Η κωδικοποίηση στη λογιστική είναι η διαδικασία εκχώρησης αριθμών ή γράμματα στα δεδομένα για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων ταχείας αναζήτησης. Οι λογιστικοί κωδικοί δεν είναι καθολικοί, καθώς κάθε λογιστής, λογιστική εταιρεία, ίδρυμα ή επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει το δικό του σύστημα κωδικοποίησης σε λογιστική προσαρμοσμένη στις δικές του οργανωτικές ανάγκες. Ορισμένοι τύποι κωδικοποίησης είναι απλοί και απλοί, ενώ άλλοι απαιτούν ένα εγχειρίδιο για την ερμηνεία.
Μνημονική κωδικοποίηση
Η μνημονική κωδικοποίηση στη λογιστική χρησιμοποιεί συντετμημένα γράμματα που αντιπροσωπεύουν μια πλήρη λέξη. Για παράδειγμα, το "ACCT" θα μπορούσε να σημαίνει "account", "DT" για "ημερομηνία" ή "GTL" για "grand total".
Διαδοχική κωδικοποίηση
Ονομάζεται επίσης σειριακή κωδικοποίηση, η διαδοχική κωδικοποίηση στη λογιστική χρησιμοποιεί αριθμούς που έχουν μια διαδοχική σειρά. Σε ένα ημερολόγιο λογιστικής, ένας διαδοχικός κώδικας μπορεί να τρέξει κάτω από το πλάι της σελίδας με ένα σε κάθε νέα γραμμή. Ένα παράδειγμα διαδοχικού κώδικα είναι 00, 01, 02, 03 και ούτω καθεξής.
Ιεραρχική κωδικοποίηση
Παρόμοια με το σύστημα Dewey Decimal Classification της βιβλιοθήκης, οι ιεραρχικοί κώδικες είναι αυτοί που ένας λογιστής θα μπορούσε να επεκτείνει απεριόριστα, αν χρειαστεί, με ένα δομημένο και λογικό τρόπο. Για παράδειγμα, αν ένας λογιστής ήθελε να δημιουργήσει ένα κύριο τμήμα στο λογιστικό του σύστημα, θα ορίσει έναν αριθμό με κάθε τμήμα όπως "808 Assets" και "809 Pledge". Στη συνέχεια, εάν ήθελε να δημιουργήσει υποτομές, με τη χρήση ενός δεκαδικού, όπως "808.01 Χρηματοοικονομικά περιουσιακά στοιχεία". Ο λογιστής θα μπορούσε να συνεχίσει να προσθέτει επιμέρους τμήματα σε κάθε υποτομέα, όπως είναι απαραίτητο, όπως "808.01.001 χρηματοοικονομικά περιουσιακά στοιχεία για την περίοδο 2001-2002".
Κωδικοποίηση μπλοκ
Στη λογιστική, η κωδικοποίηση των μπλοκ αναφέρεται σε αριθμούς που ένα άτομο μπορεί να αναθέσει σε γενικούς όρους λογιστικής κατά τη λογιστική. Για παράδειγμα, εάν αναγράφεται ένας κωδικός μπλοκ, "5.000: Σταθερά στοιχεία ενεργητικού, 6.000: Αποθέματα", το τετράγωνο 5.000 είναι αποκλειστικά για οτιδήποτε αφορά τα πάγια περιουσιακά στοιχεία. Επειδή αυτά τα μπλοκ κώδικα είναι χωρισμένα σε 1.000 αριθμούς, ένα άτομο μπορεί να προσθέσει έως και 1.000 κωδικούς ή υπο-κατηγορίες υποκεφαλαίων.
Προσαρμοσμένη κωδικοποίηση
Ένας πολύπλευρος κώδικας στη λογιστική είναι μια σειρά ομαδοποιημένων αριθμών που αντιπροσωπεύουν διαφορετικά κεφάλαια που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας λογιστής. Εάν ένας λογιστής διατηρεί τα βιβλία για μια θέση λιανικής πώλησης, για παράδειγμα, μπορεί να δηλώσει ότι το Facet 1 ή η ομάδα 1 αντιπροσωπεύει τα διάφορα τμήματα του καταστήματος. Το Facet 2 αντιπροσωπεύει τους διάφορους τύπους κόστους που μπορεί να υποστεί το κατάστημα. και το Facet 3 περιέχει υποκατηγορίες του Facet 2.
Μέσα σε κάθε πλευρά είναι ένας διαδοχικός κώδικας που αντιπροσωπεύει ένα διαφορετικό στοιχείο. Στο παράδειγμα, το Facet 1 μπορεί να έχει τα ακόλουθα πεδία: 00 Online Sales, 01 Sales In-Store και 02 Returns. Το Facet 2 θα μπορούσε να περιλαμβάνει τα εξής πεδία: 00 Έξοδα μάρκετινγκ, 01 Προμήθειες γραφείου και 02 Έξοδα εργασίας. Στη συνέχεια, το Facet 3 θα μπορούσε να περιέχει μια σειρά κωδικών αποκλεισμού, όπου οι αριθμοί 0000 έως 01000 αντιπροσωπεύουν γενικά έξοδα, όπου ο αριθμός 0050 αντιπροσωπεύει το κόστος αγοράς ενός τομέα Internet. Επομένως, εάν ο λογιστής χρησιμοποίησε έναν πολύπλευρο κωδικό, η σειρά αριθμών που θα αντιπροσωπεύει το κόστος προώθησης του ηλεκτρονικού καταστήματος με μια νέα ιστοσελίδα θα διαβάσει το "00 00 0050." Κάθε τμήμα αυτού του κωδικού αντιπροσωπεύει κάθε μεμονωμένη πτυχή: 00) 00 (Κόστος Μάρκετινγκ) 0050 (Κόστος Δικτυακού Χώρου).
