Όλο και περισσότερες εταιρείες είτε αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες τη διαχείριση έργων είτε προσλαμβάνουν επαγγελματίες για να χειριστούν αυτό το έργο. Με τις αλλαγές στη βιομηχανία, μπορεί να είναι δύσκολο να βρούμε ειδικευμένους ανθρώπους που είναι πάνω από τις τελευταίες τάσεις και στρατηγικές. Μόνο το 2,5% των οργανισμών ολοκληρώνουν με επιτυχία όλα τα έργα τους. Ένα εκπληκτικό 70% των έργων αποτυγχάνει. Λαμβάνοντας υπόψη αυτούς τους αριθμούς, ίσως να αναρωτηθείτε αν αξίζει να προσλάβετε έναν διαχειριστή έργου. Όπως όλα τα άλλα, υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Ένας εξειδικευμένος διευθυντής έργου μπορεί να μειώσει τα έξοδά σας, να εξορθολογίσει τη διαχείριση ροής εργασίας και να βοηθήσει στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας
Προγράμματα διαχείρισης έργων
Είτε τρέχετε μια μικρή επιχείρηση είτε μια καθιερωμένη οργάνωση, ίσως να μην μπορείτε να χειριστείτε όλα τα είδη έργων από την αρχή μέχρι το τέλος. Ορισμένα έργα είναι εξαιρετικά περίπλοκα και έχουν περιορισμένη προθεσμία ή απαιτούν ειδικές δεξιότητες που μπορεί να μην έχει η ομάδα σας. Ένας εξειδικευμένος διαχειριστής έργου μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να διαχειριστείτε τις πιο χρονοβόρες εργασίες. Ένας έμπειρος υπεύθυνος έργου θα παρακινήσει την ομάδα σας, θα διαχειριστεί τους πόρους, θα μετρήσει τα αποτελέσματα, θα παράσχει ανατροφοδότηση και θα βρει τρόπους για να αυξήσει την ποιότητα και να μειώσει το κόστος ή το χρόνο. Άλλες δεξιότητες διαχείρισης έργου περιλαμβάνουν βελτιωμένες τεχνικές προγραμματισμού, ανταπόκριση στις αλλαγές, βελτιωμένη επικοινωνία, ποιοτικό έλεγχο και διαχείριση κινδύνου.
Αποτελεσματική ρύθμιση στόχων
Τα περισσότερα έργα αποτυγχάνουν απλά επειδή οι διαχειριστές δεν έχουν σαφή στόχο. Το 2013, λιγότερο από το ένα τρίτο όλων των έργων παραδόθηκαν έγκαιρα και εντός του επιμερισμένου προϋπολογισμού. Για το λόγο αυτό, ο καθορισμός στόχων SMART είναι πρωταρχικής σημασίας. Οι στόχοι SMART είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, εφικτοί, ρεαλιστικοί και χρονικά δεσμευμένοι. Αυτό σημαίνει το ακρωνύμιο SMART. Οι στόχοι SMART θα διασφαλίσουν ότι τα έργα σας θα παραδοθούν έγκαιρα χωρίς να υπερβείτε τον προϋπολογισμό. Οι επαγγελματίες διαχειριστές έργων διαθέτουν την τεχνογνωσία και τα εργαλεία που απαιτούνται για τη δημιουργία προβλέψεων, τη διαχείριση του κόστους των έργων και τον προσδιορισμό των κινδύνων σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής του έργου.
Βελτιωμένη επικοινωνία
Η διαχείριση του έργου επιτρέπει την αποτελεσματικότερη επικοινωνία μεταξύ ηγετών και άλλων εργαζομένων που εμπλέκονται στο έργο. Οι έμπειροι διαχειριστές έργων είναι αποτελεσματικοί στη διαχείριση των ενδιαφερομένων που έχουν κρίσιμη σημασία για την επιτυχία του έργου. Οι υπεύθυνοι του έργου διατηρούν τη συνοχή της ομάδας, διευκολύνουν συναντήσεις, ζητούν εμπειρογνώμονες, προβληματίζουν ιδέες και παρακολουθούν ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο. Η επικοινωνία είναι εύκολα η πιο κρίσιμη πτυχή κάθε έργου και αποτελεί απαραίτητη δεξιότητα για κάθε επαγγελματία του έργου.
