Είστε πιο πιθανό να πάρετε τα επιπλέον μέλη του προσωπικού που χρειάζεστε εάν εστιάσετε την ενέργειά σας στο να πείτε στον εργοδότη σας πώς οι νέες προσλήψεις θα ωφελήσουν την εταιρεία, παρά τον εαυτό σας. Η ποσοτικοποίηση των οφελών χρηματοδότησης, εξυπηρέτησης πελατών και παραγωγικότητας θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε τις πιθανότητές σας για να λάβετε τη βοήθεια που χρειάζεστε.
Βήμα πρώτο: Κατάλογος των προβλημάτων και των ευκαιριών
Γράψτε μια λίστα με τους λόγους για τους οποίους χρειάζεστε τα επιπλέον μέλη του προσωπικού. Μπορεί να έχετε ικανό προσωπικό, αλλά όχι αρκετό. Για παράδειγμα, ενδέχεται να μην είστε σε θέση να τηρήσετε τις προθεσμίες, να χειριστείτε τα παράπονα πελατών ή να συμπληρώσετε τις παραγγελίες εγκαίρως. Η ανάγκη σας για προσωπικό μπορεί επίσης να προκύψει από το να μην έχετε τους σωστούς υπαλλήλους. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα, αυξημένα έξοδα, απώλεια ευκαιριών πωλήσεων ή νομικές υποχρεώσεις. Ζητήματα που προκαλούνται από ακατάλληλο προσωπικό μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Χαμηλή παραγωγικότητα
- Μειωμένη απόδοση
- Αυξημένες βλάβες
- Κακή εξυπηρέτηση πελατών
- Καταστροφές πελατών
- Αυξημένα έξοδα
- Μειωμένο ηθικό
- Υψηλότερο κύκλο εργασιών των εργαζομένων
- Απώλεια πωλήσεων
- Μικρά σημεία
Βήμα δεύτερο: Καταγράψτε τα οφέλη
Γράψτε μια λίστα με τα οφέλη που προσφέρει η προσφορά προσωπικού στην εταιρεία. Αυτό θα αντικατοπτρίζει τον κατάλογο των προβλημάτων και των ευκαιριών σας, αλλά δείχνει πώς η προσθήκη στο εργατικό δυναμικό παρέχει στην εταιρεία μια απόδοση της επένδυσής της. Για παράδειγμα, τα προβλήματα που οφείλονται στην έλλειψη αντιπροσώπων πωλήσεων περιλαμβάνουν την έλλειψη δυνατότητας αναζήτησης νέων πελατών, αύξησης των πωλήσεων από υφιστάμενους πελάτες και παροχής εξυπηρέτησης πελατών. Τα οφέλη από την προσθήκη προσωπικού μπορεί να περιλαμβάνουν την αύξηση των πωλήσεων και των εσόδων - την παροχή αριθμών, αν είναι δυνατόν - καθώς και τη βελτίωση της διατήρησης των πελατών και τη μείωση των επιστροφών των προϊόντων.
Βήμα τρίτο: Υπολογισμός της δαπάνης
Καθορίστε πόσο θα κοστίσει η εταιρεία τις απαιτούμενες προσλήψεις. Συμπεριλάβετε τους μισθούς, τους μισθούς, τους φόρους μισθοδοσίας, τα οφέλη, τον εξοπλισμό και το λογισμικό, έτσι ώστε η εταιρεία ξέρει ότι έχετε κάνει την εργασία σας. Δεν θέλετε να παρέχετε λόγο κόστους / οφέλους στην αίτησή σας με βάση μόνο τους μισθούς και το μισθό, μόνο για να έχει το τμήμα οικονομικών να χτυπήσει αυτόν τον αριθμό κάτω από την προσθήκη γενικών εξόδων.
Βήμα τέσσερα: Γράψτε τις περιγραφές εργασίας
Εάν είστε σε θέση να πείσετε την εταιρεία σας ότι χρειάζεται να προσλάβει επιπλέον προσωπικό, η διοίκηση θα θέλει να δει πληροφορίες σχετικά με τις θέσεις που προτείνετε. Αποκτήστε ένα αντίγραφο του οργανογράμματος της εταιρείας για να προσδιορίσετε πού θα χωρέσουν οι νέες προσλήψεις.Αποφασίστε σχετικά με τους τίτλους εργασίας και δημιουργήστε λεπτομερείς περιγραφές θέσεων εργασίας που δείχνουν αυτές τις νέες θέσεις θα καλύψουν τις ανάγκες ή την επίλυση των προβλημάτων που έχετε επισημάνει.
Βήμα πέντε: Οργανώστε το έγγραφό σας
Αποφασίστε πώς θα παρουσιάσετε τις πληροφορίες στην επιστολή σας. Ξεκινήστε με ένα ισχυρό άνοιγμα που δίνει έμφαση στο γεγονός ότι η εταιρεία έχει κάποιο πρόβλημα ή λείπει μια ευκαιρία. Συνδέστε ένα απτό αντίκτυπο στο πρόβλημα ή την ευκαιρία, ώστε η εταιρεία να γνωρίζει πόσα χρήματα χάνει, είτε με αυξημένα έξοδα είτε με χαμένες πωλήσεις. Αφού αποδείξετε ότι η εταιρεία έχει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα, δώστε τη λύση σας. Συγκρίνετε τα οφέλη που κερδίζει η εταιρεία με την προσθήκη των νέων μισθωτών στο κόστος της μεταφοράς τους. Δείξτε τις απώλειες που αντιμετωπίζει η εταιρεία εάν δεν μισθώσει τους νέους εργαζόμενους. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε πιθανές απώλειες πωλήσεων και έσοδα εάν η εταιρεία δεν ασχολείται με την κατάσταση προσωπικού. Επιλέξτε ένα σημαντικό κομμάτι πληροφοριών που θέλετε να ξεχωρίσετε ώστε να μπορείτε να συμπεριλάβετε σε ένα postscript στην επιστολή σας.
