Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν καθημερινά διάφορες μορφές μάρκετινγκ και επικοινωνιών. Ο σχεδιασμός και το περιεχόμενο του επιστολόχαρτου που χρησιμοποιείται για κάθε τύπο επικοινωνίας είναι συχνά το πρώτο πράγμα που βλέπει μια προοπτική για μια εταιρεία. Αν και η σχεδίαση και η δημιουργικότητα έχουν ατελείωτες δυνατότητες, οι εταιρείες συνήθως συμμορφώνονται με τέσσερα τυποποιημένα επιστολόχαρτα στην επιχειρηματική επικοινωνία.
Πρότυπο επιστολόχαρτο
Ένα τυποποιημένο επιστολόχαρτο συνήθως αναφέρεται σε μια οντότητα στο σύνολό της και χρησιμοποιείται συνήθως για διοικητικούς ή εξυπηρετικούς σκοπούς. Το κοινό είναι συνήθως γενικό και ευρέως διαδεδομένο και το γράμμα μπορεί να είναι ένα έντυπο, όπως ένα προεπιλεγμένο γράμμα, μια ειδοποίηση ή ένα τιμολόγιο. Το τυποποιημένο επιστολόχαρτο συνήθως περιλαμβάνει μόνο το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας, καθώς και ένα λογότυπο ή ένα υδατογράφημα του λογότυπου, εάν η εταιρεία έχει ένα.
Εξειδικευμένο επιστολόχαρτο
Το εξειδικευμένο επιστολόχαρτο μοιάζει πολύ με το τυποποιημένο επιστολόχαρτο, εκτός από το ότι προέρχεται συνήθως από ένα συγκεκριμένο τμήμα της εταιρείας, όπως η λογιστική, η νομική ή το μάρκετινγκ. Το κοινό μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για την περιοχή από την οποία λαμβάνουν επικοινωνία. Για παράδειγμα, σε μια επιχείρηση λιανικής πώλησης, το κοινό μπορεί να είναι μια ομάδα πωλητών για την περιοχή παραγωγής της εταιρείας ή μια ομάδα ελεγκτών για τη λογιστική περιοχή της εταιρείας. Όπως το τυποποιημένο επιστολόχαρτο, το εξειδικευμένο επιστολόχαρτο περιλαμβάνει το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση και το λογότυπο ή το υδατογράφημα. Ωστόσο, περιλαμβάνεται το ειδικό τμήμα ή η περιοχή της εταιρείας, καθώς και οποιεσδήποτε άλλες εικόνες ή λογότυπα ειδικά για το τμήμα.
Προσαρμοσμένο επιστολόχαρτο
Το προσαρμοσμένο επιστολόχαρτο είναι συνήθως περισσότερο αντικείμενο ειδικό από τους άλλους τύπους και γενικά προέρχεται από ένα συγκεκριμένο άτομο. Αυτά τα επιστολόχαρτα χρησιμοποιούνται συνήθως για ενδοεπιχειρησιακές επικοινωνίες, όπως σημειώματα ή παρουσιάσεις. Χρησιμοποιούνται επίσης για εξωτερικές επικοινωνίες και γενικά δεν προορίζονται για χρήση σε έντυπα έγγραφα. Χρησιμοποιώντας ξανά τη βιομηχανία λιανικής πώλησης, ένας διαχειριστής έργου μπορεί να έχει το δικό του προσαρμοσμένο επιστολόχαρτο για να χρησιμοποιήσει για την αποστολή εξωτερικών επικοινωνιών στους ανεξάρτητους εργολάβους τους. Μαζί με το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση, το λογότυπο και συγκεκριμένη περιοχή, το προσαρμοσμένο επιστολόχαρτο περιλαμβάνει επίσης το όνομα του αποστολέα καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής του.
Εκτελεστικό Επιστολόχαρτο
Το σφραγιστικό επιστολόχαρτο μοιάζει πολύ με το προσαρμοσμένο επιστολόχαρτο στο ότι το προοριζόμενο ακροατήριό του και το αντικείμενο είναι συγκεκριμένο για ένα άτομο ή θέμα. Αυτό το συγκεκριμένο επιστολόχαρτο προορίζεται για προσωπικό σε επίπεδο διευθυντή ή υψηλότερο και χρησιμοποιείται για σκοπούς που κυμαίνονται από γράμματα τερματισμού για την προσφορά επιστολών. Το επιστολόχαρτο της εκτελεστικής εξουσίας μπορεί επίσης να εμφανίζεται σε επιστολή τύπου από ένα συγκεκριμένο εκτελεστικό. Για παράδειγμα, ένα εκτελεστικό μπορεί να έχει πολλές διαφορετικές επιστολές τύπου που αποστέλλονται για προεπιλεγμένους σκοπούς. Παρόλο που είναι φυσιολογικής φύσης, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να παρουσιάσουν την κατάλληλη απόκριση όταν λαμβάνουν επικοινωνία από μια συγκεκριμένη υψηλότερη θέση σε αντίθεση με τη λήψη μιας επιστολής φόρμας που αποστέλλεται σε πολλούς παραλήπτες σε ένα τυποποιημένο επιστολόχαρτο. Το εκτελεστικό επιστολόχαρτο είναι διαμορφωμένο όπως το προσαρμοσμένο επιστολόχαρτο, αν και μπορεί να τονίσει τον τίτλο του συγκεκριμένου αποστολέα με μια πιο τολμηρή ή μεγαλύτερη γραμματοσειρά. Το χαρτί είναι επίσης τυπικά υψηλότερης ποιότητας.
Σχεδίαση και μορφοποίηση
Όλα τα επιστολόχαρτα της εταιρείας πρέπει να είναι μοναδικά σχεδιασμένα αλλά όσο το δυνατόν πιο τυποποιημένα σε μορφή. Ο σχεδιασμός θα πρέπει να δείχνει στο ακροατήριό σας την κουλτούρα και το εμπορικό σήμα της εταιρείας σας αμέσως. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας έχει συγκεκριμένα χρώματα, λογότυπα ή συνθήματα μάρκετινγκ, αυτά πρέπει να περιλαμβάνονται σε όλα τα επιστολόχαρτα. Εάν χρησιμοποιείτε μόνο ασπρόμαυρη εκτύπωση, το λογότυπό σας και το σύνθημα θα πρέπει να είναι ακόμη πιο εμφανείς. Η γραμματοσειρά του επιστολόχαρτου σας πρέπει να ξεχωρίζει. Ωστόσο, δεν πρέπει να είναι συντριπτική ή δυσανάγνωστη για τον αναγνώστη. Συγκεκριμένα, το επιστολόχαρτο σας δεν πρέπει να καλύπτει περισσότερο από τη σελίδα που χρειάζεται.
