Τα εργαλεία διαχείρισης έργου είναι κοινές συσκευές για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων, των προθεσμιών και των πόρων σε ένα έργο. Είναι συνήθως οπτικά εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για να αντιπροσωπεύουν τους στόχους και τις δραστηριότητες ενός έργου - π.χ. γραφήματα Gantt - ή τις ευθύνες εκείνων που εργάζονται σε διάφορα στάδια ενός έργου, όπως διαγράμματα κολύμβησης.
Pro: Οργάνωση
Τα εργαλεία διαχείρισης έργου σας βοηθούν να διατηρείτε οργανωμένα από την αρχή του έργου. Αναγνωρίζοντας όλες τις δραστηριότητες και τη διάρκεια, τους πόρους και τους υπεύθυνους ανθρώπους, δεν πρέπει ποτέ να αναρωτιέστε τι να κάνετε στη συνέχεια ή ποιος είναι υπεύθυνος. Οι λεπτομέρειες είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν επειδή έχουν καταγραφεί και επισημανθεί όταν ολοκληρωθεί. Κατά τη διάρκεια ενός έργου, η καλύτερη οργάνωση βοηθάει στην εξοικονόμηση χρόνου και άγχους και αποφεύγει την κρυπτογράφηση της τελευταίας στιγμής.
Pro: Εύκολη κοινή χρήση
Τα εργαλεία διαχείρισης έργου συνήθως δημιουργούν ένα έγγραφο που χρησιμεύει ως "έργο με μια ματιά". Αυτό το έργο είναι εύκολο να μοιραστεί με όλους όσους εργάζονται για τα διάφορα συστατικά του. Όλοι γνωρίζουν την κατάσταση των δραστηριοτήτων που μπορεί να επηρεάσουν το έργο τους. Ορισμένο λογισμικό επιτρέπει την επεξεργασία με ανοικτή πρόσβαση, ώστε όλοι να μπορούν να δουν όλες τις λεπτομέρειες της κατάστασης του έργου.
Con: Επένδυση χρόνου
Μπορεί να υπάρξει σημαντικός χρόνος για την εκμάθηση και τη δημιουργία του αρχικού εργαλείου διαχείρισης έργων που επιλέγεται για το έργο. Ορισμένα εργαλεία είναι αρκετά εύκολο να μάθουν, αλλά άλλα μπορούν να είναι λεπτομερή και τεχνικά. Ο καθένας στο έργο πρέπει να μάθει πώς να ερμηνεύει το εργαλείο. κάποιος πρέπει επίσης να είναι υπεύθυνος για την εκμάθηση πώς να δημιουργήσει το εργαλείο. Μερικές φορές, η εκμάθηση εξειδικευμένου λογισμικού μπορεί να διαρκέσει όσο δημιουργεί το ίδιο το έγγραφο.
Con: Συντήρηση
Τα εργαλεία διαχείρισης έργου είναι χρήσιμα μόνο όταν ενημερώνονται τακτικά. Το αρχικό σχέδιο είναι πολύτιμο, αλλά στην πραγματικότητα τα έργα δεν πάνε ποτέ σύμφωνα με το σχέδιο. Όταν συμβαίνουν αλλαγές, όπως νέες εργασίες ή καθυστερήσεις, το έγγραφο πρέπει να ενημερωθεί αναλόγως. Κάποιος πρέπει να είναι υπεύθυνος για αυτό το κανονικό καθήκον.
