Ένα σχέδιο διαχείρισης προγράμματος χρησιμοποιείται για την ομαδοποίηση πολλαπλών ανεξάρτητων έργων προκειμένου να επιτευχθεί στρατηγικό επιχειρηματικό αποτέλεσμα. Συχνά στη διαχείριση του προγράμματος δίδεται μεγάλη έμφαση στη σύνταξη του εγγράφου του σχεδίου και η έμφαση δίνεται στην υλοποίηση. Πρέπει να καταβληθεί ίση προσπάθεια για την εφαρμογή του σχεδίου ώστε να εξασφαλιστεί η επιτυχής διεξαγωγή του και να αναγνωριστούν και να αντιμετωπιστούν οι ενδεχόμενες αποκλίσεις. Γενικά, είναι ευθύνη του διαχειριστή του προγράμματος ή της ομάδας διαχείρισης του προγράμματος να αναλάβει πλήρως την κυριότητα του προγράμματος προγράμματος και να διασφαλίσει την αποτελεσματική εφαρμογή του.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λογισμικό υπολογιστικού φύλλου
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
-
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
-
Τηλέφωνο
Καθιέρωση αλυσίδας διοίκησης. Ορίστε μια σαφή αλυσίδα διοίκησης με μια επίσημη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία είναι απλή και μπορεί να υποστηρίξει τους γρήγορους χρόνους περιστροφής έτσι ώστε η εφαρμογή να μην έχει σταματήσει. Βεβαιωθείτε ότι οι καθορισμένες διαδικασίες δεν παρακάμπτονται παρακολουθώντας συνεχώς την κατάσταση.
Ανάπτυξη προτύπων προγραμμάτων και δεικτών επιτυχίας. Προσδιορίστε τα πρότυπα που θα χρησιμοποιηθούν για τη μέτρηση της ολοκλήρωσης των διαφόρων συνιστωσών του προγράμματος. Πρότυπα εγγράφων σχετικά με τις διαδικασίες, την επικοινωνία, τα δεδομένα, τις αναφορές, τα πρότυπα και τις μεθόδους διανομής, ώστε να εξασφαλιστεί η ενσωμάτωση διαφόρων έργων και καθηκόντων που αποτελούν μέρος του προγράμματος.
Προσδιορίστε το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης και την αναφορά κατάστασης. Λεπτομέρειες εγγράφων για βασικές φάσεις έργου, χρονοδιαγράμματα και ορόσημα. Προσδιορίστε τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα και τους συντελεστές του έργου και τους δώστε γραπτή τεκμηρίωση των ευθυνών τους και των μηχανισμών υποβολής εκθέσεων Αυτό θα κρατήσει την ομάδα εστιασμένη και σε αποστολή.
Επικοινωνήστε, επικοινωνήστε, επικοινωνήστε. Όλα τα μέρη που συμμετέχουν στο πρόγραμμα διαχείρισης του προγράμματος χρειάζονται συνεχή επικοινωνία. Οι ανακοινώσεις πρέπει να περιλαμβάνουν τρέχουσες πρωτοβουλίες και δραστηριότητες, εκθέσεις επιδόσεων, επιτυχίες και επιτεύγματα, καθώς και σημεία πώλησης για ανατροφοδότηση, εισροή και σχόλια.
Αξιολογήστε τη διαδικασία και, στη συνέχεια, επαναξιολογήστε το σχέδιο. Συγκεντρώστε τακτικά σχόλια από τους συμμετέχοντες και αξιολογήστε εάν ο στόχος επιτυγχάνεται. Όπως καταλήγει κάθε βασικό έργο, κρατήστε μια επίσημη συνάντηση για να συζητήσετε τη διαδικασία. Στη διαδικασία, γιορτάστε την επιτυχία, προσδιορίστε τους τομείς βελτίωσης και τροποποιήστε τους πόρους όπως είναι απαραίτητο για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης. Αν οι στόχοι δεν επιτευχθούν, αξιολογήστε εάν θα πρέπει να αλλάξουν.
Αναπτύξτε ένα σχέδιο εκπαίδευσης. Εάν το αποτέλεσμα του σχεδίου διαχείρισης του προγράμματος έχει ως αποτέλεσμα ένα νέο σύστημα ή διαδικασία, θα πρέπει να αναπτυχθεί ένα επίσημο πρόγραμμα για την παροχή κατάρτισης και πόρων για όλους τους χρήστες και τους ιδιοκτήτες συστημάτων. Το σχέδιο πρέπει να περιγράφει προγράμματα κατάρτισης, επικοινωνίας και διαχείρισης αλλαγών.
Συμβουλές
-
• Προσδιορίστε τις παραμέτρους που προκαλούν επίσημη αναλυτική εξέταση από πλευράς χρόνου, κόστους, ανθρώπων ή ποιότητας από το εγκεκριμένο σχέδιο έργου. • Το σχέδιο είναι μια κατευθυντήρια γραμμή, όχι μια σειρά κανόνων. Είναι σημαντικό να κάνετε αποκλίσεις, αν δικαιολογούνται. • Προωθήστε την ανοιχτή επικοινωνία. Ακούστε ανατροφοδότηση από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη στη διαδικασία. μπορεί να έχουν πιο αποτελεσματικές λύσεις για την εφαρμογή μέρους του σχεδίου.
Προειδοποίηση
• Είναι δύσκολο να θυμάστε ποιος πρέπει να κάνει ό, τι σύμφωνα με κάθε έκδοση του σχεδίου. Η τεκμηρίωση και η συνεχής γραπτή επικοινωνία θα διευκολύνουν τη διαχείρισή τους. • Δημιουργία λογοδοσίας για να διασφαλιστεί ότι η διαδικασία εφαρμογής δεν θα σταματήσει. • Να είσαι ευέλικτος. Μπορεί να συμβούν μη προγραμματισμένες αλλαγές. Εάν το κάνουν, αξιολογεί τον αντίκτυπό τους και αναπροσαρμόζει ανάλογα. Παραμείνετε ενήμεροι για τους πόρους που έχουν διατεθεί.
