Ο συγγραφέας και αρθρογράφος Harvey MacKay είπε κάποτε: "Εάν αποτύχετε να σχεδιάσετε, τότε σκοπεύετε να αποτύχετε." Πουθενά δεν είναι πιο αληθινό από ό, τι στη διαχείριση έργων. Ένας επιτυχημένος ηγέτης του έργου πρέπει να είναι σε θέση να ζυγίζει πολλές μπάλες ενώ ασχολείται με μια ποικιλόμορφη ομάδα ανθρώπων και ο στρατηγικός σχεδιασμός, η αξιολόγηση και η μέτρηση είναι ο πυρήνας όλων αυτών. Εάν δημιουργήσετε ένα σχολαστικό σχέδιο, επικοινωνήστε σαφώς με την ομάδα σας και μετρήστε την πρόοδο που σημειώνεται στην πορεία σας, ο δρόμος προς ένα επιτυχημένο έργο είναι σχεδόν βέβαιο.
Ορίστε τους στόχους σας. Προτού να μπορέσετε να αρχίσετε να πραγματοποιείτε κάποιο έργο, πρέπει να συνεργαστείτε στενά με τον πελάτη σας για να βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στην ίδια σελίδα όταν φτάσετε σε αυτό που αναμένεται από το τελικό παραδοτέο και ότι οι προσδοκίες του πελάτη είναι λογικές. Δημιουργήστε ένα έγγραφο ορισμού του έργου που παρέχει μια επισκόπηση topline, δηλώνει τους συμφωνημένους στόχους και περιλαμβάνει το πεδίο εφαρμογής του έργου, τυχόν παραδοχές και κινδύνους, πώς σχεδιάζετε να προσεγγίσετε το έργο, ποια τμήματα του οργανισμού σας θα λειτουργήσουν τελικά για το έργο, εκτιμήσεις διάρκειας. Μην ξεκινήσετε ένα έργο χωρίς αυτό το έγγραφο υπογεγραμμένο από τους χορηγούς ή τους πελάτες και όλους τους βασικούς ενδιαφερόμενους.
Σχεδιάστε, σχεδιάστε και προγραμματίστε λίγο περισσότερο. Ο Jack Gido και ο James Clements, συγγραφείς της «Επιτυχημένης Διαχείρισης Έργου», λένε ότι «Η λήψη του κατάλληλου χρόνου για την ανάπτυξη ενός καλά σχεδιασμένου σχεδίου πριν από την έναρξη του έργου είναι καθοριστικής σημασίας για την επιτυχή ολοκλήρωση οποιουδήποτε σχεδίου». με το σπάσιμο του έργου σε μια σειρά μικρότερων κάδων, προσδιορίζοντας τα καθήκοντα μέσα σε κάθε μία. Συμπεριλάβετε σαφή ορόσημα στο σχεδιασμό, τα οποία θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε εάν είστε σε καλό δρόμο ή όχι καθώς εξελίσσεται το έργο. Συμπεριλάβετε τα κόστη που θα υποβληθείτε σε κάθε βήμα του τρόπου και υπολογίζονται οι ανθρωποώρες για κάθε εργασία.
Συγκεντρώστε μια ομάδα για να εργαστείτε για το έργο με βάση τις ανθρωποώρες και τις δεξιότητες που χρειάζεστε για να εντοπίσετε κατά τη διαδικασία σχεδιασμού. Γνωστοποιήστε σαφώς τους γενικούς στόχους, τους στόχους, το πεδίο εφαρμογής και τον προϋπολογισμό, καθώς και τους μεμονωμένους ρόλους τους στο έργο. Βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος της ομάδας έχει τον προϋπολογισμό και τους πόρους για να κάνει τη δουλειά. Χρησιμοποιήστε τα γραφήματα RACI όπως είναι απαραίτητο, ώστε να είναι σαφές ποιος είναι υπεύθυνος ή υπεύθυνος για κάθε ορόσημο, καθώς και ποιοι είναι οι συνεισφέροντες και ποιος πρέπει να ενημερωθεί για την πρόοδο.
Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα για τακτική επικοινωνία με την ομάδα. Για τα μακροπρόθεσμα προγράμματα, μία επίσημη συνεδρίαση ομάδας ανά μήνα μπορεί να είναι επαρκής, αλλάζοντας μία φορά κάθε εβδομάδα κατά την πρόοδο του έργου. Τις τελευταίες εβδομάδες ενός έργου, μπορεί να διαπιστώσετε ότι είναι απαραίτητες καθημερινές συναντήσεις. Να είναι προσβάσιμο ανά πάσα στιγμή για κάθε μέλος της ομάδας να απαντά σε ερωτήσεις.
Μετρήστε συχνά την πρόοδο του έργου. Η δουλειά σας είναι να ολοκληρώσετε το έργο εγκαίρως, μέσα στον προϋπολογισμό και στις προσδοκίες των ενδιαφερομένων. Πολλά έργα, ωστόσο, πάσχουν από πλημμύρες του προϋπολογισμού και εμβέλεια κάλυψης. Ο Jason Westland, συγγραφέας και διευθύνων σύμβουλος της εταιρείας διαχείρισης έργων Method123, λέει ότι ο προϋπολογισμός του έργου πρέπει να είναι ένα ζωντανό μέρος του έργου το οποίο εξετάζετε συνεχώς με την ομάδα και τους κύριους ενδιαφερόμενους καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου. Εάν αξιολογείτε τακτικά την πρόοδο και επικοινωνείτε αποτελεσματικά με την ομάδα σας, θα πρέπει να είστε σε θέση να εντοπίσετε έγκαιρα τα προβλήματα με τον προϋπολογισμό και την εμβέλεια και να κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις.
