Ο έλεγχος βάσει συστήματος εξετάζει τη γενική αποτελεσματικότητα, αποδοτικότητα και οικονομία των διαδικασιών, των συστημάτων, των ελέγχων και των επιδόσεων σε μια επιχειρησιακή μονάδα ή σε μια πλήρη οργάνωση. Μπορεί να διασφαλίσει ότι κάθε στοιχείο μιας οργάνωσης εργάζεται για την επίτευξη στόχων. Ένας ελεγκτής που χρησιμοποιεί έλεγχο βάσει συστήματος πρέπει να αποκτήσει πλήρη γνώση των στόχων, της οργανωτικής δομής και των λειτουργικών χαρακτηριστικών της μονάδας ή της εταιρείας. Ολοκληρωμένη προκαταρκτική μελέτη και ανάλυση δεδομένων ολοκληρώνονται πριν αρχίσει ο έλεγχος. Ένας έλεγχος βάσει συστήματος έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.
Η έγκαιρη αντιμετώπιση των προβλημάτων
Ένας έλεγχος βάσει συστήματος αξιολογεί την απόδοση μιας μονάδας σε σχέση με τους στόχους διαχείρισης και τη συμμόρφωση με τις πολιτικές και τις διαδικασίες. Αντιμετωπίζονται ανεπάρκειες και αδυναμίες, ώστε να μην υπάρχουν σημαντικές αποκλίσεις από την καθορισμένη κατεύθυνση. Οι συστάσεις μπορούν να συμβάλουν στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της αποτελεσματικότητας και τελικά να επιτύχουν πλήρως τους οργανωτικούς στόχους. Η έμφαση δίνεται πάντα στη βελτίωση των αναποτελεσματικών λειτουργιών.
Βέλτιστη χρήση των πόρων
Αυτός ο έλεγχος απαιτεί την κατανόηση των σχετικών δραστηριοτήτων του πελάτη, καθώς και των εσωτερικών ελέγχων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες. Μια τέτοια κατανόηση είναι ζωτικής σημασίας δεδομένου ότι οι οργανωτικές μονάδες είναι διαφορετικές. Οι περιοχές υψηλού κινδύνου εντοπίζονται και δίδονται προτεραιότητα κατά τη διάρκεια ενός συστήματος που βασίζεται στον έλεγχο. Αυτό εξασφαλίζει ότι οι περισσότεροι από τους περιορισμένους πόρους ελέγχου αφορούν τομείς προβλημάτων.
Δυσκολία στην απόκτηση αποδεικτικών στοιχείων
Ένα μειονέκτημα ενός συστήματος που βασίζεται στον έλεγχο είναι ότι απαιτεί πλήρη στοιχεία για να υποστηρίξει μια επιθυμητή μέτρηση της αποτελεσματικότητας, της αποτελεσματικότητας και των επιδόσεων. Οι συνήθεις δοκιμές περιλαμβάνουν τεκμηρίωση, παρατήρηση και ανάλυση. Εάν ο έλεγχος εξετάζει πολύπλοκες δραστηριότητες, η απόκτηση και ερμηνεία των αποδεικτικών στοιχείων είναι δύσκολη ή απαιτεί τεχνική εμπειρογνωμοσύνη για εξειδικευμένους τομείς και ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη η τεχνική εμπειρογνωμοσύνη.
Έλλειψη τυπικής αξιολόγησης
Για κάθε κατάσταση, πρέπει να αναπτυχθεί ένα κριτήριο αξιολόγησης, συνήθως σε συνεννόηση με το προσωπικό του πελάτη, το οποίο συνεπάγεται την ισότιμη συμμετοχή κάθε ελέγχου. Ο ελεγκτής πρέπει να μελετήσει τις ιστορικές τάσεις, να εξετάσει πρότυπα ομότιμων ομάδων ή να χρησιμοποιήσει απόλυτα και διαπραγματευόμενα πρότυπα για να καθορίσει ένα κατάλληλο κριτήριο. Επιπλέον, δεν υπάρχουν πρότυπα αναφοράς για έναν έλεγχο βάσει συστήματος, επειδή κάθε έλεγχος έχει συγκεκριμένες απαιτήσεις και αποτελέσματα.
