Οι λογιστές, οι λογιστές ή οι μεμονωμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων προετοιμάζουν τις καταχωρίσεις κλεισίματος στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου σε μηδενικούς προσωρινούς λογαριασμούς και μεταφέρουν τα υπόλοιπα τους σε μόνιμους λογαριασμούς. Οι προσωρινοί λογαριασμοί περιλαμβάνουν λογαριασμούς εσόδων, εξόδων και απόσυρσης κεφαλαίου, όπως διανομές και μερίσματα. Ένας ειδικός λογαριασμός, που ονομάζεται σύνοψη εισοδήματος, χρησιμοποιείται συχνά για την καταχώρηση όλων των λογαριασμών εσόδων και εξόδων για τον υπολογισμό του καθαρού εισοδήματος της εταιρείας για την περίοδο. Οι εγγραφές κλεισίματος προετοιμάζουν τα βιβλία της εταιρείας για την καταγραφή των συναλλαγών της επόμενης περιόδου.
Ελέγξτε όλους τους λογαριασμούς δαπανών για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι καταχωρίσεις είναι ακριβείς και ότι περιλαμβάνονται όλες οι δαπάνες που δημιουργούνται για την περίοδο. Πρέπει να συγκεντρωθείτε για δαπάνες που δημιουργήθηκαν κατά τη διάρκεια της περιόδου, αλλά δεν έχουν ληφθεί ή δεν έχουν εγγραφεί στην περίοδο. Για παράδειγμα, εάν είχατε έξοδα πρώτης ύλης για προϊόντα που δημιουργήθηκαν και πωλήθηκαν κατά τη διάρκεια της περιόδου, αλλά δεν έχουν ακόμη λάβει το τιμολόγιο, πρέπει να προσθέσετε αυτές τις δαπάνες για να συμπεριλάβετε τα ποσά τους για την περίοδο.
Συγκεντρώστε όλους τους λογαριασμούς για να διασφαλίσετε ότι όλες οι καταχωρίσεις, οι προσαρμογές ή τα λάθη διορθώνονται. Αυτό σας επιτρέπει να διορθώσετε καταχωρήσεις που έγιναν σε λάθος λογαριασμούς και να τις τοποθετήσετε στους σωστούς λογαριασμούς. Βοηθά επίσης να εντοπίζετε λογαριασμούς εκτός ισολογισμού ή καταχωρίσεις με μονοκόμματα - καταχωρήσεις λογιστικής που είναι ελλιπείς, καθώς κάθε καταχώρηση στη λογιστική έχει δύο σκέλη - μια χρεωστική και μια πιστωτική συναλλαγή.
Κάντε οποιεσδήποτε προσαρμογές για επισφαλείς απαιτήσεις, διαγραφές ή πιστωτικά τιμολόγια που ισχύουν για την περίοδο στους κατάλληλους λογαριασμούς.
Ελέγξτε και συμβιβαστείτε τους λογαριασμούς εσόδων για να διασφαλίσετε ότι όλη η δραστηριότητα για την περίοδο έχει αναρτηθεί με ακρίβεια. Πραγματοποιήστε προσαρμογές ή διορθώστε τις καταχωρίσεις όπως είναι απαραίτητο
Κλείστε τους λογαριασμούς εσόδων χρεώνοντας τους λογαριασμούς εσόδων με ποσά ίσα με το πιστωτικό υπόλοιπο σε αυτούς τους λογαριασμούς. Για παράδειγμα, αν το υπόλοιπο του λογαριασμού πωλήσεων είναι ($ 500.000), η χρέωση για τον λογαριασμό αυτό είναι $ 500.000. Η καταχώρηση κλεισίματος είναι μια χρέωση $ 500.000 σε πωλήσεις και μια πίστωση ($ 500.000) στο λογαριασμό περίληψης εισοδήματος. Γράψτε μια εξήγηση για αυτήν την καταχώρηση, όπως, "Κλείσιμο πωλήσεων στο λογαριασμό περίληψης εισοδήματος για την περίοδο που λήγει -." Προσθέστε την ημερομηνία της λήξης της περιόδου στη μορφή MM / DD / YY. Εφόσον τα έσοδα, οι λογαριασμοί κερδών και αντιθέτων δαπανών διατηρούν ένα πιστωτικό υπόλοιπο, τα μεταφέρετε στο μηδέν με αντίθετη ή χρεωστική εγγραφή.
