Χρησιμοποιούμε επιχειρηματικές επιστολές σχεδόν κάθε μέρα στις συναλλαγές μας.Ωστόσο, έχετε πάρει ποτέ μια στιγμή για να σκεφτείτε τον ορισμό μιας επιχειρηματικής επιστολής; Αυτή η πανταχού παρούσα μορφή επικοινωνίας έχει αρκετά χαρακτηριστικά που χρησιμοποιούμε καθημερινά, αλλά δεν σκέφτομαι συχνά τις συγκεκριμένες συμβάσεις τους.
Συμβουλές
-
Οι επιχειρηματικές επιστολές είναι επίσημες και χρησιμοποιούνται στην επαγγελματική αλληλογραφία.
Ορισμός επιχειρησιακού γράμματος
Μια επιστολή επιχειρήσεων είναι ένας από τους πολλούς τύπους επιστολών εκεί έξω. Πρόκειται απλώς για ένα ιδιαίτερο είδος επίσημης επιστολής που χρησιμοποιούν οι αποστολείς και οι παραλήπτες για να αλληλοσυμπληρώνονται μεταξύ τους σχετικά με επιχειρηματικές συναλλαγές που ενδέχεται να μην είναι σε θέση να πραγματοποιήσουν προφορικά με αποτελεσματικό τρόπο. Οι επιστολές επιχειρήσεων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία μεταξύ επιχειρήσεων, μεταξύ επιχειρήσεων και πελατών, καθώς και μεταξύ πελατών και επιχειρήσεων. Υπάρχουν ορισμένα σημαντικά στοιχεία που αποτελούν τη μορφή της κοινής επιχειρησιακής επιστολής. Όταν εντοπίζονται σε μια επιστολή, αυτά είναι αυτά που το χαρακτηρίζουν αποτελεσματικά ως επιχειρηματική επιστολή.
Ημερομηνία και διεύθυνση του αποστολέα
Κάθε επαγγελματική επιστολή έχει τη μοναδική ποιότητα που η πρώτη γραμμή του γράμματος είναι η ημερομηνία. Αυτό δηλώνει την ημερομηνία που γράφτηκε η επιστολή ή όταν ολοκληρώθηκε η επιστολή. Προφανώς, δεν πρέπει να είναι η ημερομηνία κατά την οποία ο παραλήπτης έλαβε το γράμμα. Ακριβώς κάτω από την ημερομηνία της επιστολής, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του αποστολέα. Δεν πρέπει να συμπεριλάβετε το όνομα του αποστολέα σε αυτό το μέρος. Θα υπάρξει μια θέση για αυτό αργότερα. Μερικές φορές, όταν εκτυπώνετε την επιστολή σε ένα επίσημο επιστολόχαρτο για την επιχείρησή σας, τότε η διεύθυνσή σας θα περιλαμβάνεται ήδη στο επιστολόχαρτο. Σε αυτή την περίπτωση, δεν πρέπει να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του αποστολέα κάτω από την ημερομηνία. Αυτό θα ήταν περιττό.
Διεύθυνση του παραλήπτη
Στη συνέχεια έρχεται η διεύθυνση του παραλήπτη. Εάν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη, πρέπει να συμπεριλάβετε το όνομα αυτού του ατόμου στη διεύθυνσή του. Πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε τον κατάλληλο τίτλο για το συγκεκριμένο άτομο, όπως η κυρία, η κ., Ο κ., Ο Δρ και ούτω καθεξής. Καθώς γράφετε τη διεύθυνση του παραλήπτη, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τη χώρα του. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις διεθνείς επιστολές επιχειρήσεων. Μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε ολόκληρο το όνομα της χώρας και όχι μόνο το πρώτο γράμμα. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη, τότε μπορείτε να απευθυνθείτε στο άτομο από τη θέση του στην εταιρεία στην οποία εργάζεται, όπως "Γενικός Διευθυντής", "Διευθυντής" και ούτω καθεξής. Είναι πάντα ένα ασφαλέστερο στοίχημα από το να κάνεις υποθέσεις για το όνομά του ή τον τίτλο του όταν δεν τον γνωρίζεις πολύ καλά.
Χαιρετισμός της επιστολής
Μετά τη διεύθυνση του παραλήπτη έρχεται ο χαιρετισμός της επιστολής. Φυσικά, θα πρέπει να κρατάτε το χαιρετισμό σας σύμφωνο με το όνομα που χρησιμοποιείτε για τον παραλήπτη στη διεύθυνση του παραλήπτη. Μπορεί να υπάρχει κάποια διένεξη σχετικά με το είδος της χαιρετισμός που πρέπει να χρησιμοποιήσετε όταν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου. Αναφέρεστε στο άτομο ως "κύριε" ή "κυρία", ή αναφέρετε το άτομο με το όνομα; Είναι καλύτερο να αντιμετωπίζετε την κατάσταση με τον τρόπο που θα τα αντιμετωπίζετε στην πραγματική ζωή. Είναι απίθανο να είστε με βάση το όνομά σας με κάποιον που δεν γνωρίζετε προσωπικά. Επομένως, εάν γνωρίζετε προσωπικά τον παραλήπτη και συνήθως τον αναφέρετε με το όνομά του, τότε είναι εντάξει να χρησιμοποιήσετε το όνομά του. Διαφορετικά, είναι καλύτερο να την αναφέρετε ως "κυρία". Επίσης, εάν δεν γνωρίζετε το φύλο του ατόμου, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε "ως προς τον οποίο μπορεί να αφορά" ως χαιρετισμό.
Σώμα και κλείσιμο της επιστολής
Το σώμα θα πρέπει να είναι γραμμένο με επίσημο τρόπο. Οι γραμμές σας πρέπει να είναι μονές σε απόσταση, εκτός και αν εισάγετε ένα διπλό διάστημα μεταξύ των παραγράφων. Η τελευταία παράγραφος πρέπει να είναι μια συνοπτική περίληψη των όσων αναφέρθηκαν στην επιστολή.
Για να κλείσετε την επιστολή, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε φράσεις όπως "καλύτερο" ή "ευχαριστώ" με κόμμα μετά. Θα πρέπει να υπάρχουν τέσσερις γραμμές μετά το κλείσιμο, μετά από τις οποίες θα γράψετε το όνομα του αποστολέα. Αυτός ο χώρος είναι όπου βάζετε την υπογραφή σας μόλις εκτυπώσετε την επιστολή.
