Έτσι, έχετε λάβει μια παραγγελία και έχετε στείλει στον πελάτη σας το προϊόν ή την υπηρεσία που έχετε ζητήσει. Συγχαρητήρια! Στη συνέχεια, θα πρέπει να πληρώσετε τον πελάτη. Η διαδικασία είσπραξης χρημάτων ξεκινά με ένα τιμολόγιο που αποστέλλεται στον πελάτη και δείχνει το οφειλόμενο ποσό και τους όρους πληρωμής. Η προετοιμασία ενός τιμολογίου δημιουργεί έναν εισπρακτέο λογαριασμό.Αυτό είναι ένα πράγμα αξίας για την επιχείρησή σας, κατατάσσοντας ψηλά στον κατάλογο περιουσιακών στοιχείων σας, δεδομένου ότι εύκολα μετατρέπεται σε μετρητά.
Συμβουλές
-
Από άποψη λογιστικής, η προετοιμασία ενός τιμολογίου δημιουργεί έναν εισπρακτέο λογαριασμό. Μόλις πληρωθεί, το τιμολόγιο γίνεται μετρητά.
Ορισμός τιμολογίου πωλήσεων
Ένα τιμολόγιο πωλήσεων είναι ένα επιχειρηματικό έγγραφο που είναι έτοιμο κάθε φορά που πρέπει να ζητήσετε πληρωμή από έναν πελάτη για αγαθά ή υπηρεσίες που έχετε προμηθεύσει. Το τιμολόγιο περιέχει σημαντικές λεπτομέρειες όπως το προϊόν, την ποσότητα, την τιμή και τους όρους πληρωμής, όπως τα τραπεζικά στοιχεία της εταιρείας. Όσον αφορά τα έγγραφα, είναι ένα από τα πιο εύκολο να δημιουργηθεί και είναι επίσης ένα από τα πιο σημαντικά. Ένα τιμολόγιο καθορίζει την υποχρέωση πληρωμής του πελάτη. Με την έκδοση τιμολογίου, επαληθεύετε τη σύμβαση που υπάρχει ανάμεσα σε εσάς και τον πελάτη και ότι έχετε ολοκληρώσει την πλευρά της συμφωνίας σας. Μόλις ο πελάτης συμφωνήσει με το τιμολόγιο, γίνεται νομικό χρέος που ο πελάτης πρέπει να πληρώσει.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός τιμολογίου και ενός νομοσχεδίου;
Αξίζει να ξεκαθαρίσετε κάποια ορολογία σε αυτό το σημείο, επειδή συχνά υπάρχει μεγάλη σύγχυση σχετικά με το τι είναι ένα τιμολόγιο και τι είναι ένας λογαριασμός. Ένα τιμολόγιο αποστέλλεται πάντα από τον πωλητή στον πελάτη με την ελπίδα ότι θα καταβληθεί εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος. Έτσι, όταν παρέχετε αγαθά και υπηρεσίες, θα δημιουργείτε πάντα ένα τιμολόγιο. Ένα νομοσχέδιο είναι κάτι που ο πελάτης πρέπει να πληρώσει. Έτσι, το τιμολόγιο που έχετε δημιουργήσει, από την πλευρά του πελάτη του φράχτη, είναι ένα νομοσχέδιο. Είναι το ίδιο έγγραφο, αλλά με διαφορετικό όνομα, ανάλογα με το αν πληρώνετε ή λαμβάνετε χρήματα.
Από τη λογιστική άποψη, αυτή η διάκριση είναι σημαντική. Τόσο εσείς όσο και ο πελάτης θα χρησιμοποιήσετε το ίδιο τιμολόγιο για λόγους λογιστικής. Αλλά, ενώ ο πελάτης θα χρησιμοποιήσει το τιμολόγιο για να καταγράψει τα χρήματα που πρέπει να εγκαταλείψουν την επιχείρηση, το οποίο καλείται πληρωτέος λογαριασμός, θα το χρησιμοποιήσετε για να καταγράψετε χρήματα που θα εισέλθουν στην επιχείρηση, που ονομάζεται εισπρακτέος λογαριασμός.
Ποιες πληροφορίες πρέπει να υπάρχουν σε ένα τιμολόγιο πωλήσεων;
Γενικά, μπορείτε να σπάσετε το τιμολόγιο σε δύο μέρη: την κεφαλίδα τιμολόγησης και τον πυρήνα τιμολόγησης. Η κεφαλίδα του τιμολογίου περιέχει:
- Το όνομα και η διεύθυνση του πωλητή.
- Το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη.