Κάνετε καταχωρήσεις κλεισίματος σε κάθε λογαριασμό εξόδων τοποθετώντας ένα ποσό ίσο με το υπόλοιπο σε κάθε έναν από αυτούς τους λογαριασμούς. Για παράδειγμα, αν το κόστος μισθοδοσίας είναι $ 100.000, το κόστος τηλεφώνου είναι $ 42.000 και το κόστος των πωληθέντων προϊόντων είναι $ 240.000, όλοι οι λογαριασμοί με όλα τα χρεωστικά υπόλοιπα - δημοσιεύουν πίστωση ($ 100.000) για έξοδα μισθοδοσίας, πίστωση ($ 42.000) και ένα ($ 240.000) πίστωση στο κόστος πωληθέντων αγαθών. Προσθέστε αυτά τα ποσά μαζί και καταχωρίστε μια συνδυασμένη χρέωση 382.000 δολαρίων στο συνοπτικό λογαριασμό εισοδήματος για να εξισορροπήσετε την καταχώρηση και να προσθέσετε μια εξήγηση όπως αναφέρεται στο Βήμα 5. Όλοι οι λογαριασμοί δαπανών συνήθως διατηρούν ένα χρεωστικό υπόλοιπο απαιτώντας εισροή πίστωσης για να τα εκκαθαρίσει και να μεταβιβάσει ισορροπία ανάλογα.
Μεταφέρετε το καθαρό κέρδος ή ζημία από τον συνοπτικό λογαριασμό εισοδήματος στους λογαριασμούς της εταιρείας. Για μια εταιρεία, αυτός είναι ο λογαριασμός διακράτησης ιδίων κεφαλαίων. Για μια εταιρική σχέση, είναι οι λογαριασμοί των εταίρων. Για μια εταιρεία περιορισμένης ευθύνης, είναι οι λογαριασμοί μετοχών των μελών. Αυτή η εγγραφή κλείνει το συνοπτικό λογαριασμό εισοδήματος με την καταχώρηση πίστωσης ή χρεωστικού λογαριασμού στο συνοπτικό λογαριασμό εισοδήματος και την αντίθετη καταχώρηση στον ατομικό ή σε πολλαπλούς λογαριασμούς μετοχικού κεφαλαίου.
Προσαρμόστε τους λογαριασμούς προσωρινής συμμετοχής στο μηδέν. Αυτοί οι λογαριασμοί είναι συνήθως χρεωστικά υπόλοιπα. Καταχωρήστε πίστωση ίση με αυτά τα υπόλοιπα σε κάθε προσωρινό λογαριασμό μετοχών και χρέωση στο κατάλληλο μόνιμο λογαριασμό μετοχών. Γραπτές και χρονολογημένες επεξηγήσεις για κάθε μια από αυτές τις καταχωρήσεις κρατούν τις συναλλαγές σαφείς για μεταγενέστερη εξέταση.
Συμβουλές
-
Κάθε επιχειρηματική οντότητα έχει τις δικές της λογιστικές διαδικασίες περιόδου και τέλους του έτους. Ελέγξτε τα για να διασφαλίσετε ότι συμμορφώνεστε με τις πολιτικές και τις διαδικασίες κατά την ολοκλήρωση της διαδικασίας κλεισίματος.
Δεδομένου ότι οι καταχωρίσεις κλεισίματος είναι τα τελικά βήματα που ολοκληρώθηκαν κατά τη διάρκεια της περιόδου κλεισίματος, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα είναι ακριβή και σωστά πριν μεταφέρετε τους προσωρινούς λογαριασμούς στο μηδέν.
Κατά την πραγματοποίηση οποιουδήποτε είδους ημερολογίου εισάγετε πάντοτε ένα σημείωμα με ημερομηνία, για να εξηγήσετε ποια ήταν η καταχώριση για να αποφύγετε σύγχυση κατά την αναθεώρηση των μηνών ή ετών αργότερα.
Ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα ποσά των συναλλαγών έχουν καταχωρηθεί σωστά ελέγχοντας όλα τα προσωρινά υπόλοιπα λογαριασμών μετά την ολοκλήρωση των καταχωρίσεων κλεισίματος. Όλοι οι προσωρινοί λογαριασμοί πρέπει να έχουν μηδενικά υπόλοιπα.
Προειδοποίηση
Μην μηδενίζετε το υπόλοιπο του λογαριασμού χωρίς πρώτα να ελέγχετε πρώτα τις μεμονωμένες καταχωρίσεις για ακρίβεια.
Διατηρήστε ακριβή αντίγραφα ασφαλείας όλων των δραστηριοτήτων, όπως απαιτεί ο νόμος για την επιχείρησή σας.
