Μια αναφορά προόδου είναι ένα γραπτό έγγραφο που περιγράφει τα βήματα που έχουν ολοκληρωθεί και τα βήματα που απομένουν προς έναν συγκεκριμένο στόχο ή στόχο. Μια αναφορά προόδου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση οποιουδήποτε τύπου δραστηριότητας που έχει ξεκάθαρο ξεκίνημα και τελείωμα, αλλά χρησιμοποιείται συχνότερα σε ένα επιχειρηματικό ή εκπαιδευτικό περιβάλλον. Η αναφορά συνήθως περιλαμβάνει μια επισκόπηση της δραστηριότητας ή του έργου, τις ενέργειες που έχουν ολοκληρωθεί μέχρι σήμερα και μια λίστα με τα υπόλοιπα βήματα που πρέπει να ολοκληρωθούν.
Δημιουργήστε μια ενότητα τίτλων για την αναφορά προόδου. Εάν η αναφορά προόδου αποστέλλεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια μορφή υπομνήματος που περιλαμβάνει ημερομηνία, από, από και περιγραφή υποκειμένου. Εάν η αναφορά προόδου θα μοιραστεί με μια ομάδα, ίσως θελήσετε να δώσετε στην πρώτη σελίδα έναν τίτλο, όπως "Έκθεση προόδου-Jameson House Build, 7 Φεβρουαρίου, 20XX". Σημείωση: Εάν η αναφορά προόδου σχετίζεται με επιχειρήσεις και εσείς εργάζονται για έναν μεσαίου ή μεγάλου εργοδότη, θα πρέπει να ελέγξετε αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί πρότυπο ή φόρμα αναφοράς προόδου, αντί να δημιουργήσετε τη δική σας.
Δημιουργήστε μια ενότητα επισκόπησης της έκθεσης προόδου. Πρόκειται για μια παράγραφο δύο έως τεσσάρων προτάσεων που περιγράφει ποιο είναι το έργο ή η πρωτοβουλία, ποιος εμπλέκεται, γιατί ολοκληρώνεται και το συνολικό χρονικό πλαίσιο.
Περιγράψτε την πρόοδο που έχει επιτευχθεί μέχρι στιγμής. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα και τη διάρκεια των δραστηριοτήτων, θα μπορούσε να είναι μια περιγραφή παραγράφου ή μια λίστα με κουκκίδες. Οι περισσότερες αναφορές προόδου περιλαμβάνουν τις ημερομηνίες ολοκλήρωσης καθενός από τα καθήκοντα.
Περιγράψτε το έργο ή τις δραστηριότητες που πρέπει ακόμη να ολοκληρωθούν, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών ολοκλήρωσης των στόχων. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα και τη διάρκεια των δραστηριοτήτων, θα μπορούσε να είναι μια περιγραφή παραγράφου ή μια λίστα με κουκκίδες. Εκτιμήστε και τεκμηρίξτε την ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου ή της πρωτοβουλίας.
Συμπεριλάβετε σημειώσεις σχετικά με τυχόν οδοφράγματα ή προκλήσεις που μπορεί να έχετε αντιμετωπίσει μέχρι σήμερα ή αναμένετε να αντιμετωπίσετε, αν είναι απαραίτητο. Επίσης περιλαμβάνει σημειώσεις σχετικά με οποιαδήποτε βοήθεια μπορεί να χρειαστείτε για να ολοκληρώσετε το έργο.
Συμπεριλάβετε ένα γράφημα ή οπτική απεικόνιση που απεικονίζει το έργο, ολοκληρώθηκαν τα βήματα και τα υπόλοιπα βήματα (προαιρετικά). Αυτά μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας το Microsoft Project ή το Microsoft Excel. Αν παρουσιάζετε αυτήν την αναφορά προόδου σε εκτελεστικό κοινό, προσθέτοντας γραφήματα και γραφήματα μπορεί να σας βοηθήσει να «ντύσετε» την τεκμηρίωση.
Συμβουλές
-
Οι αναφορές προόδου περιέχουν συχνά εμπιστευτικές πληροφορίες. Βεβαιωθείτε ότι οι αναφορές σας μοιράζονται μόνο με τα κατάλληλα μέλη του κοινού. Διατηρείτε αντίγραφα των αναφορών προόδου σας σε ασφαλές μέρος.