- Η ημερομηνία του τιμολογίου - αυτό είναι ζωτικής σημασίας! Το ρολόι αρχίζει να χτυπάει για τον πελάτη την ημερομηνία τιμολόγησης. Αν έχετε προθεσμία πληρωμής, την οποία θα έπρεπε, και στη συνέχεια να συμπεριλάβετε μια ημερομηνία, βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα σχετικά με το πότε πρέπει να γίνει η πληρωμή.
- Ένας μοναδικός αριθμός τιμολογίου.
- Αριθμός PO, εάν χρησιμοποιείτε σύστημα εντολής αγοράς για τον έλεγχο των αγορών σας από την επιχείρηση.
Ο πυρήνας χρέωσης περιέχει:
- Λεπτομερής περιγραφή της παρεχόμενης υπηρεσίας ή των παρεχόμενων προϊόντων, συμπεριλαμβανομένων των ποσοτήτων και των τιμών.
- Οποιουσδήποτε ισχύοντες φόρους πωλήσεων.
- Η συνολική τιμή που οφείλεται.
- Όροι και προϋποθέσεις πληρωμής. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε το "net 30", το οποίο σημαίνει ότι ολόκληρο το ποσό είναι οφειλόμενο σε 30 ημέρες.
- Ο τρόπος πληρωμής, όπως στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού ή το όνομα ενός ατόμου στον οποίο ο πελάτης μπορεί να στείλει επιταγές.
Τι είναι ένα Τιμολόγιο Πωλήσεων σε Λογιστικούς Όρους;
Πολλές επιχειρήσεις έχουν ένα δίκαιο αριθμό πελατών που δεν πληρώνουν άμεσα. Εάν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο της δεδουλευμένης λογιστικής τιμολόγησης, θα καταγράφετε εισόδημα όταν την έχετε κερδίσει, όχι όταν τα χρήματα προσγειώνονται στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεστε μια μέθοδο καταγραφής εισοδήματος που δικαιούστε να λάβετε αλλά δεν έχετε λάβει ακόμα. Ένα τιμολόγιο πωλήσεων σε λογιστικούς όρους είναι ένας "λογαριασμός εισπρακτέος" ή "Α / Κ". Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί αντιπροσωπεύουν όλες τις πληρωμές που οφείλονται στην επιχείρησή σας, οι οποίες δεν έχουν ακόμη καταβληθεί από τους πελάτες.
Εάν το σκεφτείτε, αυτό που πραγματικά πράττετε όταν δημιουργείτε ένα τιμολόγιο είναι η επέκταση της πίστωσης χωρίς ενδιαφέρον για τους πελάτες για ένα σύντομο χρονικό διάστημα. Τους επιτρέπετε να αποκτήσουν αγαθά ή υπηρεσίες πριν από την πληρωμή, με βάση την εμπιστοσύνη ότι η πληρωμή θα γίνει κατά την ημερομηνία πληρωμής. Ένας εισπρακτέος λογαριασμός είναι απλώς ένας τρόπος καταγραφής αυτής της εμπιστοσύνης.
Πώς γράφετε ένα τιμολόγιο;
Τα A / R είναι εξαιρετικά πολύτιμα για την επιχείρησή σας, επειδή όταν πληρώνονται, μετατρέπονται άμεσα σε μετρητά. Ως εκ τούτου, θα τα καταγράψετε ως στοιχεία ενεργητικού στον ισολογισμό της εταιρείας. Είναι συμβατικό να περιγράφετε στοιχεία ενεργητικού με βάση τη ρευστότητα, το οποίο μετρά πόσο γρήγορα μπορεί να μετατραπεί σε μετρητά. Επομένως, από όλα τα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησής σας, τα μετρητά είναι τα πιο ρευστά και τα περιουσιακά στοιχεία όπως η ακίνητη περιουσία, οι μετοχές σε αμοιβαία κεφάλαια αντιστάθμισης κινδύνου και άλλες εναλλακτικές επενδύσεις είναι το λιγότερο ρευστό, δεδομένου ότι τα στοιχεία αυτά είναι πολύ πιο δύσκολα να πωληθούν.
Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί καταχωρούνται ως κυκλοφορούν ενεργητικό, δεδομένου ότι η πληρωμή οφείλεται από τον πελάτη σε ένα έτος ή λιγότερο. Και επειδή μετατρέπονται σε μετρητά, κατά την πληρωμή του τιμολογίου, οι A / R είναι μεταξύ των πιο ρευστών στοιχείων του ενεργητικού σας. Γενικά, θα τα καταγράφετε κάτω από τα μετρητά στον ισολογισμό και το ποσό που εισάγετε είναι απλώς το συνολικό ποσό όλων των εκκρεμών τιμολογίων σας.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ λογαριασμών απαιτήσεων και πληρωτέων λογαριασμών;
Η πλευρά των εισπρακτέων λογαριασμών είναι πληρωτέοι. A / Ps συμβαίνουν όταν οφείλετε χρήματα στους προμηθευτές σας επειδή δεν έχετε πληρώσει ακόμη το λογαριασμό. Ως λογιστική εγγραφή, αντιπροσωπεύει την υποχρέωσή σας να εξοφλήσετε βραχυπρόθεσμο χρέος. Για να το δείξετε, φανταστείτε ότι ένας προμηθευτής σας στέλνει μια υπόθεση widgets και λίγες μέρες αργότερα στέλνει ένα τιμολόγιο για το κόστος των $ 500. Είστε υποχρεωμένοι να πληρώσετε αυτά τα χρήματα, ώστε να καταγράψετε τα 500 δολάρια ως χρέωση στη στήλη πληρωτέων λογαριασμών και ταυτόχρονα να πιστώσετε 500 δολάρια για το κόστος των πρώτων υλών, το οποίο συνήθως αναφέρεται ως κόστος πωληθέντων αγαθών. Ο προμηθευτής σας περιμένει να λάβει την πληρωμή, οπότε καταγράφει το τιμολόγιο στη στήλη εισπρακτέων λογαριασμών του.
Στη συνέχεια, όταν γράφετε μια επιταγή για την πληρωμή του λογαριασμού, θα εισάγετε πίστωση $ 500 στη στήλη πληρωτέων λογαριασμών και μια χρέωση $ 500 στον λογαριασμό ελέγχου. Αν κάποιος εξετάσει την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων σας, μπορεί να δει με μια ματιά το συνολικό ποσό που η επιχείρηση μεταφέρει σε απλήρωτους λογαριασμούς.
Τι γίνεται αν ο Πελάτης δεν πληρώσει;
Σε έναν ιδανικό κόσμο, όλοι οι πελάτες σας θα πληρώσουν όλα τα τιμολόγιά σας εγκαίρως, κάθε φορά. Στον πραγματικό κόσμο, οι πελάτες πληρώνουν αργά και μερικοί δεν πληρώνουν καθόλου. Το πρόβλημα εδώ είναι ότι οι εισπράξεις εισπρακτέων λογαριασμών σας υποτίθεται ότι δείχνουν το υπόλοιπο όλων των τιμολογίων που θα μετατραπούν σε μετρητά στο εγγύς μέλλον. Εάν ένας πελάτης δεν πληρώνει 90, 120 ή 360 ημέρες - ή δεν πληρώνει καθόλου - αυτό θα διαστρεβλώσει την ακρίβεια του ισολογισμού σας.
Ο πρώτος κανόνας της είσπραξης οφειλών είναι ότι όσο περισσότερο οφείλεται μια πληρωμή, τόσο πιο δύσκολο είναι να εισπραχθεί. Ένας σημαντικός υπολογισμός για κάθε επιχείρηση είναι να υπολογίσετε πόσο παλιά τα τιμολόγιά σας είναι με μια διαδικασία που ονομάζεται "γήρανση". Εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής επιχείρησης, οι συνήθεις κατηγορίες για αυτόν τον τύπο αναφορών περιλαμβάνουν:
- Τρέχουσα: Λήψη αμέσως.
- 1 έως 30 ημέρες: Λήξη εντός των επόμενων 30 ημερών.
- 31 έως 60 ημέρες καθυστερημένες.
- 61 έως 90 ημέρες καθυστερημένες.
- 91 ημέρες και άνω καθυστερημένες και ούτω καθεξής, σε προσαυξήσεις 30 ημερών.
Ο σκοπός της γήρανσης είναι να διαπιστωθούν τα τιμολόγια που χρειάζονται παρακολούθηση, όπως η κλήση του πελάτη ή η αποστολή του λογαριασμού σε μια υπηρεσία συλλογής. Παρέχει επίσης κάποια εικόνα για το εάν συλλέγετε τις πληρωμές πολύ αργά και αναλαμβάνετε υπερβολικό πιστωτικό κίνδυνο. Αν οι εισπρακτέες απαιτήσεις πάθουν πολύ αργά, θα μπορούσατε να ολοκληρώσετε με ένα μεγάλο πρόβλημα ταμειακών ροών και να δανειστείτε χρήματα για να καλύψετε τα καθημερινά σας λειτουργικά έξοδα.