Μεγαλύτερη ικανοποίηση πελατών
Τα έργα μπορούν να προσφέρουν νέες δυνατότητες και να ανοίξουν νέες υπηρεσίες ή προϊόντα για να ευχαριστήσουν τους πελάτες ή τα έργα μπορούν να συμβάλουν στη μείωση του κόστους για τους πελάτες. Δεδομένου ότι οι μεθοδολογίες διαχείρισης έργων δίνουν προτεραιότητα σε παράγοντες ποιότητας, όπως χαρακτηριστικά που θέλουν οι πελάτες, οι εταιρείες με επιτυχημένη διαχείριση έργων έχουν μεγαλύτερη ικανοποίηση του πελάτη. Αυτό μεταφράζεται σε περισσότερα έσοδα και ανάπτυξη των επιχειρήσεων. Ο οργανισμός σας θα είναι γνωστός για την επίτευξη εξαιρετικών αποτελεσμάτων.
Υψηλό επίπεδο εμπειρογνωμοσύνης
Με την πρόσληψη ενός project manager ή outsourcing έργων, η επιχείρησή σας θα επωφεληθεί από ένα υψηλό επίπεδο εμπειρογνωμοσύνης. Οι άνθρωποι του οργανισμού σας θα μάθουν νέα πράγματα και θα αποκτήσουν μια νέα προοπτική που θα συμβάλει στην επαγγελματική τους ανάπτυξη. Επιπλέον, η διαχείριση του έργου θα σας επιτρέψει να ελευθερώσετε χρόνο, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στις βασικές πτυχές της επιχείρησής σας. Ένας έμπειρος υπεύθυνος έργου θα είναι σε θέση να διατυπώσει τη διαδικασία του έργου και να διαχειριστεί όλους τους τομείς του έργου, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού και της συμμόρφωσης.
Ακριβής αξιολόγηση κινδύνου
Πάνω από το 75% των εταιρειών δεν έχουν εμπιστοσύνη στην επιτυχία του έργου. Η υπερβολική επανεξέταση, η ερπυσμός της εμβέλειας, η κακή επικοινωνία και οι ασαφείς στόχοι είναι συχνά οι ένοχοι. Η διαχείριση του έργου σας επιτρέπει να λαμβάνετε υπολογισθέντες κινδύνους και να κατανέμετε αποτελεσματικότερα τους πόρους. Θα εντοπίσετε τους κινδύνους πριν ξεκινήσετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προγραμματίσετε για τυχόν προβλήματα στα αρχικά στάδια και να λάβετε πιο έξυπνες αποφάσεις καθώς οι κίνδυνοι προκύπτουν καθ 'όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου. Η αποτελεσματική διαχείριση κινδύνων σας επιτρέπει επίσης να αξιοποιήσετε θετικούς κινδύνους ή ευκαιρίες όταν προκύψουν.
Έμμεση διαχείριση έργων
Εάν ένας διαχειριστής έργου δεν έχει τη σωστή εμπειρία ή γνώση, υπάρχουν πολλά προβλήματα που μπορεί να προκύψουν. Η απώλεια πόρων, τα προβλήματα προγραμματισμού, τα θέματα ασφάλειας και οι διαπροσωπικές συγκρούσεις αποτελούν σημαντικά μειονεκτήματα της διαχείρισης του έργου. Επιπλέον, ο οργανισμός σας ενδέχεται να υποστεί υψηλό κόστος με την ανάθεση εργασιών στο εξωτερικό ή με την πρόσληψη νέων υπαλλήλων για την ολοκλήρωση του έργου. Μερικές φορές, η διαχείριση έργου μπορεί να επηρεάσει τις καθημερινές σας λειτουργίες ή να πάει δραστικά λάθος.
