Οι λειτουργίες των διαφόρων οργανωτικών δομών είναι να καθορίζουν την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα μιας επιχείρησης. Είναι συχνά μια αλυσίδα διοίκησης στις επιχειρήσεις και τον τρόπο δομής των ιεραρχιών και κάθε τμήματος που την καθιστούν παραγωγική - ή όχι. Μια "λειτουργική" οργανωτική δομή κεφαλαιοποιεί τις ειδικότητες των εργαζομένων και απομακρύνεται από την ύπαρξη γενικών καθηκόντων που μπορούν να εκτελέσουν σε πολλαπλούς ρόλους.
Ποιος είναι ο σκοπός της οργανωτικής δομής;
Υπάρχουν τέσσερα βασικά είδη οργανωτικής δομής και ο καθένας έχει τα υπέρ και τα κατά. Ο λόγος ύπαρξής τους είναι να κάνουν τάξη στο χάος των επιχειρήσεων. Χωρίς μια αλυσίδα διοίκησης ή μια αποδεκτή μέθοδο επίλυσης διαφορών, η αναρχία μπορεί να βασιλεύει.
Το ρητό "το buck stops here" έχει γίνει κλισέ στον σημερινό κόσμο, αλλά η οργανωτική δομή είναι μόνο για να υπολογίσουμε πού το buck σταματά και πώς. Ακόμα κι αν δεν νομίζετε ότι έχετε οργανωτική δομή, το κάνετε. Μερικές φορές απλά αναπτύσσονται και αναπτύσσονται οργανικά με την πάροδο του χρόνου, αλλά συχνά είναι σκόπιμες και προγραμματισμένες.
Τα τέσσερα είδη οργανωτικών δομών είναι επίπεδη, μήτρα, διαίρεση και η προαναφερθείσα λειτουργική δομή.
Οι δομές επηρεάζουν τελικά τις σχέσεις μεταξύ διοίκησης και εργαζομένων, τον τρόπο με τον οποίο οι ροές επικοινωνίας, τις αρμοδιότητες πέφτουν και το πώς η διοίκηση επιβλέπει την εταιρεία. Μπορεί να επηρεάσει ακόμη και τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία μεγαλώνει την αγορά της ή επεκτείνει τις δραστηριότητές της.
Τα καλά νέα είναι ότι οι δομές δεν είναι γραμμένες σε πέτρα και είναι εύκολα τροποποιημένες ή τροποποιημένες καθώς οι εταιρείες αναπτύσσονται ή συστέλλονται με το χρόνο.
Λειτουργίες διαφόρων οργανωτικών δομών
Όπως και με το πώς ορισμένα έργα εργασίας ωφελούνται από την υιοθέτηση μιας συγκεκριμένης ροής εργασίας, οι οργανώσεις μπορούν συχνά να αποδώσουν καλύτερα όταν υπάρχει δομική οργάνωση στην εργασία.
Οι λειτουργικές οργανώσεις λειτουργούν συνήθως αναθέτοντας συγκεκριμένες εργασίες σε τμήματα που θα είναι υπεύθυνα για οτιδήποτε και όλα κάτω από αυτή την ομπρέλα. Για παράδειγμα, η λογιστική θα χειρίζεται ζητήματα πληρωτέα και εισπρακτέα. Το μάρκετινγκ χειρίζεται το μάρκετινγκ, τη διαφήμιση και τις προσφορές. Οι ανθρώπινοι πόροι χειρίζονται την πρόσληψη, την επιβίβαση και την αποβίβαση, την κατάρτιση και άλλα καθήκοντα που σχετίζονται με το προσωπικό.
Κατά την κατάρτιση ενός οργανωτικού σχεδίου και των λειτουργιών του, κάθε τμήμα γνωρίζει το ρόλο του, την αλυσίδα διοίκησης και τη ροή εργασιών που είναι ειδικά για αυτούς.
Τι είναι ο Οργανωτικός Σχεδιασμός;
Όταν αποφασίζετε για τη δομή μιας επιχείρησης, αυτό είναι ο οργανωτικός σχεδιασμός. Εκτιμάται ποιοι είναι οι στόχοι της εταιρείας και, στη συνέχεια, καταλήγουν σε μια δομή διοίκησης και οργανωτικής δομής που θα είναι πιο παραγωγική για την επίτευξη των εν λόγω στόχων.
Οι καλύτερες εταιρείες δεν παραμένουν στατικές - προσαρμόζονται και αλλάζουν με το πέρασμα του χρόνου, ώστε να μπορούν να ανταποκριθούν καλύτερα στους στόχους τους ή να διαφοροποιηθούν για νέες αγορές.
