Έρχεται ένας χρόνος σε κάθε πρακτική ή ένα νοσοκομείο όταν ένας γιατρός πεθαίνει και ένας διαχειριστής πρέπει να στείλει μια επιστολή που ειδοποιεί τους ασθενείς του γιατρού. Η σύνταξη της επιστολής είναι απλή υπόθεση. Ωστόσο, μπορεί να χρονοβόρα να στείλετε τις μεμονωμένες επιστολές και να απαντήσετε σε ερωτήσεις, ειδικά εάν ο γιατρός είχε μεγάλο αριθμό ασθενών. Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τον καθένα το συντομότερο δυνατόν ώστε οι ασθενείς να μπορούν να σχεδιάσουν ένα νέο γιατρό.
Αναζήτηση μέσω της βάσης δεδομένων του γιατρού για να λάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας όλων των ασθενών του. Αναζητήστε φυσικές διευθύνσεις, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου.
Πληκτρολογήστε μια επιστολή χρησιμοποιώντας ένα λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, αν θέλετε να στείλετε ένα εκτυπωμένο μήνυμα. Εκτυπώστε τη διεύθυνση του κάθε ασθενούς σε ένα φάκελο και τοποθετήστε ένα γράμμα σε κάθε φάκελο ξεχωριστά. Τοποθετήστε μια σφραγίδα στο φάκελο και στείλτε το γράμμα σε κάθε ασθενή ταυτόχρονα.
Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ασθενείς με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε. Συμπεριλάβετε το ίδιο μήνυμα που έχετε συμπεριλάβει στο τυπωμένο γράμμα.
Να είναι σαφής και σύντομη. Χρησιμοποιήστε γραμματοσειρά Arial. Βεβαιωθείτε ότι το γράμμα είναι απαλλαγμένο από ορολογία και συντομογραφίες.
Ελέγξτε τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Εξηγήστε στο γράμμα τι συνέβη. Εάν δεν έχετε τη διεύθυνση ενός συγκεκριμένου ασθενούς, καλέστε ή στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να κάνετε ειδοποίηση. Αυτός μπορεί να είναι ένας ενοχλητικός χρόνος για τους ασθενείς, ειδικά εκείνους που έχουν με τον γιατρό εδώ και πολύ καιρό. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι ένας ειδικός γιατρός θα αναλάβει τα αρχεία τους. Μπορείτε να εισαγάγετε τον νέο γιατρό στην ίδια επιστολή ή μπορείτε να δώσετε αυτές τις πληροφορίες σε ξεχωριστό γράμμα, email ή τηλεφωνική κλήση. Αφήστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε περίπτωση που οι ασθενείς έχουν ερωτήσεις παρακολούθησης.
Παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τις διευθετήσεις κηδείας σε περίπτωση που οι ασθενείς επιθυμούν να παρακολουθήσουν.
Συμβουλές
-
Εάν ένας ασθενής ζητήσει ραντεβού με έναν αποθανόντα γιατρό, εξηγήστε τι έχει συμβεί και προσφέρετε να προγραμματίσετε ένα ραντεβού με τον γιατρό αντικατάστασης. Εάν ο νέος γιατρός δεν έχει ακόμη αρχίσει να εργάζεται, προτείνετε άλλους γιατρούς στην περιοχή.