Υψηλό κόστος
Εάν προσλαμβάνετε έναν διαχειριστή έργου, αναμένετε να επενδύσετε σε ειδικό λογισμικό. Αυτά τα προγράμματα μπορεί να είναι δαπανηρά και δύσκολα να υλοποιηθούν. Δεδομένου ότι η ομάδα σας θα τα χρησιμοποιήσει πάρα πολύ, ίσως χρειαστεί εκπαίδευση. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορεί επίσης να χρειαστεί να προσλάβετε εμπειρογνώμονες ή ειδικούς στο θέμα, για να βοηθήσετε σε ένα έργο. Συχνά, θα υπάρξει ώθηση από τα ενδιαφερόμενα μέρη για να συμπεριληφθούν χαρακτηριστικά που δεν είχαν αρχικά προγραμματιστεί. Όλα αυτά τα θέματα μπορούν γρήγορα να προσθέσουν το κόστος ενός έργου.
Αυξημένη πολυπλοκότητα
Η διαχείριση του έργου είναι μια σύνθετη διαδικασία με πολλαπλά στάδια. Ορισμένοι εμπειρογνώμονες έχουν την τάση να περιπλέκουν κάθε διαδικασία, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στην ομάδα σας και να προκαλέσει καθυστερήσεις στην παράδοση των έργων. Μπορούν επίσης να γίνουν άκαμπτα ή ακριβή στα σχέδιά τους, δημιουργώντας ένα αγχωτικό περιβάλλον μέσα στον οργανισμό. Συνήθως, τα έργα με μεγάλο εύρος θα είναι πιο περίπλοκα για την υλοποίηση, ειδικά αν δεν υπάρχει ομάδα που να είναι αποκλειστικά υπεύθυνη για το έργο. Τα διαλειτουργικά μέλη της ομάδας ενδέχεται να υποχωρήσουν στην καθημερινή τους εργασία, προσθέτοντας ένα άλλο επίπεδο πολυπλοκότητας.
Επικεφαλής επικοινωνίας
Όταν προσλαμβάνετε μια ομάδα διαχείρισης έργου, νέοι υπάλληλοι εντάσσονται στην εταιρεία σας. Αυτό προσθέτει ένα επιπλέον επίπεδο επικοινωνίας και μπορεί να μην ταιριάζει πάντα με την οργανωτική σας κουλτούρα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι ειδικοί συνιστούν να κρατάτε την ομάδα σας όσο το δυνατόν μικρότερη. Όσο μεγαλύτερη είναι μια ομάδα, τόσο υψηλότερη είναι η επικοινωνιακή επιβάρυνση. Μερικές φορές απαιτείται μια μεγάλη ομάδα για ένα έργο, οπότε είναι σημαντικό να βρεθούν διαχειριστές έργων που έχουν ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες σε μια ποικιλία ανθρώπων.
Έλλειψη δημιουργικότητας
Μερικές φορές, η διαχείριση έργων αφήνει λίγα ή καθόλου περιθώρια δημιουργικότητας. Οι ηγέτες των ομάδων είτε επικεντρώνονται υπερβολικά στις διαδικασίες διαχείρισης είτε θέτουν αυστηρές προθεσμίες, αναγκάζοντας το προσωπικό τους να εργάζεται μέσα σε αυστηρές παραμέτρους. Αυτό μπορεί να αποθαρρύνει τη δημιουργική σκέψη και να παρεμποδίσει την καινοτομία που μπορεί να ωφελήσει το έργο. Είναι σημαντικό για έναν υπεύθυνο του έργου να γνωρίζει πότε θα εμπνεύσει τη δημιουργικότητα και πότε θα ακολουθήσει αυστηρά το σχέδιο του έργου.
Μια οργάνωση μπορεί να αναπτυχθεί και να επιτύχει την επιτυχία χωρίς να υπάρχει μια ομάδα διαχείρισης έργων. Ωστόσο, η πρόσληψη ενός εξειδικευμένου επαγγελματία για να χειριστεί αυτές τις πτυχές μπορεί να ανοίξει νέες ευκαιρίες και να βοηθήσει την εταιρεία σας να επιτύχει τους στόχους της πιο γρήγορα.
