Επιχειρήσεις, κυβερνητικές υπηρεσίες και άλλοι οργανισμοί εκχωρούν τα DLN σε σημαντικά έγγραφα ως μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό. Παρόλο που τα DLN μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε οποιαδήποτε οργάνωση, είναι ιδιαίτερα κοινά σε χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς όπως οι τράπεζες και οι οργανισμοί φορολόγησης. Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων βασίζεται σε DLN για να παρακολουθεί τις φορολογικές δηλώσεις και πολλά από τα αρχεία της, συμπεριλαμβανομένων των αποφάσεων φοροαπαλλαγής.
Αριθμοί εντοπισμού εγγράφων
Ένας αριθμός εντοπισμού εγγράφων είναι ένας πολυψήφιος αριθμός που έχει εκχωρηθεί σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο για να επιτρέπει την εύκολη παρακολούθηση του εγγράφου στο αρχικό αρχείο προέλευσης. Κάθε οργανισμός δημιουργεί το δικό της πρωτόκολλο για τα DLN, αλλά οι αριθμοί είναι συνήθως ακριβώς μορφοποιημένοι. Για παράδειγμα, τα δύο πρώτα ψηφία μπορεί να υποδεικνύουν την προέλευση του εγγράφου, τα επόμενα δύο ψηφία τον τύπο εγγράφου και άλλα ψηφία μπορεί να υποδεικνύουν την ημερομηνία δημιουργίας, τους κωδικούς κατηγοριών και άλλα κρίσιμα χαρακτηριστικά για το έγγραφο.
DLNs και φοροαπαλλαγές
Το IRS χρησιμοποιεί τα DLN για να παρακολουθεί τις επιστολές καθορισμού και άλλα έγγραφα σχετικά με τις ενέργειες φοροαπαλλαγής. Ένα τυπικό φορολογικό έγγραφο περιέχει αρκετούς λεπτομερείς προσδιοριστές, όπως έναν αριθμό αναγνώρισης εργοδότη για μια επιχείρηση ή έναν αριθμό κοινωνικής ασφάλισης για ένα άτομο, μαζί με πληροφορίες σχετικά με το όνομα και τη διεύθυνση και τον διαχειριστή της υπόθεσης IRS. Περιέχει επίσης έναν 14-ψήφιο αριθμό εντοπισμού εγγράφων.
Μορφή
Τα DLN που χρησιμοποιούνται από το IRS για φορολογικές δηλώσεις και για έγγραφα φοροαπαλλαγής περιέχουν 14 ψηφία χωρισμένα σε επτά πεδία. Κάθε πεδίο έχει ιδιαίτερη σημασία που είναι χρήσιμη στο εσωτερικό του συστήματος διαχείρισης IRS. Για παράδειγμα, το πρώτο πεδίο είναι δύο ψηφία και αντιπροσωπεύει το κέντρο επεξεργασίας IRS που χειρίζεται το αίτημα εξαίρεσης. Άλλα πεδία περιλαμβάνουν τους κωδικούς για τη φορολογική ταξινόμηση, τον κωδικό ημερομηνίας και τον αριθμό σειράς και σειράς για τον προσδιορισμό των λεπτομερειών χειρισμού και μετάδοσης του εγγράφου.
Παραδείγματα
Οι οργανισμοί μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα δημοσιεύουν μερικές φορές επιστολές προσδιορισμού IRS που περιγράφουν λεπτομερώς την κατάσταση απαλλαγής από τον φόρο της ομάδας. Η επιστολή περιέχει DLNs. Το IRS δημοσιοποιεί τα διαδικαστικά εγχειρίδιά του για τη χρήση DLN για τη διαχείριση εγγράφων. Για παράδειγμα, το εγχειρίδιο σχετικά με τις "διαδικασίες εξαργύρωσης των αυτοματοποιημένων διαδικασιών επεξεργασίας απαλλαγμένων οργανισμών" δίνει οδηγίες στους χρήστες να ερωτήσουν το σύστημα μέσω DLN, αναγνωριστικού αριθμού εργοδότη ή άλλων αναγνωριστικών.
