Τα χρήματα είναι η αιμομιξία οποιασδήποτε εταιρείας και είναι δύσκολο να πετύχετε χωρίς να έχετε καλό έλεγχο του τρόπου με τον οποίο ρέουν τα έσοδά σας. Μέρος αυτής της διαδικασίας δημιουργεί αρκετά έσοδα για να είναι κερδοφόρα και διατηρώντας τον αυστηρό έλεγχο του κόστους σας. Σε ένα ακόμη πιο βασικό επίπεδο, αυτό σημαίνει τον έλεγχο του ποιος έχει πρόσβαση στους τραπεζικούς λογαριασμούς της εταιρείας και υπό ποιους όρους.
Συμβουλές
-
Κάτοχος λογαριασμού είναι το πρόσωπο που αποδέχεται νομική ευθύνη για τη διαχείριση του λογαριασμού.
Κάτοχος Λογαριασμού σε μια μοναδική ιδιοκτησία
Εάν λειτουργείτε ως ατομική επιχείρηση, η διαχείριση του τραπεζικού σας λογαριασμού είναι απλή. Θα είστε ο κάτοχος του λογαριασμού, όπως θα κάνατε αν ήταν ο προσωπικός σας λογαριασμός. Θα το ορίσετε με τον ίδιο τρόπο, με τον προσωπικό σας αριθμό αναγνώρισης και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης.
Θα παράσχετε επίσης δύο επιπλέον πληροφορίες σχετικά με την επιχείρηση: τον αριθμό αναγνώρισης του υπαλλήλου σας από το IRS - που χρειάζεστε εάν έχετε εργαζόμενους ή σχεδιάζετε να τις έχετε - και, εάν ισχύει, το πλασματικό όνομα με το οποίο ασκείτε επιχειρηματικές δραστηριότητες. Το όνομά σας είναι στο λογαριασμό, επομένως είστε ο κάτοχος του λογαριασμού με νόμιμο ορισμό.
Κρατήστε τα ξεχωριστά
Όταν η επιχείρησή σας αποτελείται μόνο από εσάς, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να παραλείψετε ολόκληρη τη διαδικασία δημιουργίας ξεχωριστού λογαριασμού για την επιχείρηση και απλά να χρησιμοποιήσετε έναν από τους προσωπικούς σας λογαριασμούς και για τους δύο σκοπούς. Δεν είναι ότι εσύ κλίση το κάνετε ή εκείνο το άλλο άτομο όχι το κάνετε, αλλά είναι μια πολύ κακή ιδέα.
Τόσο εσείς όσο και ο λογιστής σας θα δυσκολευτείτε να διαχωρίσετε τις συναλλαγές σας και τις προσωπικές σας συναλλαγές και πρόκειται να κάνετε πολλή επιπλέον εργασία για εσάς στο τέλος του έτους και στη φορολογική σας ώρα. Δεν είναι βιώσιμο αν σχεδιάζετε να αναπτύξετε την επιχείρησή σας, γι 'αυτό είναι πιο έξυπνο να κάνετε πράγματα με τον σωστό τρόπο από την αρχή.
Κάνοντας Κάποια άλλη Πρόσβαση
Στις περισσότερες επιχειρήσεις, θα έρθει μια εποχή που είστε πολύ απασχολημένοι για να κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Σε εκείνο το σημείο, θα χρειαστεί να δώσετε σε κάποιον άλλο πρόσβαση στους τραπεζικούς λογαριασμούς, ώστε να μπορούν να χειριστούν τουλάχιστον συνήθεις συναλλαγές και πληρωμές λογαριασμών για εσάς. Αυτοί οι άνθρωποι δεν πρόκειται να είναι κάτοχοι λογαριασμών όπως εσείς, αλλά θα τους μεταβιβάσετε κάποιο βαθμό εξουσίας στην τράπεζα για λογαριασμό σας.
