Η εισαγωγή νέου λογισμικού απαιτεί γενικά ένα πιλοτικό πρόγραμμα εφαρμογής για τον έλεγχο του τρόπου με τον οποίο θα εκτελεστούν οι υπάρχουσες διαδικασίες στο νέο λογισμικό και για να διασφαλιστεί ότι θα πραγματοποιηθούν οι αναμενόμενες βελτιώσεις. Αφού εκπαιδεύεται στο νέο λογισμικό, η ομάδα του έργου διεξάγει τον πιλότο και δημιουργεί γραφικούς πίνακες ροής εργασιών των σχετικών διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένων των τρεχουσών και προτεινόμενων ροών εργασίας. Αυτές οι γραφικές παραστάσεις θα αποτελέσουν τη βάση για την εκπαίδευση των χρηστών για τη λειτουργία των νέων συστημάτων. Πλεονεκτήματα των πιλότων είναι η μείωση του κινδύνου, η βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας και η εις βάθος εκμάθηση του λογισμικού.
Μείωση ρίσκου
Η διεξαγωγή πιλοτικών προγραμμάτων πριν από την πραγματική εφαρμογή του νέου λογισμικού μειώνει τον κίνδυνο αποτυχίας, σφάλματα, καθυστερήσεις και κλείσιμο της επιχείρησης. Οι προσπάθειες χρήσης του λογισμικού για την εκτέλεση της επιχείρησης αμέσως μετά τη γενική εκπαίδευση λογισμικού έχουν υψηλό κίνδυνο αποτυχίας λόγω των πολλών απρόβλεπτων αποχρώσεων που ενέχονται στην προσπάθεια εφαρμογής γενικής εκπαίδευσης σε ένα συγκεκριμένο επιχειρηματικό περιβάλλον. Ο πιλότος απαιτεί τη διεξαγωγή των διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένης της ενσωμάτωσης άλλων τμημάτων. Πολλές προσαρμογές και τροποποιήσεις πραγματοποιούνται στο νέο λογισμικό κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου.
Βελτιώστε τις διαδικασίες
Τα πιλοτικά προγράμματα δίνουν στην ομάδα του έργου την ευκαιρία να αξιολογήσει τις δυνατότητες του νέου λογισμικού και να κάνει αλλαγές που εξομαλύνουν και βελτιώνουν τις διαδικασίες. Εάν το νέο λογισμικό υλοποιηθεί χωρίς χειριστή, η ομάδα του έργου δεν είναι σε θέση να κάνει αλλαγές και να βελτιώσει τις διαδικασίες χωρίς να κλείσει ολόκληρο το σύστημα για τουλάχιστον το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την επίλυση προβλημάτων. Σε αυτό το περιβάλλον, το κίνητρο είναι περισσότερο να επαναληφθεί το σημερινό σύστημα παρά να πειραματιστεί με δυνητικά δραματική βελτίωση.
Μάθετε πώς λειτουργεί το λογισμικό
Οι κλάσεις κατάρτισης προμηθευτών λογισμικού έχουν σχεδιαστεί ώστε να είναι γενικού χαρακτήρα. Δεν έχουν σχεδιαστεί για να εκπαιδεύσουν τον τρόπο χρήσης του λογισμικού σε ένα συγκεκριμένο επιχειρηματικό περιβάλλον. Οι κατηγορίες κατάρτισης αποτελούν απαραίτητο μέρος της διαδικασίας εφαρμογής. Η ομάδα του έργου μαθαίνει πώς το λογισμικό θα εφαρμοστεί στις επιχειρηματικές διαδικασίες κατά τη διάρκεια του πιλότου. Μόλις ολοκληρωθεί ο χειριστής, οι χρήστες εκπαιδεύονται στη συνέχεια με το πώς το λογισμικό θα εκτελέσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες της εταιρείας.
Εκπαιδευτικό Υλικό
Μια έξοδος του πιλότου είναι γραφικά γραφήματα ροής εργασιών που αποκαλύπτουν πώς το λογισμικό θα χρησιμοποιηθεί για να τρέξει την επιχείρηση. Αυτές οι ροές εργασίας θα χρησιμοποιηθούν για την εκπαίδευση των χρηστών. Η ποιότητα αυτών των εκπαιδευτικών υλικών χρηστών είναι εξαιρετικά σημαντική. Τα ανεπαρκή έγγραφα ροής εργασίας έχουν ως αποτέλεσμα την επανάληψη των πιλοτικών προσπαθειών και την καθυστέρηση της υλοποίησης.
