Ενώ πολλοί εργαζόμενοι κρατούνται σε έναν προϋπολογισμό, πολλοί δεν καταλαβαίνουν τη μέθοδο που δημιουργεί αυτό το εργαλείο διαχείρισης. Η διαδικασία δημιουργίας προϋπολογισμού, που ονομάζεται μοντελοποίηση του προϋπολογισμού, συνίσταται στη διαχείριση της εκτίμησης των μελλοντικών εξόδων και εσόδων. Αυτό το μοντέλο είναι συνήθως αναλυτικό και είναι ένα ρευστό έγγραφο που ενημερώνεται καθώς περισσότερες πληροφορίες είναι γνωστές σχετικά με την περίοδο προϋπολογισμού. Οι προϋπολογισμοί χρησιμοποιούνται συνήθως σε οργανισμούς και είναι σημαντικό να γνωρίζουμε πού μπορούν να συναντήσουν οι εργαζόμενοι.
Πρόβλεψη
Ο πιο συνηθισμένος τρόπος που χρησιμοποιείται η μοντελοποίηση του προϋπολογισμού σε οργανισμούς είναι η παραγωγή ετήσιας πρόβλεψης εσόδων και εξόδων. Συνήθως ξεκινώντας περίπου στα μισά του οικονομικού έτους, η λογιστική και η ανώτατη διοίκηση θα αρχίσουν να προβάλλουν προβλέψεις για τα έσοδα και τα έξοδα του επόμενου έτους. Αυτές οι προβλέψεις θα βελτιωθούν καθώς προσεγγίζει το νέο έτος και θα βοηθήσει στη διαμόρφωση των προϋπολογισμών των τμημάτων και των μετρήσεων απόδοσης της εταιρείας.
Ειδική Ανάλυση Έργου
Η μοντελοποίηση του προϋπολογισμού χρησιμοποιείται επίσης για την αξιολόγηση ειδικών σχεδίων. Εάν μια εταιρεία εξετάζει την τιμολόγηση μιας ειδικής παραγγελίας, το αν θα κάνει ή θα αγοράσει ένα προϊόν ή ακόμα και αν θα επεκτείνει τις δραστηριότητές της, σε πολλές περιπτώσεις η λειτουργία λογιστικής διαχείρισης θα προετοιμάσει μια πρόβλεψη προϋπολογισμού για να καθορίσει εάν η προτεινόμενη δράση είναι κερδοφόρα.
Καλύτερη περίπτωση / Χειρότερη περίπτωση
Οι νεώτερες τεχνικές μοντελοποίησης του προϋπολογισμού περιλαμβάνουν τη χρήση της ανάλυσης κινδύνου κατά την προετοιμασία των στοιχείων του προϋπολογισμού. Αντί να παράγουν μόνο ένα στατικό προϋπολογισμό, οι λογιστές προετοιμάζουν έναν αναμενόμενο προϋπολογισμό, έναν προϋπολογισμό σενάριο χειρότερης περίπτωσης και έναν προϋπολογισμό σενάριο βέλτιστων περιπτώσεων και ενημερώνουν τους χρήστες του προϋπολογισμού σχετικά με την πιθανότητα κάθε σεναρίου. Αυτό δίνει στη διοίκηση περισσότερη εικόνα για το πόσο πιθανό είναι να υπάρξουν τα σενάρια προϋπολογισμού. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι εκτιμήσεις της πιθανότητας είναι υποκειμενικές και η δύναμη αυτού και κάθε άλλης τεχνικής προϋπολογισμού είναι τόσο μεγάλη όσο η ικανότητα του λογιστή να εκτιμήσει.
Απώλειες-Λειτουργία Προϋποθέσεις
Όταν μια εταιρεία λειτουργεί με ζημία, η μοντελοποίηση του προϋπολογισμού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να καθορίσει εάν η εταιρεία πρέπει να συνεχίσει να λειτουργεί, που ονομάζεται κατάσταση απώλειας λειτουργίας ή θα πρέπει να διακόπτει τη λειτουργία της. Εάν τα μοντέλα προϋπολογισμού δείχνουν ότι η εταιρεία έχει θετικό μικτό περιθώριο, πωλήσεις μείον μεταβλητό κόστος, τότε η εταιρεία πληρώνει προς το αναπόφευκτο σταθερό κόστος και πρέπει να συνεχίσει να λειτουργεί. Σε αντίθετη περίπτωση, θα πρέπει να σταματήσει τη λειτουργία.
