Τα έγγραφα πολιτικής και διαδικασιών της εταιρείας αποτελούν βασικό παράγοντα για τη διατήρηση της αποτελεσματικότητας, της συνοχής και της σαφούς επικοινωνίας. Ορισμένες εταιρείες επιλέγουν να δημιουργήσουν μεμονωμένα έγγραφα για διαφορετικές διαδικασίες, ενώ άλλα συγκεντρώνουν όλες τις πολιτικές και τις διαδικασίες σε ένα εγχειρίδιο που παρουσιάζουν σε κάθε εργαζόμενο. Οι καλά τεκμηριωμένες πολιτικές και διαδικασίες προσφέρουν οφέλη στους υπαλλήλους, τους πελάτες και την εταιρεία.
Ορίστε προσδοκίες
Οι πολιτικές της εταιρείας συχνά θέτουν προσδοκίες για τη συμπεριφορά των εργαζομένων σε θέματα όπως η παρουσία, η επικαιρότητα, ο κώδικας ένδυσης, οι κανονισμοί ασφαλείας και άλλα. Τα έγγραφα πολιτικής και διαδικασίας καθορίζουν συχνά την ευθύνη της εταιρείας έναντι των εργαζομένων της, συμπεριλαμβανομένων της πρόσληψης ίσων ευκαιριών, των διακοπών και του ασθενούς χρόνου, της οικογενειακής άδειας κλπ. Οι επαφές εργασίας και οι επιστολές προσφοράς μπορούν να αναφερθούν στο εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών ο εργαζόμενος συμφωνεί να τηρεί τους κανόνες που αναφέρονται στο εγχειρίδιο. Ορισμένες εταιρείες απαιτούν από τους νέους υπαλλήλους να υπογράψουν ένα έντυπο που να αναφέρει ότι έλαβαν το εγχειρίδιο.
Ενθαρρύνετε την αποτελεσματικότητα
Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος επίτευξης ενός στόχου είναι η τελική βάση των διαδικασιών της εταιρείας. Αυτό μπορεί να μην είναι ο ευκολότερος ή ταχύτερος τρόπος, αλλά είναι ο ελάχιστα εργατικός τρόπος για να επιτευχθεί ο στόχος χωρίς να θυσιάζεται η ποιότητα, να διατρέχετε κίνδυνο ή να αγνοείτε τυχόν κανονιστικές απαιτήσεις. Θεωρητικά, αν κάθε εργαζόμενος ακολουθεί την καθορισμένη διαδικασία για κάθε εργασία, κάθε φορά, η εταιρεία θα εκπληρώσει όλους τους στόχους με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Στην πραγματικότητα, η προτιμώμενη διαδικασία μπορεί να μην είναι δυνατή κάθε φορά, τόσο πολλές διαδικασίες περιλαμβάνουν στην πραγματικότητα μια συγκεκριμένη πολιτική για το πώς να χειριστεί μια τέτοια κατάσταση. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει έγκριση από ανώτερο επίπεδο ή απλώς πρόσθετη τεκμηρίωση.
Ενθαρρύνετε τη συνέπεια
Η συνοχή γενικά γεννά απόδοση. Όταν οι άνθρωποι κάνουν τα πράγματα με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά, τελικά μπορούν να ολοκληρώσουν τη διαδικασία σε μικρότερο χρονικό διάστημα, πράγμα που σημαίνει ότι μπορούν να κάνουν περισσότερη δουλειά στο ίδιο χρονικό διάστημα. Η συνέπεια συνεπάγεται και εμπιστοσύνη. Οι συνεπείς μέθοδοι εξασφαλίζουν στους πελάτες ότι η εταιρεία θα χειρίζεται τους λογαριασμούς τους με την ίδια φροντίδα και ακρίβεια κατά τη διάρκεια κάθε αλληλεπίδρασης. Η συνεκτικότητα βοηθά τους υπαλλήλους και τους πελάτες όσο γνωρίζουν τι να περιμένουν όταν αντιμετωπίζουν μια συγκεκριμένη κατάσταση.
Παραμείνετε νόμιμοι
Οι νόμοι, οι ρυθμιστικοί φορείς ή οι ασφαλιστικές εταιρείες απαιτούν από τις εταιρείες να τεκμηριώνουν και να διανέμουν ορισμένες διαδικασίες και διαδικασίες. Για παράδειγμα, τα περισσότερα κράτη απαιτούν από τις εταιρείες να έχουν μια καθορισμένη διαδικασία για τον χειρισμό των απαιτήσεων αποζημίωσης των εργαζομένων και να διασφαλίζουν ότι όλοι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν πώς λειτουργεί η διαδικασία. Οι ασφαλιστικές εταιρείες και οι ρυθμιστικές αρχές, όπως το OSHA, απαιτούν από τις εταιρείες να καθορίσουν λεπτομερώς τις πολιτικές ασφαλείας, ιδίως σε ένα περιβάλλον παραγωγής. Η συμπερίληψη αυτών των πληροφοριών σε ένα έγγραφο διαδικασίας και διαδικασίας επιτρέπει στην εταιρεία να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις διανομής.
Επικοινώνησε αποτελεσματικά
Μια εταιρεία μπορεί να έχει πολλούς υπαλλήλους, πολλαπλές τοποθεσίες και / ή υπαλλήλους που εργάζονται σε διαφορετικές βάρδιες. Οι εργαζόμενοι θα εγκαταλείψουν την εταιρεία και νέοι υπάλληλοι θα ενταχθούν στην εταιρεία. Ο ευκολότερος τρόπος επικοινωνίας των προσδοκιών και των διαδικασιών σε όλους τους υπαλλήλους χωρίς να λείπει ο καθένας, αφήνοντας πληροφορίες ή ασυνεπείς, είναι να γράψετε και να διανείμετε ένα επίσημο έγγραφο πολιτικής και διαδικασίας. Η διασφάλιση ότι όλοι έχουν πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες συμβάλλει επίσης στην προστασία της εταιρείας από αβάσιμες αδικαιολόγητες αγωγές τερματισμού.
