Μια αποτελεσματική απάντηση σε μια επιστολή που ζητά πληροφορίες δίνει στον πελάτη τις ζητούμενες πληροφορίες αμέσως, αποφεύγοντας περιττή διατύπωση ή πλήρωση. Η ανταπόκριση σε αιτήματα πελατών για πληροφορίες έγκαιρα ενισχύει την αξιοπιστία της επιχείρησής σας.
Ανοιγμα
Εισαγάγετε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη στην επάνω αριστερή γωνία της επιστολής, με την τυπική μορφή γραφής. Για παράδειγμα:
Τζον Σμιθ
555 Mockingbird Lane,
Σπρίνγκφιλντ, OH
Κάτω από τη διεύθυνση του πελάτη, εισαγάγετε την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής.
Χρησιμοποιήστε το όνομα του πελάτη για να προσωποποιήσετε την επιστολή και όχι το γενικό "Αγαπητέ πελάτη". Η πρώτη γραμμή μετά το χαιρετισμό πρέπει να του επιτρέψει να γνωρίζει ότι η επιστολή είναι πράγματι απάντηση στο αίτημά του για πληροφόρηση: "Αγαπητέ Ιωάννη, απαντώντας στο αίτημά σας για πληροφορίες …"
Σώμα επιστολών
Έχετε το γράμμα του πελάτη μπροστά σας κατά τη σύνταξη της απάντησής σας. Διαβάστε ξανά την επιστολή, για να βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε σαφώς τις πληροφορίες που ζητά. Αν ο πελάτης θέλει περισσότερες από μία πληροφορίες, επισημάνετε τα διάφορα στοιχεία για να διασφαλίσετε ότι δεν αφήνετε καμία πληροφορία έξω. Στη συνέχεια, στο σώμα του γράμματος, απευθυνθείτε σε κάθε στοιχείο σε μορφή λίστας. Εάν είναι απαραίτητο, χρησιμοποιήστε τα στοιχεία μορφοποίησης γραμμής ή αριθμημένων στοιχείων μορφοποίησης που παρέχονται στο πρόγραμμα λογισμικού σας.
Κλείσιμο
Προσκαλέστε τον πελάτη να αναλάβει δράση με βάση τις πληροφορίες που έχετε παράσχει και επανασυνδεθείτε με την επιχείρησή σας, συμβουλεύει τη Cynthia Perun στο Entrepreneur. Αν μπορείτε να βοηθήσετε τον πελάτη να πραγματοποιήσει μια ηλεκτρονική παραγγελία από την τοποθεσία της επιχείρησής σας, για παράδειγμα, να τον προσκαλέσετε να έρθει στο κατάστημα για να το κάνει. Συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου της επιχείρησής σας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη διεύθυνση ιστότοπου Είναι εντάξει να επαναλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο κλείσιμο επιστολών - και να καλέσετε τον πελάτη να επικοινωνήσει μαζί σας εάν χρειάζεται πληροφορίες παρακολούθησης.
Συμβουλές
-
Typos και γραμματικά λάθη δεν αντανακλούν κακώς την επιχείρησή σας. Πριν από την αποστολή οποιασδήποτε αλληλογραφίας στους πελάτες, συμπεριλαμβανομένων των απαντήσεων στις αιτήσεις για πληροφορίες, ο βοηθός διοίκησης ή ένας συν-εργαζόμενος πρέπει να διόρθω τα γράμματα τουλάχιστον δύο φορές.
