Η σωστή γραφή της διεύθυνσης ενός διαμερίσματος κατά την αντιμετώπιση ενός φακέλου βοηθά στη διασφάλιση της παράδοσης στη σωστή θέση και επιταχύνει την παράδοση του ταχυδρομείου σας. Η έγκαιρη παράδοση είναι κρίσιμη εάν αποστέλλετε ένα τιμολόγιο ή άλλη σημαντική επικοινωνία με τον πελάτη. Γενικά, θα γράψετε τον αριθμό διαμερίσματος ή σουίτας στην ίδια γραμμή με τη διεύθυνση του δρόμου, που προηγείται από τη συντομογραφία "Apt." ή ένα σημάδι κατακερματισμού.
Επιλέξτε το σωστό φάκελο
Στείλτε τυποποιημένες επιστολές πελατών σε λευκό, περιτυλιγμένο ή ανακυκλωμένο φάκελο χαρτιού. Εάν η επικοινωνία απαιτεί πρόσθετη προστασία, επιλέξτε ένα γεμισμένο ή αδιάβροχο φάκελο. Γραμμάτια, δηλώσεις λογαριασμού και χειρόγραφες επιστολές στον πελάτη σας πρέπει να αποστέλλονται ως αλληλογραφία προτεραιότητας. Μπορείτε να αγοράσετε φακέλους αλληλογραφίας προτεραιότητας σε οποιοδήποτε ταχυδρομείο ή μέσω του συνηθισμένου προμηθευτή χαρτικών.
Διαμορφώστε τον φάκελο
Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση διαμερίσματος στο μπροστινό μέρος του φακέλου με την ακόλουθη μορφή:
Όνομα ατόμου ή οργανισμού
Αριθμός κτιρίου και όνομα δρόμου, αριθμός διαμερίσματος ή σουίτα
Πόλη, κράτος και ταχυδρομικό κώδικα
Συμπεριλάβετε τον αριθμό του διαμερίσματος μετά το όνομα του δρόμου. Μπορείτε να συντομεύσετε διαμέρισμα στο "Apt.", Για παράδειγμα "32 Main Street Apt. 202." Η συντομογραφία για τη σουίτα είναι "Ste." Εάν ο διαθέσιμος χώρος για τη διεύθυνση δεν είναι αρκετά μεγάλος για να γράψετε "Apt", χρησιμοποιήστε το σύμβολο συρρίκνωσης στη θέση του: "32 Main Street # 202". Μην χρησιμοποιείτε κόμματα ή περιόδους. Για να βρείτε έναν ταχυδρομικό κώδικα, επισκεφθείτε την υπηρεσία αναζητήσεως ταχυδρομικού κώδικα στον ιστότοπο των ΗΠΑ για τις ταχυδρομικές υπηρεσίες (USPS).
Εκτυπώστε την ετικέτα διεύθυνσης
Ενώ δεν υπάρχει καμία απαίτηση να πληκτρολογείτε ή να εκτυπώνετε την ετικέτα διεύθυνσης με υπολογιστή, αυτό θα αυξήσει την αναγνωσιμότητα. Η ηλεκτρονική υπηρεσία "click-n-ship" της USPS σάς επιτρέπει να αγοράζετε γραμματόσημα, να ζητάτε πακέτα συσκευασίας και να μορφοποιείτε, να εκτυπώνετε και να πληρώνετε για τις ετικέτες αποστολής αλληλογραφίας προτεραιότητας ηλεκτρονικά. Η USPS θα παρακολουθεί επίσης δωρεάν το εσωτερικό ταχυδρομείο σας. για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στον ιστότοπο του USPS. Εάν γράφετε τη διεύθυνση με το χέρι, εκτυπώστε την με καθαρή μαρκαδόρο, ώστε η διεύθυνση να είναι ευανάγνωστη από απόσταση.
Συμπεριλάβετε μια διεύθυνση επιστροφής
Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση επιστροφής επιχείρησης στην επάνω αριστερή γωνία στο μπροστινό μέρος του φακέλου. Αυτό θα επιτρέψει στο ταχυδρομείο να σας επιστρέψει την επιστολή σε περίπτωση μη παράδοσης. Η διεύθυνση επιστροφής έχει τα ίδια στοιχεία με τη διεύθυνση παράδοσης. Μπορείτε επίσης να ταχυδρομήσετε την επιστολή σας σε ένα εξατομικευμένο φάκελο που έχει εκτυπωμένη τη διεύθυνση της επιχείρησής σας στη σωστή θέση. Αυτό αποτελεί μια καλή ευκαιρία για να μαρκάρετε τις αποστολές σας με το όνομα και το λογότυπο της εταιρείας σας.
