Οι εταιρείες χρησιμοποιούν συχνά μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα για τη διεκπεραίωση και τήρηση λογιστικών συναλλαγών και αρχείων. Το σύστημα απορροφά και αποθηκεύει τα δεδομένα αυτά με τη χρήση ενοτήτων όπως οι πληρωτέοι λογαριασμοί, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, το υπόλοιπο της δοκιμής και η μισθοδοσία. Ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα έχει σχεδιαστεί ειδικά για μια συγκεκριμένη επιχείρηση ή έχει αγοραστεί από τρίτο (π.χ. Timberline ή MAS 200). Ένα μηχανογραφημένο σύστημα λογιστικής είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για πολλές εταιρείες.
Ταχύτητα
Το σύστημα επεξεργάζεται γρήγορα τα δεδομένα. Μόλις οι πληροφορίες εισαχθούν στη σχετική ενότητα, όπως η μισθοδοσία ή οι πληρωτέοι λογαριασμοί, το σύστημα επεξεργάζεται και το αποθηκεύει αμέσως.
Αυτόματη παραγωγή
Η πλειοψηφία των μηχανογραφημένων λογιστικών συστημάτων έχει χαρακτηριστικά όπως είσοδος παραγγελιών και δημιουργία σχετικών τιμολογίων. Ο εργοδότης μπορεί να δημιουργεί λογαριασμούς για τους πελάτες του, αποθηκεύοντας τα ονόματα, τις διευθύνσεις, τις παραγγελίες και τα τιμολόγιά τους για όσο διάστημα χρειάζεται. Ένα μηχανογραφημένο σύστημα επιτρέπει επίσης στον εργοδότη να δημιουργεί και να εκτυπώνει δηλώσεις λογαριασμού. Επιπλέον, πολλά λογιστικά συστήματα διαθέτουν μια λειτουργία μισθοδοσίας, η οποία επιτρέπει πλήρη επεξεργασία μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας και εκτύπωσης επιταγών και εκθέσεων.
Επικαιρότητα
Ο εργοδότης είναι σε θέση να εκτυπώνει και να εκτυπώνει τις παραγγελίες πελατών, τα τιμολόγια και όλες τις άλλες λογιστικές συναλλαγές όπως απαιτείται. Μπορεί επίσης εύκολα να βρει στοιχεία μισθοδοσίας των εργαζομένων, όπως η τρέχουσα διεύθυνση και το ποσό των αμοιβών, χωρίς να χρειάζεται να ψάχνουν μέσω αρχειοθέτησης για να εντοπίσουν αρχεία προσωπικού.
Εξαλείφει τη χειρωνακτική επεξεργασία
Ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα εξαλείφει τη χειρωνακτική επεξεργασία. Το τελευταίο περιλαμβάνει την επεξεργασία και καταγραφή των εισοδημάτων, των εξόδων, των κερδών, των ζημιών και της συμφιλίωσης της επιχείρησης με το χέρι, δημιουργώντας μεγάλο περιθώριο για σφάλματα. Οι συναλλαγές μισθοδοσίας και οι φορολογικές συναλλαγές των επιχειρήσεων καταγράφονται επίσης με μη αυτόματο τρόπο. Με ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα, ο εργοδότης έχει μια ομαλότερη διαδικασία τήρησης αρχείων και εξισορρόπησης.
Προσωπικό κίνητρο
Ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα απαιτεί συχνά το προσωπικό να διδάσκεται για να μάθει νέες δεξιότητες, κάνοντάς το να νιώθει κίνητρο. Επιπλέον, ο εργοδότης μπορεί να αναθέσει την κατάρτιση σε έναν εκπρόσωπο της εταιρείας λογισμικού, δημιουργώντας λιγότερες πιέσεις στα μέλη του προσωπικού να διαχειρίζονται την ίδια την εκπαίδευση.
Απλοποιεί τους ελέγχους
Εάν η ομοσπονδιακή ή κρατική κυβέρνηση αποφασίσει να ελέγξει την εταιρεία, ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα απλοποιεί τη διαδικασία. Κανονικά, πριν από τον έλεγχο, ο ελεγκτής ειδοποιεί τον εργοδότη μέσω ταχυδρομείου σχετικά με τα συγκεκριμένα έγγραφα που απαιτούνται για τον έλεγχο. Ανάλογα με τη φύση του ελέγχου, τα έγγραφα μπορούν να περιλαμβάνουν φορολογικές δηλώσεις, μητρώα μισθοδοσίας και λογιστικά βιβλία.
Ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα μπορεί να αποθηκεύσει πολλά χρόνια πληροφόρησης. Αν ο έλεγχος το απαιτεί, ο εργοδότης μπορεί να έχει πρόσβαση σε πληροφορίες που χρονολογούνται από πολλά χρόνια πίσω. Εάν κατά τη διάρκεια του ελέγχου ο ελεγκτής ζητήσει αυθόρμητα ένα λογιστικό έγγραφο, ο εργοδότης μπορεί να τον ανακτήσει γρήγορα από το σύστημα αντί να διαμαρτυρηθεί μέσω κουτιών αποθήκευσης για να εντοπίσει αντίγραφα.
Μειώνει την υπεξαίρεση
Ένα μηχανογραφημένο λογισμικό λογιστικής καθιστά δύσκολο για τους υπαλλήλους να κλέβουν χρήματα από την εταιρεία. Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος μισθοδοσίας προσπαθεί να πληρώσει περισσότερα από το επιτρεπόμενο ποσό, η κλοπή της πιθανότατα θα ανακαλυφθεί επειδή το λογιστικό σύστημα αποθηκεύει όλες τις αποθηκευμένες συναλλαγές.
