Πώς να διατηρήσετε τα εταιρικά αρχεία. Η σωστή διατήρηση των εταιρικών αρχείων μπορεί να είναι κρίσιμη για την επιτυχία του οργανισμού σας. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστής με πρόσβαση στο Διαδίκτυο
-
Σύστημα αρχειοθέτησης
Κατανοήστε τι είναι τα εταιρικά αρχεία
Διατηρήστε σαφή και αποτελεσματική παρακολούθηση των εταιρικών αποφάσεων με τη χρήση πρακτικών συνεδριάσεων και άλλων σημειώσεων που έχουν ληφθεί. Τα εταιρικά αρχεία περιλαμβάνουν όλα τα σημαντικά έγγραφα που σχετίζονται με την επιχείρησή σας, από τις συμβάσεις έως τις αποφάσεις εταιρικής πρόσληψης σε έντυπα έγκρισης μίσθωσης ακινήτων.
Γνωρίζετε ότι η τήρηση εταιρικών αρχείων δεν είναι η αγγαρεία που φαίνεται να είναι όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά μια εταιρεία. Στο μέλλον, θα αναφερθώ σε αυτά τα αρχεία για να καθορίσετε τους στόχους της εταιρείας, τις εισροές εταίρων και ακόμη και για να διευθετήσετε εσωτερικές διαφωνίες σχετικά με την εταιρική κατεύθυνση και αποστολή.
Καταγράψτε όλες τις σημαντικές εταιρικές αποφάσεις. Εάν δεν είστε βέβαιοι, καταγράψτε το. Με τις σύγχρονες δυνατότητες σάρωσης και τη διαχείριση χαρτιού εκτός χαρτοφυλακίου, είναι καλό να έχετε χοντρά αρτοσκευάσματα ως αρχεία εταιρικών συναντήσεων. Ένας λεπτομερής πίνακας περιεχομένων θα εξοικονομήσει χρόνο στο μέλλον, όταν χρειάζονται οι πληροφορίες.
Ξέρτε πότε πρέπει να εγγραφείτε
Καταγράψτε τα πρακτικά των ετήσιων συνεδριάσεων των μετόχων και των συνεδριάσεων των διευθυντών, ακόμη και όταν πραγματοποιούνται μέσω τηλεδιάσκεψης ή μέσω Διαδικτύου. Αυτά τείνουν να είναι λιγότερο τυπικά από τις εσωτερικές συναντήσεις, αλλά αυτό συχνά συμβαίνει όταν υπάρχουν οι καλύτερες ιδέες.
Γνωρίζετε ότι οι αποφάσεις, είτε αυτές μεταξύ συνεργατών είτε αυτές που αποφασίζουν οι υπάλληλοι της εταιρείας, είναι τόσο ισχυρές όσο το χαρτί στο οποίο γράφονται. Οι λεκτικές συμφωνίες έχουν μικρή σημασία στα εταιρικά περιβάλλοντα, γι 'αυτό και η τήρηση αρχείων είναι τόσο σημαντική.
Συμβουλές
-
Η τήρηση ενός εταιρικού οδηγού αρχείων στο γραφείο θα βοηθήσει οποιονδήποτε έχει οριστεί ως κάτοχος αρχείων να μορφοποιήσει σωστά και να αναγράψει τα λεπτά. Όταν τα αρχεία πρέπει να αποστέλλονται εκτός χώρου, κρατήστε αντίγραφα στο γραφείο και σε μια θέση πυρός, εκτός του χώρου. Ο χρόνος που δαπανάτε για τη διατήρηση ενός εταιρικού βιβλίου αρχείων συνήθως εξαρτάται από το μέγεθος της εταιρείας. Μεγάλες εταιρείες μπορεί να χρειαστεί να προσλάβουν έναν υπάλληλο ειδικά για την αντιμετώπιση των αρχείων. Οι μικρές εταιρείες μπορούν να περάσουν συχνά περνώντας περίπου μία ώρα ανά εβδομάδα, ενημερώνοντας τα αρχεία.
Προειδοποίηση
Μην νομίζετε ότι δεν έχετε χρόνο να καταγράψετε σωστά την εταιρική σας απόφαση. Κρατώντας ένα καλά αναπροσαρμοσμένο βιβλίο εταιρικών βιβλίων μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα και μπορεί να σας εξοικονομήσει όταν αντιμετωπίζετε την αντιδικία στο μέλλον. Ένα βιβλίο εταιρικών βιβλίων περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες απαραίτητες για την επιχείρησή σας. Ποτέ μην το πάρετε στο σπίτι ή με άλλο τρόπο να το αφαιρέσετε από το χώρο εργασίας. Δεν θέλετε να είστε υπεύθυνοι για την απώλειά σας.
