Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να αντέξει οικονομικά την απώλεια πολύτιμων δολαρίων μέσω των αποβλήτων αγαθών στις αποθήκες της. Οι επιχειρήσεις πρέπει να ελέγχουν τον κατάλογό τους - έναν πλήρη κατάλογο των αποθεμάτων πρώτων υλών και εξαρτημάτων τους, έργων σε εξέλιξη και τελικών προϊόντων. Ο σκοπός του ελέγχου απογραφής είναι η αποτελεσματική διαχείριση της διαθεσιμότητας αποθεμάτων για την παραγωγή, τις πωλήσεις και την παράδοση και τις υπηρεσίες μιας επιχείρησης για τη μεγιστοποίηση του όγκου των επιχειρήσεων και των κερδών.
Έτοιμο εφοδιασμό με πρώτες ύλες
Οι έξυπνες μέθοδοι ελέγχου αποθεμάτων αποσκοπούν στη διατήρηση επαρκούς εφοδιασμού με πρώτες ύλες έτοιμες για χρήση στην παραγωγή. Ο όγκος παραγωγής εξαρτάται από τις παραγγελθείσες και τις προβλεπόμενες μελλοντικές εντολές πώλησης. Επίσης, οι κύκλοι παραγωγής ποικίλλουν από επιχείρηση σε επιχείρηση και μπορούν να γίνονται σε παρτίδες με χρονικά κενά ή συνεχώς. Οι διαχειριστές ελέγχου αποθεμάτων πρέπει να γνωρίζουν τις απαιτήσεις παραγωγής και να διασφαλίζουν ότι οι πρώτες ύλες είναι διαθέσιμες για την κάλυψη των ακριβών απαιτήσεων παραγωγής ανά πάσα στιγμή.
Έλεγχος αποθέματος και υπερχρονισμός
Οι πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή ενός προϊόντος πρέπει να πληρώνονται και η αποθήκευση τους συνεπάγεται ορισμένες δαπάνες. Οι επιχειρήσεις προσπαθούν να αποφύγουν την αποθεματοποίηση των πρώτων υλών, καθώς δεν χρησιμοποιούνται στη διαδικασία παραγωγής στο εγγύς μέλλον. Η αγορά πρώτων υλών χύμα μπορεί να είναι φθηνότερη. Αλλά αν τα υλικά παραμείνουν αχρησιμοποίητα για μεγάλο χρονικό διάστημα τα χρήματα που καταβάλλονται για την προμήθεια τους αποκλείονται. Υπάρχει επίσης ο κίνδυνος να υποστούν βλάβες τα υλικά. Τα μέτρα ελέγχου των αποθεμάτων στοχεύουν στην ελαχιστοποίηση αυτού του κόστους χωρίς να παρεμποδίζουν την ομαλή ροή διαθεσιμότητας πρώτων υλών για παραγωγή.
Εργασία σε εξέλιξη
Τα ημιτελικά ή ημιτελή προϊόντα αναφέρονται ως εργασίες σε εξέλιξη. Είναι απαραίτητα εξαρτήματα για την παραγωγή του τελικού προϊόντος. Η διαθεσιμότητα των αποθεμάτων τους θα πρέπει επίσης να είναι επαρκής. Ο έλεγχος των αποθεμάτων αποσκοπεί στην επίτευξη μιας ισορροπημένης ισορροπίας στη διαθεσιμότητα των αγαθών, είτε είναι ακατέργαστη είτε μη, έτσι ώστε να μην υπάρχει περίπτωση χαμηλού αποθέματος που παρεμποδίζει την παραγωγή ή το πλεονάζον απόθεμα που οδηγεί σε κλιμάκωση του κόστους.
Τελικών προϊόντων
Οι υπεύθυνοι ελέγχου απογραφής πρέπει να γνωρίζουν τις ακριβείς απαιτήσεις παραγωγής καθώς και μια εκτίμηση της ζήτησης των πελατών στο εγγύς μέλλον. Πρέπει να διατηρούν τα επίπεδα των αποθεμάτων για να είναι σε θέση να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις από το σημείο πώλησης. Οι χρόνοι οδήγησης είναι κρίσιμοι εδώ. Ορισμένα προϊόντα πωλούν γρήγορα και άλλοι χρειάζονται χρόνο. Ο μηχανισμός ελέγχου των αποθεμάτων μιας επιχείρησης πρέπει να το εξετάσει. Η διαχείριση αποθεμάτων λαμβάνει επίσης υπόψη τις απρόβλεπτες συνθήκες της αγοράς, όπως η ύφεση, που θα μπορούσε να προκαλέσει διακύμανση της ζήτησης για το προϊόν.
Σημείο αναπαραγγελίας
Οι επιχειρήσεις πρέπει να προγραμματίσουν και να χρονολογήσουν την αναδιάταξη ενός υλικού. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει το χρόνο που απαιτείται για την αποστολή του προϊόντος και τη σχετική γραφειοκρατία. Τα υλικά θα πρέπει να φθάνουν εγκαίρως και να μην υπάρχει έλλειψη ή υπερκατασκευή λόγω αναδιάταξης του υλικού.
Αν και υπάρχουν κάποιες καθολικές αρχές ελέγχου απογραφής, οι επιχειρήσεις σχεδιάζουν κατάλληλες μεθόδους που ταιριάζουν καλύτερα στο μέγεθος, τη θέση και τον τύπο τους. Η υιοθέτηση των βέλτιστων πρακτικών στον έλεγχο απογραφής θα μπορούσε να μειώσει σημαντικά το κόστος και να μεγιστοποιήσει τα κέρδη. Οι έξυπνες επιχειρήσεις το γνωρίζουν αυτό και δίνουν τη δέουσα σημασία στον έλεγχο απογραφής.
