Όταν χρειάζεται να συνοψίσετε μια μεγάλη ποσότητα πληροφοριών, ένα σημείωμα ή επιστολή είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να το κάνετε. Πολλοί άνθρωποι βρίσκουν δύσκολο το γράψιμο και πιστεύουν ότι δεν έχουν το λεξιλόγιο για να το κάνουν. Αλλά όπως λέει ο καθηγητής γραφής William Zinsser, το γράψιμο είναι απλά σκέψης σε χαρτί. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να οργανώσετε τις σκέψεις σας, να ακολουθήσετε το στυλ της μορφής που έχετε επιλέξει και να χρησιμοποιήσετε γλώσσα που είναι απλή και ξεκάθαρη.
Γράφοντας μια αναφορά σε ένα σημείωμα
Γράψτε μια κεφαλίδα. Για ένα σημείωμα, αναφέρει στην άνω αριστερή γωνία την οποία πρέπει να διαβάσει το σημείωμα (για παράδειγμα: Για: Όλοι οι υπάλληλοι), ο οποίος το έγραψε (Από: Το όνομά σας), ποιος άλλος θα την λάβει (CC: Όνομα παραλήπτη) Ημερομηνία (Τρέχουσα ημερομηνία) και για το τι πρόκειται (Θέμα: Θέμα για Διεύθυνση.)
Αν πρόκειται για επιστολή, αρχίστε με ημερομηνία και χαιρετισμό, όπως "Για όλους τους υπαλλήλους:".
Εξετάστε το κοινό σας.Αν γράφετε σε ένα γενικό κοινό, χρησιμοποιήστε μια γλώσσα που όλοι θα καταλάβουν. Οι νέοι υπάλληλοι ενδέχεται να μην γνωρίζουν ακόμα τη φρασεολογία της εταιρείας και οι υπάλληλοι ενός τμήματος ίσως να μην καταλάβουν την ορολογία άλλου.
Κάντε ένα περίγραμμα. Οργάνωση των σκέψεών σας επιτρέπει σαφή γραφή. Σκεφτείτε τι θα θέλει να γνωρίζει το κοινό σας και τι θέλετε να του πείτε. Τονίστε τα βασικά συμπεράσματα της έκθεσης και τι σημαίνει για τους ανθρώπους που διαβάζουν το σημείωμα.
Ξεκινήστε με ισχυρές δηλώσεις έναρξης. Αναγνωρίστε την έκθεση και τα συμπεράσματά της. Για παράδειγμα, "Ως αποτέλεσμα της πρόσφατης μελέτης μας για την παραγωγικότητα, θα κάνουμε αρκετές αλλαγές στις πολιτικές χρήσης του Διαδικτύου μας".
Εξηγώ. Επισημάνετε τυχόν δεδομένα ή ευρήματα που υποστηρίζουν το συμπέρασμα. "Οι σύμβουλοι διαπίστωσαν ότι οι εργαζόμενοι ξόδεψαν δύο ώρες την ημέρα κατά μέσο όρο ελέγχοντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τη διαχείριση φανταστικών αθλητικών ομάδων". Επίσης, επιτρέψτε στους αναγνώστες να γνωρίζουν πότε θα γίνουν οι αλλαγές.
Ενημερώστε τους ανθρώπους όπου θα μπορούσαν να πάνε για περισσότερες πλήρεις πληροφορίες (αν είναι απαραίτητο). Για παράδειγμα, "Θα το συζητήσουμε περαιτέρω στην εβδομαδιαία συνεδρίαση προσωπικού μας την Παρασκευή" ή "Η πλήρης έκθεση είναι διαθέσιμη σε όλους τους υπαλλήλους σε μορφή PDF". Μην υπογράφετε το σημείωμα. το όνομά σας βρίσκεται στην κορυφή του σημειώματος. Αν γράφετε μια επιστολή, χρησιμοποιήστε το όνομα, το πλήρες όνομά σας ή το πλήρες όνομα και τον τίτλο σας, ανάλογα με τις περιστάσεις και τις προτιμήσεις σας.
Ξαναγράψτε και κόψτε το σωρό. Επαναλάβετε ξανά το σχέδιο και καταργήστε τις περιττές λέξεις. Για παράδειγμα, "Είναι η άποψη της εταιρίας ότι το γραφείο Scranton θα πρέπει να επιδιώξει ενεργά τη μείωση των μη παραγωγικών ζητημάτων περιορίζοντας τη μη χρήση των πόρων της εταιρείας", μπορεί να αναδιατυπωθεί ως "Η εταιρία μας ζήτησε να περιορίσουμε την προσωπική χρήση της εταιρικής ιδιοκτησίας. θα αυξήσουν την παραγωγικότητά μας."
Επανεξέταση και ορθογραφικός έλεγχος. Έχετε έναν αξιόπιστο συνεργάτη να ελέγχει τη γραμματική και τον τόνο σας. μια κακώς γραπτή πρόταση μπορεί να ερμηνευτεί με τρόπους που δεν σκοπεύατε ποτέ. Επίσης, εκτελέστε ορθογραφικό έλεγχο, αλλά προσέξτε τα αυτόματα χαρακτηριστικά αντικατάστασης λέξεων. Δεν θέλετε η αναφορά σας να λέει "Ινδονησία" όταν εννοούσατε "Ιντιάνα".
