Ο σχεδιασμός του ανθρώπινου δυναμικού αρχίζει με τον προσδιορισμό των αναγκών του εργατικού δυναμικού: τα επίπεδα, τις θέσεις και τον αριθμό των ανθρώπων που χρειάζεται ο οργανισμός για να πραγματοποιήσει την αποστολή και τους στόχους του. Αυτός ο τύπος σχεδιασμού γενικά συμβαίνει πριν η εταιρεία ανοίξει τις πόρτες της για τις επιχειρήσεις. Παράγοντες όπως η ανάπτυξη της εταιρείας, τα αυξημένα έσοδα, η επέκταση σε νέες αγορές και η φθορά των εργαζομένων μπορούν επίσης να απαιτήσουν επιπλέον προσωπικό. Όταν κάθεστε στο τραπέζι με εκτελεστική ηγεσία, είναι λογικό να έχετε γραπτή πρόταση που να δικαιολογεί το αίτημά σας για πρόσθετο ανθρώπινο δυναμικό.
Ξεκινήστε με τα Essentials
Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού σας και την πολυπλοκότητα του σχεδίου στελέχωσής σας, το αίτημά σας για πρόσθετη πρόταση προσωπικού θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τέσσερα βασικά τμήματα:
- Περίληψη των κυριότερων σημείων
- Αξιολόγηση Αναγκών
- Μεθοδολογία
- Προϋπολογισμός
Ορισμένες προτάσεις ενδέχεται να απαιτούν πρόσθετα τμήματα, όπως η αξιολόγηση έργου και η στρατηγική επικοινωνίας, αλλά η πρόταση για τον προγραμματισμό του ανθρώπινου δυναμικού ενδέχεται να μην χρειάζεται περισσότερο από τα βασικά τέσσερα. Η πρόταση απαιτεί εισροές από ολόκληρη την ομάδα ανθρώπινων πόρων, διότι η στελέχωση περιλαμβάνει την πρόσληψη, την κατάρτιση και την ανάπτυξη των εργαζομένων και την αποζημίωση.
Γράψτε μια συνοπτική σύνοψη
Δηλώστε τον σκοπό της πρότασής σας και προσδιορίστε ποιος παρείχε εισροή. Συγκεντρώστε το περιεχόμενο και δώστε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να εκτελέσετε το σχέδιο για πρόσθετη στελέχωση. Οι αναγνώστες που έχουν πρόσβαση μόνο στην περίληψη πρέπει να κατανοούν πλήρως τους υποκείμενους λόγους για το αίτημα για πρόσθετη στελέχωση. Επίσης, καταστήστε σαφές πώς φτάσατε στο συμπέρασμα ότι χρειάζεστε περισσότερους υπαλλήλους και πώς ο προϋπολογισμός θα καλύψει τις δαπάνες για την πρόσληψη, εκπαίδευση, επιβίβαση και πληρωμή.
Παράδειγμα:
Ο Διευθυντής Ανθρωπίνων Πόρων της Εταιρείας ABC, συμπληρώστε το όνομα, υποβάλλει την παρούσα πρόταση, με ημερομηνία συμπληρώστε την ημερομηνία, για να δικαιολογήσετε την προσθήκη πέντε επιπλέον προσωπικού σε δύο τμήματα: Εταιρικές πωλήσεις και λογιστική. Η ομάδα HR διερεύνησε τις ανάγκες της εταιρείας, αξιολόγησε την τρέχουσα αγορά εργασίας και υπολογίζει το συνολικό κόστος για τους πρόσθετους υπαλλήλους. Οι λεπτομέρειες παρατίθενται στην έγκριση αυτής της πρότασης από την εκτελεστική ηγετική ομάδα της ABC Company.
Περιγράψτε την πρόσθετη πρόταση εργασίας σας
Περιγράψτε τους λόγους για τους οποίους η εταιρεία χρειάζεται πρόσθετο προσωπικό και να εξηγήσει τη μεθοδολογία που χρησιμοποιήσατε για να καθορίσετε πόσα άτομα χρειάζονται για να στηρίξουν τις δραστηριότητες του οργανισμού. Η αξιολόγηση των αναγκών ενδέχεται να περιλαμβάνει ανασκόπηση του υπάρχοντος σχεδίου στελέχωσης της εταιρείας και κατά την εφαρμογή της. Θα πρέπει επίσης να καθορίσετε τα βήματα που πήρατε για να εξετάσετε τους τρέχοντες πόρους κάθε τμήματος και αυτό που αναμένετε θα είναι οι μελλοντικές ανάγκες στελεχών του τμήματος. Για παράδειγμα, η αξιολόγηση των αναγκών σας μπορεί να περιλαμβάνει περιγραφές της μέσης κατοχής των εργαζομένων, του σχεδιασμού διαδοχής, της κατάρτισης και της ανάπτυξης των εργαζομένων, της φθοράς και του κύκλου εργασιών.
