Τα τμήματα λογιστικής χρησιμοποιούν μια ποικιλία ακρωνύμων για τον προσδιορισμό αρμοδιοτήτων, τμημάτων ή κυβερνητικών υπηρεσιών. Ενώ ορισμένα ακρωνύμια είναι ειδικά για τη βιομηχανία, άλλα υπάρχουν παγκοσμίως. Το A / P αντιπροσωπεύει το τμήμα "πληρωτέοι λογαριασμοί" στις περισσότερες εταιρείες.
Θέσεις
Τα τμήματα πληρωτέων λογαριασμών ποικίλουν σε μέγεθος από ένα άτομο σε πολλά άτομα σε διάφορα επίπεδα εποπτείας. Οι υπάλληλοι που πληρώνουν λογαριασμούς εισάγουν δεδομένα από τιμολόγια στο λογιστικό σύστημα και αντιστοιχούν τιμολόγια σε εφεδρική τεκμηρίωση. Οι υπεύθυνοι εποπτικών λογαριασμών εποπτεύουν το έργο των πληρωτέων λογαριασμών και απαντούν σε ερωτήσεις από άλλες υπηρεσίες σχετικά με πληρωμές τιμολογίου ή υπόλοιπα πωλητών. Οι υπεύθυνοι λογαριασμών που είναι πληρωτέοι οδηγούν το τμήμα, σχεδιάζοντας μεμονωμένους ρόλους στο τμήμα, δαπάνες του τμήματος προϋπολογισμού και συνεργάζονται με άλλους διαχειριστές της εταιρείας στη λήψη αποφάσεων.
Ευθύνες
Η υπηρεσία πληρωτέων λογαριασμών διατηρεί την ευθύνη για την έγκαιρη πληρωμή των τιμολογίων. Πολλοί πωλητές προσφέρουν εκπτώσεις για την πληρωμή τιμολογίων εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου. Η υπηρεσία πληρωτέων λογαριασμών παρακολουθεί τις ημερομηνίες λήξης μαζί με τις ημερομηνίες έκπτωσης για να εξασφαλίσει τις μεγαλύτερες διαθέσιμες εκπτώσεις της εταιρείας. Η υπηρεσία πληρωτέων λογαριασμών πρέπει να επαληθεύει ότι κάθε τιμολόγιο είναι ακριβές πριν από την πληρωμή. Οι λογαριασμοί πληρωτέων λογαριασμών ελέγχουν την εκτύπωση με την υπογραφή της διοίκησης κατά την επιταγή. Οι έλεγχοι και τα τιμολόγια πρέπει επίσης να διατηρούνται κλειδωμένα.
Εσωτερικός έλεγχος
Λόγω του ποσού των χρημάτων που αλλάζουν τα χέρια μέσω του τμήματος πληρωμών, ο εσωτερικός έλεγχος πρέπει να αποτελεί προτεραιότητα. Η βασική διασφάλιση των ελέγχων επιτυγχάνεται με τον αποκλεισμό των κενών ελέγχων και τον περιορισμό της πρόσβασης στο κλειδί.Η επαλήθευση τιμολογίου καθορίζει εάν κάθε τιμολόγιο είναι ακριβές και έγκυρο. Τα καθήκοντα κατανέμονται μεταξύ των διαφόρων μελών της ομάδας ώστε να εξασφαλίζεται ότι κανένα μέλος της ομάδας δεν μπορεί να έχει πρόσβαση σε ολόκληρο το σύστημα χωρίς την επανεξέταση άλλου προσώπου.
Βελτίωση διαδικασίας
Οι έλεγχοι εκτύπωσης είναι συχνά μια χειρωνακτική διαδικασία, απαιτώντας ανθρώπινη εργασία για κουραστικά καθήκοντα, όπως η πλήρωση των φακέλων. Η βελτίωση της διαδικασίας μειώνει την ανάγκη για εργαζόμενους που εργάζονται σε εργασία χωρίς προστιθέμενη αξία και επιτρέπει στους εργαζόμενους να εστιάζουν στην αναλυτική εργασία. Οι βελτιώσεις περιλαμβάνουν τη χρήση ηλεκτρονικών πληρωμών και συστημάτων ηλεκτρονικής έγκρισης.
