Αφού ολοκληρωθούν, τα έντυπα W-9 των πωλητών, των ελεύθερων επαγγελματιών και των εργολάβων δεν λήγουν. Ωστόσο, το IRS απαιτεί την αντικατάστασή τους όταν αλλάζουν συγκεκριμένες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των αλλαγών στα ονόματα, τον τύπο της επιχείρησης ή τον αριθμό φορολογικού μητρώου του φορολογούμενου. Παρόλο που δεν απαιτείται από το IRS, η επιχείρησή σας μπορεί να ζητήσει ενημερωμένες φόρμες W-9 για τη διατήρηση ακριβών αρχείων των παρόχων υπηρεσιών σας.
Συμβουλές
-
Τα έντυπα W-9 περιλαμβάνουν σημαντικές φορολογικές πληροφορίες σχετικά με τους παρόχους υπηρεσιών της επιχείρησής σας και δεν λήγουν. Ωστόσο, ορισμένες αλλαγές στις πληροφορίες μπορούν να οδηγήσουν σε μια νέα W-9 που απαιτείται.
Ο σκοπός ενός W-9
Τα έντυπα IRS W-9 χρησιμοποιούνται από τις επιχειρήσεις για τη συλλογή πληροφοριών φορολογουμένων από παρόχους υπηρεσιών που δεν εργοδοτούν. Οι χρηματοπιστωτικές εταιρείες χρησιμοποιούν επίσης το έντυπο W-9 για την αναφορά των φορολογητέων τόκων και των μερισμάτων που καταβάλλονται στους πελάτες τους. Οι πληροφορίες που καταχωρούνται στο έντυπο αποστέλλονται στο IRS για να τεκμηριώνουν τις πληρωμές που έχει κάνει η επιχείρηση σε ελεύθερους επαγγελματίες, ανεξάρτητους εργολάβους και πωλητές που πληρώθηκαν περισσότερα από $ 600 για υπηρεσίες που εκτελούνται κατά τη διάρκεια ενός ημερολογιακού έτους. Το IRS απαιτεί από τα άτομα να συμπληρώσουν το έντυπο με το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό φορολογικού τους μητρώου ή τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης και μια υπογραφή. Οι προμηθευτές και οι ανεξάρτητοι εργολάβοι ζητούν το όνομα της επιχείρησής τους, τον τύπο της επιχείρησης, τον αριθμό αναγνώρισης του υπαλλήλου και την υπογραφή του εντολέα. Όλοι οι πάροχοι υπηρεσιών πρέπει να δηλώνουν εάν εξαιρούνται ή δεν απαλλάσσονται από την παρακράτηση παρακράτησης.
Όταν απαιτείται νέα φόρμα W-9
Για να διασφαλιστεί ότι τα εισοδήματα που αναφέρθηκαν από μια επιχείρηση συμφωνούν με τις πληροφορίες που υποβάλλονται στις φορολογικές δηλώσεις των παρόχων υπηρεσιών τους, το IRS απαιτεί την αντικατάσταση ενός υπάρχοντος εντύπου W-9 κάτω από μερικές περιστάσεις. Ένα νέο W-9 απαιτείται εάν το όνομα ενός ατόμου αλλάξει, όπως μετά το γάμο. Ωστόσο, η αλλαγή διεύθυνσης δεν απαιτεί αντικατάσταση W-9. Ένας άλλος λόγος θα ήταν αν μια επιχείρηση αλλάζει από ένα είδος νομικού προσώπου σε άλλο. Για παράδειγμα, αν μια εταιρία ατομικής ιδιοκτησίας αλλάζει σε μια LLC, απαιτείται ένα νέο έντυπο W-9. Ομοίως, μια αλλαγή από τον αριθμό φορολογικού μητρώου του φορολογούμενου σε έναν αριθμό αναγνώρισης του εργοδότη θα απαιτούσε ένα έντυπο αντικατάστασης.
Αλλαγές στην παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας
Το IRS μπορεί να δώσει εντολή σε μια επιχείρηση να παρακρατήσει ένα ποσοστό εισοδήματος που καταβάλλεται σε συγκεκριμένους παρόχους υπηρεσιών. Αυτό ονομάζεται αντιστάθμιση παρακράτησης. Τα χρήματα παρακρατούνται από την επιχείρηση και αποστέλλονται στο IRS για λόγους που μπορεί να περιλαμβάνουν ανεπαρκείς πληρωμές φόρων, εσφαλμένο αριθμό φορολογικού μητρώου ή μη παροχή φορολογικού μητρώου. Το IRS απαιτεί μια νέα φόρμα W-9 όταν μια επιχείρηση διατάσσεται να ξεκινήσει την παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας για ανεξάρτητο ανάδοχο ή πωλητή. Το έντυπο αντικατάστασης πρέπει να υποδεικνύει την αλλαγή στην παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας από απαλλαγή σε απαλλαγή.
