QuickBooks: Τύποι λειτουργιών

Η χρήση των τύπων σε QuickBooks είναι μια συχνά παρεξηγημένη λειτουργία του προγράμματος και εξίσου συχνά παραμελείται ή κακοποιείται. Λόγω της ευελιξίας της χρήσης των τύπων είναι τόσο μεγάλη μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να παρακολουθείτε κάθε είδους πληροφορία που επιθυμείτε είτε για τους πελάτες, τις εργασίες, τους πωλητές και τα είδη που πωλούνται ή αγοράζονται. Η επιλογή των δεδομένων που παρακολουθείτε εξαρτάται από τον τύπο της επιχείρησης.

Τύποι προμηθευτών

Η σωστή χρήση των τύπων στο πρόγραμμα QuickBooks σάς επιτρέπει να δημιουργείτε προσαρμοσμένες αναφορές και λίστες αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας τα δεδομένα που έχουν νόημα για μια συγκεκριμένη επιχείρηση. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν πολλές επιλογές όσον αφορά τους τύπους πωλητών. Ορισμένες επιχειρήσεις επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν τη βιομηχανία προμηθευτών ως τύπο. Ένα κατάστημα λιανικής πώλησης μπορεί να δημιουργήσει τύπους πωλητών που αντανακλούν τα προϊόντα που πωλούν. Ορισμένοι πωλητές πωλούν προϊόντα παντοπωλείου και άλλα φάρμακα ή προϊόντα καπνού. Άλλες επιχειρήσεις ενδέχεται να έχουν προμηθευτές που είναι συγκεκριμένες σε μια γεωγραφική περιοχή όταν η παράδοση του προϊόντος είναι ευαίσθητη στο χρόνο και μπορεί να δημιουργήσει τύπους με βάση τις τοποθεσίες των πωλητών.

Όσοι εργάζονται στον κατασκευαστικό κλάδο μπορούν να επιλέξουν να πληκτρολογήσουν προμηθευτές με βάση τον τύπο των παρεχόμενων υπηρεσιών. Για παράδειγμα, μια κατασκευαστική εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει ζωγράφους, κρεμάστρες γυψοσανίδας, κατασκευαστές και ηλεκτρικούς και υδραυλικούς εργολάβους. Εάν είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένας υπο-τύπος (για παράδειγμα εάν μια εταιρεία χρησιμοποιεί έναν υπεργολάβο για εσωτερικές εργασίες βαφής και ένα άλλο για εξωτερικές εργασίες βαφής) θα δημιουργούσε έναν γενικό τύπο ετικετών ζωγράφων και έναν υποτύπο για εσωτερικούς και εξωτερικούς ζωγράφους.

Αυτό γίνεται μέσω της οθόνης επεξεργασίας πωλητή όταν εισάγετε στον τύπο κάτω από το χώρο για το όνομα της επιχείρησης του πωλητή.

Τύποι πελατών / εργασίας

Για τις εταιρείες που εκτελούν περισσότερες από μία εργασίες για τον ίδιο πελάτη, το QuickBooks επιτρέπει τη δημιουργία εργασιών κάτω από το όνομα του πελάτη. Χρησιμοποιήστε τους ίδιους τύπους για τους πελάτες που χρησιμοποιούνται για τους πωλητές, αν και η γεωγραφική περιοχή ενός πελάτη ίσως να μην είναι εξίσου σημαντική για τους πωλητές. Ορισμένες επιχειρήσεις διαθέτουν πελάτες χονδρικής και λιανικής πώλησης και ως τέτοιο χρησιμοποιούν αυτές τις ονομασίες ως τύπους. Εάν δεν υπάρχουν προφανείς προσδιορισμοί που χρησιμοποιούνται για τον διαχωρισμό των πελατών, χρησιμοποιήστε τους τύπους για να παρακολουθήσετε τον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες ακούστηκαν για την επιχείρηση. Αυτές οι κατηγορίες θα περιλαμβάνουν "από στόμα σε στόμα", "κίτρινες σελίδες", "διαφημίσεις σε εφημερίδες" ή "διαφημιστικό ταχυδρομείο". Στο τέλος του έτους, θα μπορούσε να δημιουργηθεί μια έκθεση που θα έδειχνε ποια εκστρατεία μάρκετινγκ ήταν η πιο επιτυχημένη στη δημιουργία πελατών και πωλήσεων. Με τους τύπους εργασίας, οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν τη λειτουργία "θέσεις εργασίας" είναι παρόμοιες με τις εταιρείες που σχετίζονται με τις κατασκευές. Ένας πελάτης μπορεί να έχει την εταιρεία σας επισκευή μια στέγη μια μέρα και να χειριστεί ένα ζήτημα υδραυλικών σε μια άλλη μέρα. Η δημιουργία ενός τύπου εργασίας για κάθε υπηρεσία που παρέχεται βοηθά να διαπιστώσετε ποιες υπηρεσίες προσφέρετε που παράγουν το μεγαλύτερο περιθώριο κέρδους και εκείνες που καταλήγουν να κοστίζουν περισσότερα χρήματα σε δαπάνες παρά σε έσοδα.

