Όταν γράφετε έναν υπάλληλο, αναλαμβάνετε ένα από τα πιο δύσκολα αλλά κρίσιμα καθήκοντα της διοίκησης. Γράψτε τους υπαλλήλους δίκαια, προσεκτικά και εποικοδομητικά και θα έχετε ένα καλά οργανωμένο τμήμα με βελτίωση των επιδόσεων. Γράψτε έναν υπάλληλο με αμέλεια, με υπερβολή ή για καθαρά ποινικοποιητικούς λόγους και μπορείτε να καταλήξετε με ένα κοστούμι στα χέρια σας. Εργαστείτε με το τμήμα ανθρωπίνων πόρων σας για να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την εταιρική διαδικασία για τη βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων.
Ελέγξτε τις εταιρικές πολιτικές για τη σύνταξη ενός υπαλλήλου. Πολλοί οργανισμοί έχουν θέσει πολιτικές ή φόρμες για τη σύνταξη ενός υπαλλήλου και αναμένουν ότι θα ακολουθηθούν. Εάν δεν γνωρίζετε αν υπάρχει μια τέτοια πολιτική, επικοινωνήστε με το δικό σας επόπτη ή με έναν μακροπρόθεσμο υπάλληλο. Μην παραβιάζετε την εμπιστοσύνη, μοιράζεστε ποιον θα αφορά η γραφή.
Επισημάνετε την εγγραφή ενός σχεδίου βελτίωσης της απόδοσης. Η ετικέτα του σχεδίου βελτίωσης της απόδοσης (PIP) θέτει την εγγραφή του υπαλλήλου στη σωστή λειτουργία και λειτουργία. Σκοπός του είναι να βελτιώσει τις επιδόσεις και να δώσει ένα εποικοδομητικό σχέδιο για να το πράξει, όχι να προδίδει προφορικά ή να δυσχεραίνει τον εργαζόμενο.
Αρχίστε με την καταγραφή αντικειμενικά παρατηρούμενων θεμάτων επιδόσεων. Αυτά θα πρέπει να διαβάζονται όσο το δυνατόν πιο πρακτικά με όσο το δυνατόν λιγότερες παραστατικές δηλώσεις. Θυμηθείτε, αυτά γίνονται νομικά υπεύθυνα έγγραφα. Προσέξτε τα γεγονότα και αφήστε τα υπόλοιπα να παραμείνουν στο μυαλό σας.
Συνδέστε τα θέματα επιδόσεων με την πραγματική περιγραφή της εργασίας. Ο υπάλληλός σας πρέπει να έχει περιγραφή εργασίας με συγκεκριμένους στόχους. Παρατηρήστε πώς τα παρατηρούμενα ζητήματα απόδοσης επηρέασαν αρνητικά την επίτευξη των στόχων που αναφέρονται στην περιγραφή της εργασίας. Να είστε όσο το δυνατόν σαφέστεροι, πιο σύντομοι και άμεσοι.
Γράψτε συγκεκριμένα βήματα ενός σχεδίου βελτίωσης. Όταν γράφετε έναν υπάλληλο, πρέπει να λειτουργεί θετικά προς το μέλλον, όχι αρνητικά προς το παρελθόν. Καθορίστε τις συγκεκριμένες ενέργειες που θέλετε να λάβει ο υπάλληλος. Να είστε σαφείς σχετικά με τη διαδικασία, με την οποία θα μοιραστεί το PIP και τις συνέπειες για τα συνεχιζόμενα ζητήματα επιδόσεων. Επαναλάβετε ξανά το έγγραφό σας, διαβάστε το δυνατά και κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές. Τελειώστε με θετικές δηλώσεις σχετικά με τα επιτεύγματα του υπαλλήλου και την επιθυμία σας να δείτε τον εργαζόμενο να συνεχίσει να συμβάλλει με αυτό τον τρόπο.
Πραγματοποιήστε μια ιδιωτική συνάντηση με τον υπάλληλο. Χωρίς να υποδείξετε σε άλλους υπαλλήλους ότι το άτομο βρίσκεται σε πρόβλημα ή υπό πειθαρχία, πραγματοποιήστε μια ιδιωτική συνάντηση. Χρησιμοποιήστε μια τοποθεσία όπου οι συνάδελφοι δεν μπορούν να παραβλέψουν ή να ακούσουν. Κρατήστε τον ήχο σας ήρεμος και αποφύγετε τις συναισθηματικές απαντήσεις. Βεβαιωθείτε ότι ο υπάλληλος καταλαβαίνει τι έχετε γράψει και ότι ο υπάλληλος έχει αρχικά το έγγραφο που δείχνει ότι ο υπάλληλος κατανοεί τις πληροφορίες.
Συμβουλές
-
Καταστήστε σαφές ότι αυτή η συνάντηση δεν αφορά την υπεράσπιση προηγούμενων ενεργειών αλλά τη βελτίωση των μελλοντικών επιδόσεων. Εάν ο υπάλληλος αρνείται να αρχίσει ή να υπογράψει το έγγραφο, σημειώστε ότι και υπογράψτε τον εαυτό σας. Δώστε ένα αντίγραφο στον υπάλληλο και κρατήστε το ένα για τον εαυτό σας.