Σε μεγαλύτερες εταιρείες, τα άτομα που επιλέγετε μπορεί να είναι διαχειριστές ή βασικά μέλη της λογιστικής σας ομάδας. Σε μια μικρή εταιρεία, θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο η δική σας μοναδική υπογράφουσα αρχή. Η τράπεζά σας θα καταγράψει τους αριθμούς προσωπικής ταυτοποίησης και κοινωνικής ασφάλισης σαν να ήταν κάτοχοι λογαριασμών.
Κάτοχοι λογαριασμών σε εταιρικές σχέσεις
Η σύσταση τραπεζικών λογαριασμών σε μια εταιρική σχέση είναι μια αρκετά παρόμοια διαδικασία. Κάθε συνεργάτης παρέχει προσωπική ταυτότητα καθώς και τον αριθμό ταυτοποίησης του υπαλλήλου της εταιρείας και το πλασματικό του όνομα. Σε αυτή την περίπτωση, θα χρειαστεί επίσης να προσκομίσετε ένα αντίγραφο της σύμβασης εταιρικής σχέσης και το πιστοποιητικό εγγραφής, αν πρόκειται για ετερόρρυθμη εταιρεία.
Οποιοσδήποτε εταίρος με ποσοστό συμμετοχής άνω του 25% και ο σημαντικός υπεύθυνος επεξεργασίας ο οποίος αναλαμβάνει την πρωταρχική ευθύνη για τη λειτουργία της επιχείρησης πρέπει να παράσχει πρόσθετες πληροφορίες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως μια ομάδα ιατρών που λειτουργούν από κοινού μια κλινική, κάθε εταίρος μπορεί να έχει ξεχωριστό κύριο λογαριασμό, αλλά να έχει κοινή πρόσβαση σε έναν δευτερεύοντα αριθμό λογαριασμού για τις συλλογικές λειτουργίες τους.
Πρόσβαση λογαριασμού σε άλλες επιχειρηματικές δομές
Μεγαλύτερες, εταιρείες που έχουν συσταθεί έχουν δημιουργήσει τραπεζικούς λογαριασμούς με παρόμοιο τρόπο, με τον σημαντικό ελεγκτή και οποιονδήποτε κατέχει μερίδιο 25% ή μεγαλύτερο παρέχοντας στην τράπεζα πρόσθετες προσωπικές πληροφορίες.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, η εταιρεία μπορεί επίσης να παράσχει στην τράπεζα μια συμφωνία λειτουργίας που να εξηγεί ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της εταιρείας και ένα έγγραφο που ονομάζεται τραπεζικό ψήφισμα που εξηγεί ποιοι άνθρωποι έχουν την εξουσία να δημιουργούν λογαριασμούς και υπηρεσίες στην τράπεζα και υπό ποιες προϋποθέσεις. Όσο μεγαλύτερη είναι η εταιρεία, τόσο πιο πιθανό είναι ότι η καθημερινή τραπεζική και επιταγή γίνεται από σχετικά χαμηλού επιπέδου διευθυντικά στελέχη ή λογιστικό προσωπικό σε αντίθεση με τους ιδιοκτήτες ή τα ανώτερα στελέχη.
Δημιουργία ελέγχων
Είναι σημαντικό να έχετε ελέγχους στη χρήση των τραπεζικών σας λογαριασμών και ιδιαίτερα στους ελέγχους και την αρχή πληρωμής. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η διατήρηση των φυσικών ελέγχων της εταιρείας κάτω από το κλείδωμα και το κλειδί και ο περιορισμός των κλειδιών σε μερικούς αξιόπιστους ανθρώπους. Σε μεγαλύτερες εταιρείες, αυτό δεν είναι πρακτικό, αλλά μπορείτε να επιλέξετε να εγκαταστήσετε το λογισμικό λογιστικής σας έτσι ώστε μόνο συγκεκριμένα άτομα να μπορούν να εκτυπώσουν επιταγές. Ένας άλλος κοινός έλεγχος είναι να απαιτείται μια δεύτερη εξουσιοδοτημένη υπογραφή για ελέγχους πάνω από ένα δεδομένο ποσό δολαρίου, το οποίο μειώνει τον κίνδυνο απάτης ή υπεξαίρεσης.