Τύποι στοιχείων

Οι τύποι στοιχείων είναι ο μόνος τύπος που έχει ήδη καθοριστεί από το πρόγραμμα QuickBooks. Υπάρχουν 12 είδη προεπιλεγμένων τύπων σε QuickBooks. Ένα στοιχείο είναι μια υπηρεσία ή ένα φυσικό αντικείμενο που πωλείται. Οι τύποι στοιχείων έχουν ως εξής:

1. Υπηρεσία - εάν αυτό που πουλάτε είναι υπηρεσίες, π.χ. μια εταιρεία εξωραϊσμού, δημιουργήστε ένα στοιχείο "κοπής" και ορίστε το ως "Υπηρεσία".

2. Απογραφή Μέρος-στην ίδια επιχείρηση εξωραϊσμού, αν πουλάτε ανταλλακτικά για την επισκευή εξοπλισμού χορτοταπήτων, για παράδειγμα "Χλοοκοπτικά" αυτά θα ήταν ένα απόθεμα.

3. Συναρμολόγηση αποθέματος - Μια διάταξη αποτελείται από διάφορα χωριστά τμήματα αποθέματος για να ολοκληρωθεί ένα ολόκληρο προϊόν. Για παράδειγμα, αν χρειαζόταν να χτίσετε ένα σκαμνί, θα αποτελούταν από ένα κάθισμα, τέσσερα πόδια με στήριξη και ίσως ένα μαξιλάρι σκαμνιού.

4. Μη-Αποθέματα Μέρη-Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο για να ταξινομήσετε πράγματα όπως το γραφείο και τα είδη καθαρισμού. Αν χρεώνετε τον πελάτη σας για αντικείμενα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας, τα στοιχεία αυτά θα θεωρούνται τμήματα μη αποθέματος.

5. Στατιστικά στοιχεία ενεργητικού-Το ενεργητικό που διαθέτετε είναι σημαντικό για τη λειτουργία της επιχείρησής σας και είναι περισσότερο ή λιγότερο μόνιμο προσάρτημα. Ένα όχημα, ένα κτίριο ή ένας υπολογιστής θα χαρακτηριζόταν ως πάγιο περιουσιακό στοιχείο.

6. Άλλες χρεώσεις - Αν χρεώσετε τέλη καθυστερημένης πληρωμής, χρεώσεις χρηματοδότησης ή έξοδα αποστολής, αυτά θα θεωρούνται "άλλα τέλη".

7. Υποσύνολο - για να συμπεριλάβετε ένα υποσύνολο στα τιμολόγια πελατών, πρέπει να δημιουργήσετε έναν τύπο "Υποσύνολο". Αυτό προσθέτει όλα τα στοιχεία και δίνει ένα τρέχον σύνολο πριν οι φόροι πωλήσεων προστεθούν στο σύνολο. Αυτό βοηθά όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία "Έκπτωση" για να αφαιρέσετε μια ποσοστιαία έκπτωση πριν προστεθούν οι φόροι.

8. Ομαδοποίηση - Όπως ένα συγκρότημα απογραφής, μια ομάδα αποτελείται από στοιχεία που περιλαμβάνονται σε μια συμφωνία "πακέτου". Για παράδειγμα, μια πλήρης λεπτομέρεια εξυπηρέτησης του χλοοτάπητα μπορεί να αποτελείται από τα ξεχωριστά είδη υπηρεσιών, "Κοπή", "Κοπή" και "Κοπή δέντρων".

9. Έκπτωση-Η δημιουργία ενός στοιχείου έκπτωσης αφαιρεί είτε ένα ποσοστό είτε ένα σταθερό ποσό από το υποσύνολο.

10. Πληρωμή-Εάν είναι κοινό για έναν πελάτη να πληρώσει ένα μέρος του οφειλόμενου ποσού κατά τη στιγμή της πώλησης, δημιουργήστε ένα στοιχείο "πληρωμής" που μειώνει το οφειλόμενο ποσό σε ένα τιμολόγιο.

11. Στοιχείο Φόρου Πωλήσεων - Ο φόρος πωλήσεων υπολογίζεται συνήθως σε κρατικό και τοπικό επίπεδο. Αυτό το στοιχείο επιτρέπει τη δημιουργία ξεχωριστού στοιχείου φόρου επί των πωλήσεων για το κράτος και τον τοπικό φόρο διαλογής.

12. Ομάδα φόρου πωλήσεων - Το στοιχείο αυτό αποτελείται από δύο ή περισσότερα ξεχωριστά στοιχεία φόρου επί των πωλήσεων ως μία ομάδα. Στο νομό σας, μπορείτε να έχετε 1% φόρο διακριτικής ευχέρειας και 6% κρατικό φόρο, η "ομάδα φόρου πωλήσεων" σας επιτρέπει να έχετε ένα στοιχείο γραμμής που παρακολουθεί και τους δύο τύπους "στοιχείων φόρου επί των πωλήσεων" στην ίδια συναλλαγή.