Περιγράψτε τη μεθοδολογία σας
Αυτή είναι η διαδικασία που χρησιμοποιείται για να συμπεράνει κανείς ότι ο οργανισμός ή το τμήμα χρειάζεται πρόσθετο προσωπικό. Για κάθε μία από τις συνιστώσες της αξιολόγησης των αναγκών σας, περιγράψτε τις πηγές πληροφοριών σας και πώς χρησιμοποιήσατε αυτές τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, ο μέσος όρος θητείας των εργαζομένων είναι ένας απλός υπολογισμός:
- Ελέγξτε τα αρχεία προσωπικού των εργαζομένων για ημερομηνίες ενοικίασης
- Υπολογίστε τον αριθμό των απασχολουμένων ετών
- Συνολικά τα έτη εργασίας
- Διαχωρίστε το σύνολο από τον αριθμό των εργαζομένων
Για ορισμένα τμήματα, ίσως να θέλετε να εξετάσετε την προσωπική κατοχή των εργαζομένων για να υπολογίσετε τους αριθμούς φθοράς. Η μεθοδολογία θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τη διαθεσιμότητα των εργαζομένων, διότι δεν έχει νόημα να ζητήσετε πρόσθετο προσωπικό εάν η αγορά εργασίας είναι τέτοια που δεν έχετε την ευκαιρία να προσελκύσετε κατάλληλους υποψηφίους. Η διαθεσιμότητα της αγοράς εργασίας καθορίζει εάν έχετε πρόσβαση σε ανθρώπινους πόρους, όπως τα κοντινά σχολεία που παράγουν πτυχιούχους ή μια γενική αγορά εργασίας εντός της εμβέλειας μετακίνησης. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε σε αυτή τη μεθοδολογία τι θα μπορούσε να συμβεί αν η εταιρεία δεν είναι σε θέση να προσλάβει εξειδικευμένο προσωπικό. Για παράδειγμα, θα μπορούσαν να προκύψουν αυξημένες υπερωρίες για τους σημερινούς υπαλλήλους, απώλεια παραγωγικότητας ή πωλήσεων ή χαμηλό ηθικό των εργαζομένων, επειδή το σημερινό εργατικό δυναμικό φέρει το βάρος υπερβολικού φόρτου εργασίας.
Προτείνετε έναν προϋπολογισμό
Ο προϋπολογισμός για επιπλέον προσωπικό είναι κάτι περισσότερο από αυτό που κερδίζουν οι εργαζόμενοι. Η αποζημίωση για κάθε εργαζόμενο περιλαμβάνει τους ετήσιους μισθούς ή τους μισθούς, συν το κόστος των παροχών. Από τον Δεκέμβριο του 2017, το Γραφείο Εργατικών Στατιστικών του Εργαστηρίου των ΗΠΑ ανέφερε ότι το κόστος για την αποζημίωση των μισθωτών του ιδιωτικού τομέα ήταν 31,7% των μισθών. Για παράδειγμα, το κόστος για την πρόσληψη ενός ατόμου που κερδίζει $ 50.000 το χρόνο είναι περίπου $ 15.850, καθιστώντας το συνολικό κόστος για τον εργαζόμενο $ 65.850 το χρόνο. Τα οφέλη περιλαμβάνουν τις αμειβόμενες ώρες, τις ασφαλιστικές εισφορές και τις εισφορές αποταμίευσης. Υπάρχει επίσης κόστος για την πρόσληψη, εκπαίδευση και επιβίβαση των εργαζομένων, οι οποίες εξαρτώνται από το χρόνο και τους μισθούς των μελών της ομάδας ανθρώπινων πόρων που συμμετέχουν στη διαδικασία πρόσληψης. Πολλές οργανώσεις βασίζουν αποφάσεις πρόσληψης στο κόστος, οπότε η ενότητα του προϋπολογισμού της πρότασής σας θα πρέπει να περιγράφει το κόστος και τη βάση για τις προβλέψεις σας.
Συνοψίστε όλα
Η ολοκλήρωση της πρότασής σας για πρόσθετο προσωπικό θα πρέπει να υποδεικνύει το χρονοδιάγραμμα, με βάση το πότε θα λάβετε την έγκριση, επειδή συνήθως δεν μπορείτε να προσδιορίσετε την ακριβή ημερομηνία κατά την οποία μπορείτε πραγματικά να φέρετε τους ανθρώπους στο σκάφος. Τα ενδεχόμενα, όπως οι έλεγχοι ιστορικού και οι υποψήφιοι που χρειάζονται επιπλέον χρόνο για να ενημερώσουν τους σημερινούς εργοδότες, μπορεί να προκαλέσουν καθυστερήσεις. Μην βιαστείτε το χρονικό πλαίσιο μέσα στο οποίο μπορείτε να φέρετε επιπλέον προσωπικό.