Πείτε μια εταιρεία από το Hoboken, New Jersey, έχει 47 χρόνια εμπειρίας στην κυριαρχία της Ανατολικής Θάλασσας των Ηνωμένων Πολιτειών με καλώδια ηλεκτρονικών. Ίσως έχουν ένα νέο στόχο να αντιμετωπίσουν την ασιατική αγορά επειδή άνοιξε μια πόρτα με μια φανταστική ευκαιρία. Η συνήθης εργασία δεν θα πετάξει στην άλλη πλευρά του Ειρηνικού. Διαφορετικές ροές εργασίας, γλώσσες και έθιμα θα απαιτήσουν από την εταιρεία να προσαρμοστεί και να συμμορφωθεί με τις αναμενόμενες επιχειρηματικές παραδόσεις στην Ασία.
Με τον επανασχεδιασμό της οργανωτικής τους διάρθρωσης, η εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει νέα τμήματα και να προσλάβει νέο προσωπικό που θα ταιριάζει καλύτερα σε αυτούς τους ρόλους. Το τμήμα μάρκετινγκ θα πρέπει να προσλάβει πολύγλωσσο προσωπικό και η νομική ομάδα θα πρέπει να γνωρίζει τους νόμους για κάθε νέα αγορά που έχει εισέλθει. Οι αποστολείς και οι διαπραγματευτές θα πρέπει να κατανοήσουν τα έθιμα και τις δυνατότητες σε κάθε μέρος. Όλα αυτά μπορούν να προβλεφθούν και προγραμματιστούν δημιουργώντας μια νέα οργανωτική δυναμική που είναι έτοιμη να αντιμετωπίσει αυτές τις προκλήσεις.
Η αλλαγή των τεχνολογικών πρακτικών μιας επιχείρησης, η προσθήκη μιας νέας γκάμας προϊόντων, το άνοιγμα μιας άλλης τοποθεσίας - όλα αυτά θα μπορούσαν να επωφεληθούν από την προσαρμογή ή τον επανασχεδιασμό των υφιστάμενων οργανωτικών δομών.
Πλεονεκτήματα μιας λειτουργικής δομής
Με πολλούς τρόπους, οι λειτουργικές δομές μπορούν να είναι εξαιρετικά αποδοτικές. Με την εστίαση στις δυνάμεις κάθε υπαλλήλου και την αποστολή σε ένα τμήμα που αξιοποιεί τα εν λόγω πλεονεκτήματα, η εταιρεία επωφελείται συχνά.
Αυτά τα τμήματα οδηγούνται ιδανικά από κάποιον με τις ικανότητες και τις δεξιότητες να επιβλέπει και να επιταχύνει όλα τα καθήκοντα. Με την ομαδοποίηση με άλλους που έχουν τις ίδιες βασικές γνώσεις, υπάρχει συχνά ένα εμπόριο και ένα συμπλήρωμα των ποιοτήτων που ανταλλάσσουν μεταξύ αυτών των εργαζομένων, που μπορούν να τους βοηθήσουν να διευρύνουν τα ταλέντα τους.
Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος για τον οποίο οι τομείς όπως η κατάρτιση μπορούν να βοηθηθούν πολύ όταν λειτουργούν οι λειτουργικές δομές, καθώς οι εργαζόμενοι περιβάλλονται από τις δεξιότητες που χρειάζονται για να αναπτυχθούν.
Είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο η εκπαίδευση μπορεί να προχωρήσει περισσότερο σε λειτουργικές μορφές, καθώς αναπτύσσουν υπαλλήλους που μπορεί να είναι εκεί για μεγάλο χρονικό διάστημα. Επειδή οι εργαζόμενοι εργάζονται σε τμήματα που επικεντρώνονται στις ειδικότητες τους, μπορεί να υπάρξει μια αντιληπτή ευκαιρία ανάπτυξης και ανάπτυξης που μπορεί να ενθαρρύνει τη μακροπρόθεσμη πίστη και τον μικρότερο κύκλο εργασιών.
