιστικής
Η λογιστική εκτελείται σε κάτι που ονομάζεται "χρυσός κανόνας", που είναι μια σειρά οδηγιών για τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να παρακολουθούνται οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές. Ανεξάρτητα από την αρχή της λογιστικής που χρησιμοποιείται ή αν ένας λογιστής ακολουθεί μια οικονομική ή στρατηγική διαχείρισης, είναι σημαντικό να τηρούνται αυτοί οι κανόνες.
Ο πρώτος από τους κανόνες αυτούς αφορά το σύστημα διπλής εισόδου λογιστικής, το οποίο υπαγορεύει ότι κάθε συναλλαγή θα πρέπει να αντανακλάται σε τουλάχιστον δύο λογαριασμούς. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας πώλησε προϊόντα για $ 5.000, σε λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, ο λογιστής θα καταγράψει την συναλλαγή στην κατηγορία εσόδων (πίστωση) και στους εισπρακτέους λογαριασμούς (χρέωση) για το ίδιο ποσό.
Ο δεύτερος χρυσός κανόνας της λογιστικής, που χρησιμοποιείται για ό, τι ονομάζεται πραγματικός λογαριασμός, υπαγορεύει ότι πάντα χρεώνετε τι έρχεται και πιστώνετε ό, τι βγαίνει. Ένας πραγματικός λογαριασμός, εξ ορισμού, έχει χρηματική αξία και είναι ιδιοκτησία της επιχείρησης.
Τέλος, όσον αφορά τους ονομαστικούς λογαριασμούς, πρέπει να χρεώνετε όλα τα έξοδα και τις ζημίες και να πιστώσετε όλα τα εισοδήματα και κέρδη. Οι ονομαστικοί λογαριασμοί είναι αυτοί που περιλαμβάνουν κεφάλαια, όπως ενοίκια, εκπτώσεις ή προμήθειες.
Βασικές οδηγίες και όροι λογιστικής
Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, θα πρέπει να κατανοήσετε τους βασικούς όρους και τις κατευθυντήριες γραμμές λογιστικής ώστε να διασφαλίσετε ότι ο λογιστής σας εργάζεται σύμφωνα με τις βέλτιστες πρακτικές. Σε κάθε περίπτωση, οι συναλλαγές πρέπει να τεκμηριώνονται αμέσως, μαζί με την ημερομηνία, την περιγραφή και τον λογαριασμό που θα χρεωθεί και θα πιστωθεί.
Σε γενικές γραμμές, οι συναλλαγές παρακολουθούνται σε ένα περιοδικό. Εάν εκτελείτε μια μεγάλη επιχείρηση ή έχετε πολλές σύνθετες συναλλαγές, χρησιμοποιούνται πολλαπλά περιοδικά για την παρακολούθηση πιστώσεων και χρεώσεων. Για παράδειγμα, ένα περιοδικό εισπράξεων μετρητών παρακολουθεί το εισόδημα και ένα περιοδικό εκταμίευσης μετρητών παρακολουθεί τις δαπάνες. Φυσικά, λογισμικό λογιστικής έχει αντικαταστήσει τα φυσικά περιοδικά στις περισσότερες επιχειρήσεις, αλλά τα προγράμματα χρησιμοποιούν τα ίδια βασικά λογιστικά περιοδικά για την παρακολούθηση των οικονομικών.
Ένα πρόγραμμα λογαριασμών δείχνει τα τρέχοντα σύνολα όλων των λογαριασμών της εταιρείας σας. Αυτά περιλαμβάνουν τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις, τα ίδια κεφάλαια, τα έσοδα, το κόστος πωληθέντων αγαθών, τα λειτουργικά έξοδα και άλλους λογαριασμούς. Εάν ασχολείστε κυρίως με υπηρεσίες παρά με πώληση προϊόντων, δεν θα έχετε λογαριασμό πώλησης αγαθών. Ο λογιστής σας θα συστήσει ποιες κατηγορίες θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν και να συμπεριληφθούν στο λογαριασμό σας, ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης που λειτουργείτε.
Τέσσερις υποθέσεις της Λογιστικής Θεωρίας
Η λογιστική θεωρία απαιτεί οι λογιστές να εργάζονται σε τέσσερις υποθέσεις. Η πρώτη υπόθεση της λογιστικής θεωρίας απαιτεί οι επιχειρήσεις να χρησιμοποιούν πάντοτε ξεχωριστό λογαριασμό ελέγχου και πιστωτική κάρτα για τις πληρωμές των επιχειρήσεων. Η διατήρηση των προσωπικών και επιχειρηματικών λογαριασμών σας ξεχωριστά δεν είναι μόνο πιο εύκολη για τους λογιστές να εκπονούν οικονομικές εκθέσεις, αλλά αποτελεί επίσης απαίτηση για γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές. Κατά συνέπεια, η ανάμειξη των δύο λογαριασμών μπορεί να κάνει πιο πιθανό ότι θα ελεγχθείτε.
Η δεύτερη υπόθεση της λογιστικής θεωρίας προϋποθέτει ότι μια εταιρεία θα συνεχίσει να υπάρχει και να μην χρεοκοπήσει. Η τρίτη παραδοχή υποθέτει ότι οι οικονομικές καταστάσεις αντικατοπτρίζουν τα ποσά σε δολάρια, όχι αριθμούς όπως η μονάδα παραγωγής. Και η τέταρτη υπόθεση της λογιστικής θεωρίας είναι ότι οι οικονομικές καταστάσεις πρέπει να ετοιμάζονται τουλάχιστον σε μηνιαία ή ετήσια βάση.
