Η δημιουργία επιχειρησιακού προϋπολογισμού προϋποθέτει τη δημιουργία ενός πλαισίου για τις δαπάνες της εταιρείας. Ένας προϋπολογισμός καλύπτει συνήθως τα πάντα, από τις μισθολογικές δαπάνες και τα γενικά έξοδα λειτουργίας έως τους ατομικούς προϋπολογισμούς των τμημάτων. Ο προϋπολογισμός από την αρχή προς τα κάτω είναι ο όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει μια διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού, στην οποία η ανώτατη διοίκηση λαμβάνει βασικές αποφάσεις για τις δαπάνες της εταιρείας χωρίς εισροή από μεσαία στελέχη ή υπαλλήλους χαμηλότερου επιπέδου. Η διαδικασία έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.
Pro: Δημοσιονομικός έλεγχος
Όταν η ανώτερη διοίκηση αξιολογεί τις συνολικές οικονομικές ανάγκες μιας επιχείρησης και συγκρίνει τις ανάγκες με τα προβλεπόμενα έσοδα για ένα έτος, παίρνει μια σαφή εικόνα για το πόσα χρήματα μπορεί ευλόγως να διαθέσει σε διαφορετικές περιοχές. Λαμβάνονται αποφάσεις σχετικά με το πού τα οικονομικά θα έχουν τον πιο θετικό αντίκτυπο και ότι οι υπάλληλοι λαμβάνουν οδηγίες σχετικά με το τι πρέπει να συνεργαστούν. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στα ανώτερα στελέχη να διατηρούν πλήρη δημοσιονομικό έλεγχο επί ενός προϋπολογισμού.
Pro: Λογοδοσία του Προσωπικού
Όταν ένα προσωπικό έχει έναν συγκεκριμένο προϋπολογισμό για να συνεργαστεί, πρέπει να λαμβάνει συνετές οικονομικές αποφάσεις για το πώς θα χρησιμοποιηθούν τα χρήματα. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα μεγαλύτερη οικονομική ευθύνη και περισσότερη σύγκριση-αγορά για προϊόντα, υπηρεσίες και συμβουλευτική βοήθεια.
Pro: Ταχύτερη διαδικασία
Ο προϋπολογισμός από την κορυφή προς τα κάτω είναι πολύ πιο αποδοτικός από τον προϋπολογισμό από τη βάση προς την κορυφή. Όταν επιτρέπεται η είσοδος από πολλαπλές πηγές, το προσωπικό πρέπει να αφιερώσει χρόνο για να προσδιορίσει το ύψος των προβλεπόμενων δαπανών ενός ολόκληρου έτους και να δικαιολογήσει την ανάγκη για συγκεκριμένα αιτήματα προϋπολογισμού. Η προσέγγιση από την κορυφή προς τη βάση είναι λιγότερο χρονοβόρα, καθώς περιλαμβάνει μόνο την εισροή των βασικών φορέων λήψης αποφάσεων.
Con: Ανακριβής πρόβλεψη
Θεωρητικά, οι διευθυντές των τμημάτων έχουν καλύτερη κατανόηση των οικονομικών αναγκών των τμημάτων τους από την ανώτερη διοίκηση. Η δημιουργία ενός προϋπολογισμού χωρίς την είσοδο του βασικού προσωπικού από την τάξη και τον φάκελο μπορεί να οδηγήσει σε υπο-χρηματοδότηση ή υπερχρηματοδότηση ενός τμήματος.
Con: Πιθανότητα για Υπεραρκή απόδοση
Εάν ένα τμήμα θεωρεί ότι είναι υποαπασχολούμενο, ενδέχεται να υποφέρει από την απόδοση σε αντίποινα. Μπορεί να χρησιμοποιήσει τον αποκλεισμό της από τη διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού ως τρόπο που να δικαιολογεί γιατί δεν επιτυγχάνονται στόχοι ή στόχοι υποδεικνύοντας ότι δεν διέθετε τους οικονομικούς πόρους για την κάλυψη των μη χρηματοδοτικών οδηγιών. Ο προϋπολογισμός από την αρχή προς τα κάτω μπορεί επίσης να ωθήσει ένα τμήμα να χρησιμοποιήσει όλα τα οικονομικά του κονδύλια, είτε αυτό χρειάζεται πραγματικά είτε όχι, ώστε να αποφύγει τον κίνδυνο να πάρει λιγότερα χρήματα το επόμενο έτος.
Con: Το ηθικό των εργαζομένων
Οι διευθυντές και οι υπάλληλοι μπορεί να είναι δυσαρεστημένοι με το γεγονός ότι οι εισροές τους δεν αποτιμώνται στη διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού. Οι διευθυντές και οι διευθυντές των τμημάτων που διαφωνούν με την ανώτερη διοίκηση για τα οικονομικά ζητήματα μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα έντασης και απόδοσης στον χώρο εργασίας.
