Είτε πρόκειται για έναν διευθύνοντα σύμβουλο μιας εταιρείας είτε για έναν λαϊκό, οι πιθανότητες είναι ότι θα ασχοληθούν με μια προθεσμία με κάποιο τρόπο κατά τη διάρκεια της ζωής τους. Οι επιστολές προθεσμίας μπορούν να χρησιμεύσουν ως διαφημιστικά έγγραφα, προειδοποιητικές ειδοποιήσεις και ακόμη και αλληλογραφία ευχαριστίας. Υπάρχουν διάφοροι τύποι αυτών των γραμμάτων.
Κύρια γράμματα προθεσμίας
Οι πρωταρχικές προθεσμίες αποστέλλονται σε πρώτο γύρο αλληλογραφίας σχετικά με μια προσεχή προθεσμία. Εισάγουν ένα έργο ή μια εκδήλωση και αφήνουν τα άτομα να γνωρίζουν ότι μια προθεσμία είναι είτε προσεχής είτε μόλις έχει οριστεί. Αυτά τα είδη προθεσμιών επιστολών έχουν σκοπό να ενημερώσουν και να προκαλέσουν ενδιαφέρον ή να βοηθήσουν στην οργάνωση ενός έργου ή ενός γεγονότος. Συνήθως είναι πολύ εγκάρδια γραμμένο με θετική γλώσσα. Μπορούν να προέρχονται απευθείας από τους διευθύνοντες συμβούλους ή από τους συντονιστές έργων και μερικές φορές αποστέλλονται μαζικά. Αυτά τα γράμματα αποστέλλονται μερικές φορές μήνες πριν από μια προθεσμία.
Δευτερεύοντα γράμματα προθεσμίας
Οι δευτερεύουσες προθεσμίες επιστολών είναι επιστολές γραμμένες ως επακόλουθες σε πρωταρχική προθεσμία αλληλογραφίας. Αυτές οι επιστολές υπενθυμίζουν εν συντομία σε ένα άτομο ότι έχει λήξει μια προθεσμία και συχνά παροτρύνουν το άτομο να παρευρεθεί ή να προωθήσει το γεγονός ή να ολοκληρώσει μια εργασία μέχρι την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας που αναφέρεται στην κύρια επιστολή. Μπορούν να αναφέρουν την κύρια επιστολή, όπως είναι η ημερομηνία αποστολής του κύριου γράμματος και ο λόγος για τον οποίο το άτομο το έλαβε, όπως είναι μέλος μιας συγκεκριμένης επιτροπής.
Προηγούμενη επιστολή Deadline
Οι προπληρωμένες επιστολές ενημερώνουν ένα άτομο που έχουν χάσει μια καθορισμένη προθεσμία. Οι επιστολές δεν χρειάζεται να λείπουν από την εγκαρδιότητα, αλλά συχνά είναι πιο αυστηρές από τις αρχικές και τις δευτερεύουσες επιστολές. Εάν η προλειπούσα προθεσμία αφορούσε οποιαδήποτε πληρωμή, η επιστολή μπορεί να διευκρινίσει τυχόν καθυστερημένα τέλη που έχουν πραγματοποιηθεί. Η επιστολή μπορεί επίσης να περιγράφει λεπτομερώς την πρόθεση να προβεί σε νομικές ενέργειες ή να προειδοποιήσει σχετικά με άλλες συνέπειες της απώλειας της προθεσμίας.Εάν δεν υπάρχουν συνέπειες, όπως εάν οι πρωτογενείς και οι δευτερεύουσες επιστολές αφορούσαν προθεσμίες δωρεάς, τότε η επιστολή μπορεί να ενημερώσει το άτομο για το πώς θα συνεχίσει να συμμετέχει στην οργάνωση ή για το πώς θα ανταποκριθεί στην επόμενη προγραμματισμένη προθεσμία.
Ημερολόγια προθεσμίας ημερολογίου
Σε αντίθεση με άλλους τύπους επιστολών προθεσμίας, οι προθεσμίες των ημερολογίων επιστολών χρησιμεύουν για να περιγράψουν πολλές προθεσμίες με τη μία. Χρησιμεύουν ως περίγραμμα για τις εργασίες ή τους στόχους του έργου και μοιάζουν περισσότερο με μια επισκόπηση. Αυτά τα γράμματα συχνά ζητούν από τον παραλήπτη να αποθηκεύσει τις συγκεκριμένες ημερομηνίες στα χρονοδιαγράμματα.
Αιτιολογία Deadline Letter
Οι προθεσμίες της αιτήσεως συστάσεως αποστέλλονται από τον παραλήπτη στο πρόσωπο που έστειλε την αρχική επιστολή. Εκφράζουν τη λύπη τους για την έλλειψη προθεσμίας που δόθηκε από έναν προϊστάμενο ή έναν οργανισμό. Αυτά τα γράμματα περιστασιακά περιλαμβάνουν αίτημα για νέα προθεσμία ή ερώτηση εάν πρέπει ακόμη να πληρούνται οι απαιτήσεις.
