Σύμφωνα με το έγγραφο του Οργανισμού Προστασίας Περιβάλλοντος των ΗΠΑ (EPA) "Καθοδήγηση για την προετοιμασία των τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας", "Η ανάπτυξη και χρήση SOP αποτελεί αναπόσπαστο μέρος ενός επιτυχημένου συστήματος ποιότητας, καθώς παρέχει στα άτομα τις πληροφορίες για την εκτέλεση μιας εργασίας και διευκολύνει τη συνοχή της ποιότητας και της ακεραιότητας ενός προϊόντος ή του τελικού αποτελέσματος. " Έτσι, η σωστή προετοιμασία των SOPs είναι το κλειδί για να τεθούν τα θεμέλια για την επίτευξη συνεκτικών διαδικασιών. Ακολουθώντας μερικά γενικά βήματα, μπορείτε να προετοιμάσετε SOP για χρήση στον οργανισμό σας.
Προσδιορίστε ποιες διαδικασίες ή διαδικασίες στη οργάνωσή σας απαιτούν τεκμηρίωση για να πραγματοποιηθεί με συνεπή τρόπο και ποια άτομα είναι τα περισσότερα προσόντα για να συντάξουν τη σχετική SOP. Μια ομάδα προσέγγιση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προσδιορίσει την ανάγκη για την SOP και να γράψει το SOP.
Προσδιορίστε ένα σύστημα αρίθμησης για να εξασφαλίσετε επαρκή έλεγχο εγγράφων των SOP σας. Το σύστημα αρίθμησης θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να επιτρέπει οποιονδήποτε αριθμό SOP και οποιοδήποτε αριθμό αναθεωρήσεων για μεμονωμένα SOP. Να έχετε τον εαυτό σας ή έναν εξουσιοδοτημένο υπεύθυνο ελέγχου εγγράφων να διατηρείτε τον κύριο κατάλογο έτσι ώστε να μην χρησιμοποιούνται διπλοί αριθμοί.
Αναπτύξτε ένα πρότυπο SOP το οποίο θα ακολουθήσουν όλα τα οργανωτικά SOPs χρησιμοποιώντας λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Για τις διοικητικές ή προγραμματικές διαδικασίες, το πρότυπο πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον μια σελίδα τίτλου, τις διαδικασίες (συμπεριλαμβανομένου του σκοπού, του πεδίου εφαρμογής, της περίληψης, των ορισμών, των προσόντων του προσωπικού, της ίδιας της διαδικασίας, των λιστών ελέγχου και της διαχείρισης των αρχείων). Για τις τεχνικές ή εργαστηριακές διαδικασίες, το υπόδειγμα πρέπει να περιέχει, τουλάχιστον, όλες τις ενότητες για τις διοικητικές SOP που αναφέρονται παραπάνω, επιπλέον των πληροφοριών για την ασφάλεια, των προειδοποιήσεων, των παρεμβολών, του εξοπλισμού και των προμηθειών στο τμήμα διαδικασιών.
Γράψτε μια τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας σχετικά με τον τρόπο σύνταξης τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας για τον οργανισμό σας, γνωστό ως "SOP σε SOPs". Χρησιμοποιήστε το αναπτυγμένο πρότυπο και καθορίστε τις προσδοκίες σας για τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να προετοιμαστούν όλες οι SOPs, για παράδειγμα ποιος προσδιορίζει την ανάγκη, ποιος καθορίζει τον αριθμό, ποια μορφή θα χρησιμοποιήσει και ποιες προσδοκίες για το τι πρέπει να συμπεριληφθεί σε κάθε ενότητα.
Προετοιμάστε τα υπόλοιπα SOP σας με βάση τη μέθοδο που περιγράφεται στο SOP για SOPs, κάνοντας οποιεσδήποτε μικρές αναθεωρήσεις για να βελτιωθεί η διαδικασία προετοιμασίας όσον αφορά το χρόνο και την ποιότητα των εγγράφων που προκύπτουν.
Συμβουλές
-
Κοιτάξτε όσο περισσότερα παραδείγματα SOP μπορείτε πριν από την προετοιμασία της δικής σας.
Προειδοποίηση
Βεβαιωθείτε ότι το πρότυπό σας SOP είναι τελικό πριν το εκδώσετε. Οποιεσδήποτε αλλαγές σημαίνουν ότι πρέπει να αναθεωρήσετε κάθε SOP που γράφτηκε χρησιμοποιώντας το πρότυπο.
