Όποιος εργάζεται ή διαχειρίζεται ένα γραφείο αντιλαμβάνεται τη σημασία της διατήρησης απογραφής των προμηθειών γραφείου. Τίποτα δεν φέρνει την πρόοδο της εργασίας σε στασιμότητα πιο γρήγορα από την εξάντληση των βασικών στοιχείων όπως οι στυλό, οι κασέτες γραφίτη, το χαρτί και οι φάκελοι. Μόλις έχετε τα αναλώσιμα στο χέρι, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τις δαπάνες και τη χρήση ακολουθώντας κάποιους απλούς κανόνες βασικής διαχείρισης αποθεμάτων.
Gatekeeper
Ένας από τους πρώτους κανόνες της καλής διαχείρισης αποθεμάτων είναι να εξασφαλιστεί ότι έχει διαχειριστή. Ορίστε έναν gatekeeper. Η επιτυχής συντήρηση του καταλόγου σημαίνει ότι γνωρίζετε τι υπάρχει και πόσο καιρό υπάρχει εκεί, καταγράφοντας την αξία του αποθέματος και την παρακολούθηση από πού πηγαίνει όταν φεύγει από την περιοχή παροχής. Τα αναλώσιμα γραφείου περιλαμβάνουν πολλά μικρά αντικείμενα που μπορούν εύκολα να εξαφανιστούν. Τα αποθέματα πρέπει να φυλάσσονται σε ασφαλή περιοχή με πρόσβαση περιορισμένη σε λίγους βασικούς υπαλλήλους. Διατηρήστε ένα αρχείο καταγραφής των αντικειμένων και αντικαταστάσεων.
FIFO
Το FIFO είναι ένα αρκτικόλεξο για πρώτη φορά, πρώτα έξω. Πρόκειται για έναν λογιστικό όρο για την αναφορά της αξίας του αποθέματος και εξασφαλίζει ότι τα στοιχεία που αγοράστηκαν πρώτα χρησιμοποιούνται πρώτα έτσι ώστε η τιμή να παραμένει ακριβής. Αυτός είναι επίσης ένας έξυπνος τρόπος για να αποτρέψετε το απόθεμα να γίνει παλαιό, παρωχημένο ή παρωχημένο. Πρώτα πρέπει να χρησιμοποιηθούν τα στοιχεία που αγοράστηκαν πρώτα. Όταν αγοράζεται αποθήκη αντικατάστασης, φυλάξτε το πίσω από το παλαιότερο απόθεμα και δώστε εντολή στους εργαζόμενους να προμηθεύονται μπροστά. Τα αντικείμενα με μελάνι μπορούν να στεγνώσουν, το χαρτί μπορεί να κίτρινο και τα εξαρτήματα εξοπλισμού μπορεί να καταστούν παρωχημένα. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο FIFO για να μειώσετε τα απόβλητα και να διατηρήσετε το απόθεμά σας φρέσκο.
Αγορά μόχλευσης
Η διατήρηση ενός αποθέματος των προμηθειών γραφείου παρέχει σε μια επιχείρηση την ευκαιρία να αγοράσει μεγαλύτερες ποσότητες, πράγμα που μεταφράζεται σε μειώσεις των εκπτώσεων. Αυτές οι εξοικονομήσεις συσσωρεύονται γρήγορα όταν αγοράζουν τα πιο δημοφιλή προϊόντα χύδην. Εάν η αγορά όλων των αναγκών σας για προμήθεια γραφείου απονέμεται σε έναν μόνο πωλητή, χρησιμοποιήστε αυτή την αγοραστική δύναμη για να διαπραγματευτείτε εξοικονόμηση χρημάτων και σε μικρότερες αγορές. Αξιοποιήστε πλήρως τα προγράμματα επιβράβευσης που προσφέρουν οι προμηθευτές. Η επιχείρηση εφοδιασμού γραφείου είναι ανταγωνιστική, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε μια διαδικασία υποβολής προσφορών για να προσδιορίσετε ποια εταιρεία έχει το καλύτερο πρόγραμμα για τις ανάγκες σας.
Οργάνωση
Το κλειδί για την επιτυχή διαχείριση αποθεμάτων είναι η οργάνωση των προμηθειών. Για να είναι αποτελεσματικό το σύστημα, οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν πρόσβαση σε ό, τι χρειάζονται, όταν το χρειάζονται. Τα αναλώσιμα πρέπει να φυλάσσονται με τα πιο χρησιμοποιημένα αντικείμενα στο επίπεδο των ματιών και με εύκολη πρόσβαση. Αποθέστε λιγότερα χρησιμοποιημένα αντικείμενα στα ψηλότερα ράφια, αλλά βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν ξεχαστεί. Δημοσίευση μιας λίστας αποθέματος του τι είναι αποθηκευμένο και όπου μπορεί να βρεθεί. Κρατήστε την περιοχή καθαρή και σωστή. Αντικαταστήστε τα αντικείμενα με αρκετό χρόνο προπόνησης για να αποφύγετε την εξάντληση, ιδιαίτερα κρίσιμα αντικείμενα. Καθαρίστε απαρχαιωμένα αντικείμενα σε τακτική βάση.
