Τα έξοδα επαγγελματικών ταξιδιών είναι ένα από τα πιο ελεγχόμενα έξοδα σε έναν οργανισμό και η καθιέρωση ημερήσιων επιτοκίων είναι ένας τρόπος για να διατηρηθούν αυτά τα έξοδα σε λογικό επίπεδο. Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν δεδομένα από την κυβέρνηση των Η.Π.Α. και άλλη έρευνα της βιομηχανίας για να καθορίσουν το κατάλληλο μέσο ημερήσιο κόστος για τα γεύματα των ταξιδιωτών. Οι μεμονωμένοι επαγγελματίες ταξιδιώτες θα πρέπει πάντα να λαμβάνουν υπόψη τις εσωτερικές πολιτικές των εταιρειών τους κατά τη διάρκεια του φαγητού κατά τη διάρκεια των ταξιδιών.
Πηγές
Η Διοίκηση Γενικών Υπηρεσιών των ΗΠΑ καθορίζει ετησίως ημερήσιες τιμές που περιλαμβάνουν έξοδα διατροφής και στέγασης για ταξιδιώτες σε επιχειρήσεις της ομοσπονδιακής κυβέρνησης. Πολλές επιχειρήσεις το χρησιμοποιούν ως καθοδήγηση κατά τον καθορισμό της δικής τους ημερήσιας αποζημίωσης ή των αποδεκτών ποσοστών αποζημίωσης για εταιρικούς ταξιδιώτες. Για τις δαπάνες γευμάτων, η Γενική Διοίκηση Υπηρεσιών μελετά αρκετές χιλιάδες εστιατόρια κάθε τρία με πέντε χρόνια για να ενημερώσει τα ποσοστά της και να εξετάζει τακτικά τις αιτήσεις από τους ταξιδιώτες για να εξετάσει κατά πόσον συγκεκριμένες περιοχές χρειάζονται ενημέρωση ενδιάμεσα. Από τη δημοσίευση αυτού του άρθρου, αυτά τα ποσοστά κυμαίνονται από $ 46 έως $ 71 την ημέρα για πρωινό, μεσημεριανό γεύμα και δείπνο. Ομοίως, το Γραφείο Επιδομάτων των ΗΠΑ καθορίζει τις χρεώσεις ανά ημέρα για τις διεθνείς πόλεις. Άλλες πηγές για τη ρύθμιση των τροφίμων ανά diems περιλαμβάνουν Business Travel News, η οποία αναθέτει μια μελέτη των εστιατορίων κάθε χρόνο για το κόστος γεύματος σε 100 βασικές πόλεις πόλεων επιχειρήσεων των ΗΠΑ. Αυτά τα ποσοστά παρουσιάζουν τάση υψηλότερη από τη διοίκηση των Γενικών Υπηρεσιών, καθώς αντιπροσωπεύουν γεύματα και κοκτέιλ σε πολυτελή εστιατόρια. Από τη δημοσίευση αυτού του άρθρου, κατά μέσο όρο περίπου 85 δολάρια την ημέρα.
Γεωγραφία
Ανεξάρτητα από την πηγή, τα επιτόκια φαγητού τείνουν να κυμαίνονται ανάλογα με τη γεωγραφία. Η Γενική Διοίκηση Υπηρεσιών, για παράδειγμα, ορίζει ένα σταθερό επιτόκιο για τις ηπειρωτικές Ηνωμένες Πολιτείες, αλλά επίσης καθορίζει ξεχωριστά ποσοστά σε πόλεις που έχουν υψηλότερο κόστος γεύματος. Μεγάλες πόλεις όπως η Νέα Υόρκη, το Σικάγο, το Λος Άντζελες και το Σαν Φρανσίσκο παραμένουν στο υψηλότερο τέλος των γευμάτων ανά ημερήσιο ποσοστό. Το 2011, για παράδειγμα, η ομάδα καταβάλλει 71 δολάρια για το ημερήσιο γεύμα και το παρεπόμενο κόστος σε αυτές τις πόλεις, σε σύγκριση με τις κανονικές τιμές των 46 δολαρίων. Οι δευτεροβάθμιες πόλεις γενικά φέρουν γεύματα ανά ημερήσιο επιτόκιο στη μέση αυτών των δύο άκρων.
Σκέψεις
Οι επιχειρήσεις έχουν δύο γενικές διαδρομές όταν καλύπτουν τα έξοδα διατροφής των εργαζομένων κατά τη διάρκεια του ταξιδιού: Μπορούν είτε να καθορίσουν και να εκδώσουν μια ημερήσια αποζημίωση απευθείας είτε μπορούν να αποζημιώσουν απευθείας τους υπαλλήλους για δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια ενός ταξιδιού. Εάν επιλέξουν να εκδίδουν ανά δίπλωμα με βάση τα πρότυπα διαχείρισης γενικών υπηρεσιών, μπορούν να επιλέξουν μια απλοποιημένη μέθοδο "υψηλής χαμηλής" παρά την έκδοση ανά δίπλωμα για κάθε μεμονωμένη γεωγραφία.Με αυτήν τη μέθοδο, οι περιοχές υψηλού κόστους - μεγάλες και ορισμένες δευτερεύουσες πόλεις - λαμβάνουν ένα ημερήσιο επιτόκιο και όλοι οι άλλοι τομείς λαμβάνουν χαμηλότερο ποσοστό. Επειδή οι κυβερνητικές επιχορηγήσεις στις περισσότερες περιπτώσεις δεν επαρκούν για την κάλυψη ακριβότερων γευμάτων για εκτελεστικούς ταξιδιώτες, πολλές εταιρείες επιλέγουν απλώς να επιστρέψουν το κόστος γευμάτων, αν και συχνά εκδίδουν επίσης ανώτατα όρια ενημερωμένα με ημερήσιες τιμές για να διατηρήσουν το κόστος υπό έλεγχο.
Φορολογικές πληροφορίες
Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το μέσο όρο διαχείρισης των υπηρεσιών γενικών υπηρεσιών ανά διατροφή για τρόφιμα και άλλα έξοδα ταξιδίου κερδίζουν ένα πλεονέκτημα σε απλουστευμένες αναφορές σύμφωνα με τους νόμους περί φορολογίας της υπηρεσίας εσωτερικών εσόδων. Ενώ οι εταιρείες που επιστρέφουν πρέπει να τηρούν λεπτομερή παραλαβή και άλλα στοιχεία για αυτές τις εκδρομές, εκείνοι που χρησιμοποιούν εγκεκριμένες ημερήσιες χρεώσεις πρέπει μόνο να τηρούν αρχεία για το ίδιο το ταξίδι και όχι μεμονωμένες αποδείξεις εξόδων από το ταξίδι. Εάν είστε αυτοαπασχολούμενος, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις ημερήσιες αποζημιώσεις για καθοδήγηση κατά την αφαίρεση των επιχειρηματικών εξόδων από τους φόρους σας. Μπορείτε να αφαιρέσετε ένα μέρος του κανονικού επιδόματος γευμάτων, γενικά περίπου 50 τοις εκατό, ως δαπάνη, αντί να κρατάτε τις καρτέλες κάθε παραλαβής γεύματος.
