Οι κερδοφόρες οργανώσεις βασίζονται σε επίσημα και ανεπίσημα επιχειρηματικά πρότυπα επικοινωνίας. Τα επίσημα κανάλια επικοινωνίας παρέχουν δομή προς παραγωγικά αποτελέσματα. Οι άτυπες αλληλεπιδράσεις επιτρέπουν την κατασκευή αυθεντικών σχέσεων και εναλλακτικές μεθόδους για τη δημιουργία νοήματος στην οργάνωση. Και οι δύο αλληλοσυμπληρώνονται και μπορούν να ενισχύσουν την εταιρεία όταν εφαρμόζονται αποτελεσματικά. Ο καθένας μπορεί να προγραμματιστεί, αλλά η άτυπη επικοινωνία είναι συνήθως αυθόρμητη.
Σκοπός της επίσημης επικοινωνίας
Η επίσημη επιχειρηματική επικοινωνία είναι μια στρατηγική ανταλλαγή πληροφοριών που υποστηρίζει μια σαφή ατζέντα. Αυτές οι πληροφορίες παραδοσιακά θεωρούνται εσωτερική μέθοδος επικοινωνίας, αλλά μπορούν να περιλαμβάνουν δομημένες αλληλεπιδράσεις με ανθρώπους και οντότητες εκτός του οργανισμού.
Η επίσημη επικοινωνία μπορεί επίσης να προκαλέσει άτυπες αλληλεπιδράσεις.Για παράδειγμα, ένας επικεφαλής αξιωματικός μπορεί να προγραμματίσει μια περιοδεία ή μια συνάντηση του δημαρχείου, όπου ενθαρρύνεται η ελεύθερη ροή των σχολίων σε θέματα συζήτησης. Ωστόσο, αυτά μπορούν να οδηγήσουν σε προσωπικές αλληλεπιδράσεις, ιστορίες και ιδέες που δεν ήταν στην αρχική ατζέντα.
Τύποι επίσημης επικοινωνίας
Οι οργανισμοί μπορούν να επικοινωνούν με την εσωτερική ομάδα μέσω γραπτής ή προφορικής επικοινωνίας. Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν επίσημα γραπτά εργαλεία όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καταχωρήσεις ιστολογίων, εκπαιδευτικά υλικά προσανατολισμού ή ενημερωτικά δελτία. Παρουσιάσεις ομιλιών, συναντήσεις και προγραμματισμένα συνέδρια είναι παραδείγματα λεκτικών αλληλεπιδράσεων ως επίσημη στρατηγική επικοινωνίας. Η επίσημη επικοινωνία μπορεί επίσης να περιλαμβάνει στρατηγική τοποθέτηση σημάτων γραφείου, επισκοπήσεις υπαλλήλων και συνεργασία με μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Τα ενημερωτικά δελτία και οι εκτελεστικές εμφανίσεις είναι επίσης δημιουργικοί τρόποι για την ενίσχυση των επιχειρηματικών σχέσεων μέσω της επίσημης επικοινωνίας.
Σκοπός της άτυπης επικοινωνίας
Οι αυθόρμητες αλληλεπιδράσεις προκαλούν μια "αμπέλια" πληροφοριών που μοιράζονται μέσω ανεπίσημων δικτύων επικοινωνίας. Η ανεπίσημη επιχειρηματική επικοινωνία θα πρέπει να συμπληρώνει τα επίσημα δίκτυα. Αυθεντικές και κερδοφόρες σχέσεις στερεοποιούνται μέσω αυτής της μεθόδου. Μερικές φορές, η ανεπίσημη ατμόσφαιρα μπορεί να οδηγήσει σε απλή και απρόσεκτη κατανομή πληροφοριών. Για το λόγο αυτό, όλο το προσωπικό θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικό για την ανταλλαγή ευαίσθητων πληροφοριών ενώ επικοινωνεί ανεπίσημα. Παρόλο που η γραπτή ανακοίνωση μπορεί επίσης να είναι άτυπη, θα πρέπει να αποφεύγονται νομικά και δεοντολογικά ζητήματα.
Τύποι άτυπης επικοινωνίας
Η ανεπίσημη προφορική επικοινωνία μπορεί να πραγματοποιηθεί κατά τα μεσημεριανά διαλείμματα, τις αλληλεπιδράσεις στο διάδρομο και τις τηλεφωνικές κλήσεις. Οι υπεύθυνοι δημιουργικής επικοινωνίας επιχειρήσεων μπορούν να συμπεριλάβουν εσκεμμένα χειρόγραφες σημειώσεις, μηνύματα κειμένου και αναγνωρίσεις επετείου και κάρτες γενεθλίων για την ανάπτυξη σχέσεων με τους συναδέλφους τους.
Δυναμική της εταιρικής επικοινωνίας
Οι πληροφορίες μπορούν να παραδοθούν από τη διοίκηση στον υπάλληλο ή αντίστροφα. Οι εταιρείες που εδρεύουν κυρίως σε επίσημα δίκτυα σπάνια αποκλίνουν από τους κανόνες και τα πρωτόκολλα. Από την άλλη πλευρά, οι άτυπες εταιρικές κουλτούρες ενθαρρύνουν τον αυθορμητισμό και τα περιστασιακά δίκτυα. Ανεξάρτητα από την εταιρική κουλτούρα, οι οργανώσεις αναπτύσσονται μέσω μιας στρατηγικής ισορροπίας μεταξύ επίσημων και ανεπίσημων δικτύων. Οι οργανισμοί επωφελούνται από τη δημιουργία ενός ανοικτού δικτύου επικοινωνίας που περιλαμβάνει ανατροφοδότηση από τους υπαλλήλους και τους διαχειριστές.