Μειονεκτήματα μιας Λειτουργικής Οργανωτικής Δομής
Το πρόβλημα με τους τοίχους είναι, μερικές φορές όταν ανεβαίνουν, μένουν επάνω. Ορισμένες λειτουργικά διαιρεμένες εταιρείες μπορούν να υποστούν τις προκλήσεις επικοινωνίας λόγω της αντίληψης ότι εργάζονται ξεχωριστά με βάσιμους λόγους, σε αντίθεση με απλώς μια μέθοδο αποδοτικότητας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορεί να υπάρξουν συγκρούσεις μεταξύ των αναγκών των διαφόρων κατηγοριών. Ίσως οι ανθρώπινοι πόροι και το τμήμα πληροφορικής χρειάζονται βοήθεια από το τμήμα μάρκετινγκ, αλλά το μάρκετινγκ μπορεί να αποφασίσει εσωτερικά ποιο αίτημα θα συμμορφωθεί με βάση την σκοπιμότητα ή άλλους παράγοντες. Προφανώς, αυτές οι καταστάσεις μπορούν να πάνε στραβά, και είναι ευθύνη της διοίκησης να σπάσει τους τοίχους τους προκαλώντας εδαφικές διαμάχες.
Αγκαλιάζοντας ειδικούς για κάθε τμήμα, σημαίνει ότι οι γενικοί μπορούν να παραβλεφθούν. Ένα πλεονέκτημα για τους γενικούς είναι ότι μπορούν συχνά να εκτιμούν καλύτερα την ανάγκη για ενδοδιανεμητική επικοινωνία ή να έχουν καλύτερη πρόβλεψη για το πώς ένα έργο ωφελεί άλλο και ούτω καθεξής. Εάν οι γενικευμένοι χάνουν τη θέση τους στην εταιρεία επειδή δεν θεωρούνται ότι έχουν επαρκείς ικανότητες σε ένα τμήμα, μπορεί να σημαίνει ότι η εταιρεία χάνει την πολύτιμη διαφοροποίηση και τις ιδιότητες γεφύρωσης που φέρνουν αυτοί οι παίκτες.
Διαφωνίες διαχείρισης μπορεί επίσης να προκύψουν σε εταιρείες με λειτουργική δομή. Μπορεί να συμβεί ότι κάθε επικεφαλής τμήματος έχει μια μυωπική άποψη για το τι συνεπάγεται επιτυχία, όπως η απόδοση του τμήματος του είναι τα πιο σημαντικά κριτήρια για τη μέτρηση της επιτυχίας σε αντίθεση με την εξέταση της μεγάλης εικόνας. Όταν τα σημεία αναφοράς εξαρτώνται από την απόδοση των τμημάτων, μπορεί επίσης να επηρεάσουν τη συμπεριφορά των εργαζομένων και να παρεμποδίσουν τόσο την καινοτομία όσο και τη γρήγορη λήψη αποφάσεων.
Όταν λειτουργικές δομές είναι ευεργετικές;
Όταν οι εταιρείες είναι σταθερές και δεν εισάγουν συνεχώς νέα προϊόντα, μπορούν να λειτουργήσουν καλά ως λειτουργική οργάνωση. Εάν η βιομηχανία δεν δίνεται σε συχνές αλλαγές, υπάρχει μια σταθερή βάση περιουσιακών στοιχείων, και αυτές είναι ιδιότητες που ταιριάζουν στις λειτουργικές δομές.
Το μέγεθος της επιχείρησης δεν μεταφράζεται απαραιτήτως στο κατά πόσον μια λειτουργική οργάνωση είναι επωφελής για αυτήν. Ένα τοπικό κατάστημα ελαστικών μπορεί να κάνει καλά με μια λειτουργική δομή, αλλά η Amazon.com χρησιμοποιεί επίσης μια λειτουργική δομή. Είναι μια κατακόρυφη αλυσίδα διοίκησης στο παιχνίδι στο Amazon, για καλό και άρρωστο. Μπορεί να σημαίνει ότι μερικές φορές είναι πιο αργά για να ανταποκριθούν στα διλήμματα, αλλά σημαίνει επίσης ότι υπάρχει ισχυρή κεντρική μάρκα και συνεκτική μέθοδος διαχείρισης μεταξύ όλων των τμημάτων τους σε διεθνές επίπεδο.
Οι οργανωτικές δομές μπορεί να είναι σαν το ακίνητο - αυτό που είναι τέλειο για σήμερα μπορεί να είναι πολύ μεγάλο ή πολύ μικρό για το αύριο. Είναι λογικό να αντανακλούν από καιρό σε καιρό τον τρόπο με τον οποίο οργανώνεται μια επιχείρηση, διότι μια μικρή προσαρμογή και καινοτομία μπορεί να έχει δραματικές επιπτώσεις στην παραγωγικότητα και την επιτυχία.
