Τα περισσότερα ξενοδοχεία διενεργούν ελέγχους κατά τη διάρκεια της νύχτας ή ελέγχους ισορροπίας των καταλόγων επισκεπτών τους.Οι έλεγχοι αυτοί ολοκληρώνονται προκειμένου να διασφαλιστεί η ακρίβεια των λογαριασμών επισκεπτών, να επαληθευτούν οι οικονομικές συναλλαγές της ημέρας και να παρακολουθούνται τα ποσοστά κατοχής και τα έσοδα δωματίων, καθώς και να διαπιστωθεί ποιοι επισκέπτες θα ελέγχουν την επόμενη μέρα. Οι νυχτερινοί έλεγχοι μπορούν να διεξάγονται χειροκίνητα ή ηλεκτρονικά και υπάρχουν πολλά βήματα στη συνολική διαδικασία.
Πλήρεις καταχωρίσεις εξόφλησης χρέωσης
Οι νυχτερινοί ελεγκτές είναι υπεύθυνοι για τη διασφάλιση ότι όλες οι συναλλαγές επισκέπτη από την ημέρα είναι σωστά χρεώνονται και δημοσιεύονται στους λογαριασμούς επισκεπτών. Αυτές οι χρεώσεις πρέπει να αναρτώνται στην ακριβή ημερομηνία, ή μπορεί να προκύψουν σύγχυση και ασυμφωνίες όταν ο επισκέπτης ελέγχει. Ορισμένα παραδείγματα χρεώσεων τέτοιου είδους περιλαμβάνουν τέλη υπηρεσίας δωματίου, χρεώσεις τηλεφωνικών ή διαδικτυακών υπηρεσιών, τέλη στεγνού καθαρισμού, χρεώσεις μίνι μπαρ ή έξοδα στάθμευσης με υπηρεσία μεταφοράς.
Ανακατασκευή κατάστασης και τιμών δωματίων
Μετά από την αναθεώρηση της κατάστασης πληρότητας της ημέρας και των εκθέσεων κατάστασης οικιακής χρήσης, οι οποίες ολοκληρώνονται κάθε πρωί, ο νυχτερινός ελεγκτής πρέπει να συμβιβάσει τυχόν αποκλίσεις μεταξύ των δύο αναφορών για να μάθει την πραγματική κατάσταση πληρότητας του ξενοδοχείου. Στη συνέχεια συγκρίνει τα αρχεία εγγραφής επισκεπτών με την αναφορά δωματίου, για να βεβαιωθεί ότι οι χρεωθείσες ή οι αναγραφόμενες τιμές ταιριάζουν. Για παράδειγμα, ορισμένοι επισκέπτες μπορούν να παραγγείλουν έκπτωση σε εταιρικό δωμάτιο κατά το check-in, αλλά το σύστημα κρατήσεων έχει αναγραφεί ως το κανονικό επιτόκιο.
Επαληθεύστε τις μη προβολές
Όταν οι επισκέπτες έχουν κρατήσεις αλλά δεν κάνουν check-in, θεωρούνται μη εμφάνιση. Ο νυχτερινός ελεγκτής πρέπει να ελέγξει αυτές τις πληροφορίες στο σύστημα του μπροστινού γραφείου για να διασφαλίσει ότι αφαιρούνται οι διπλές κρατήσεις, χρεώνονται οι χρεώσεις μη εμφάνισης και τα δωμάτια είναι διαθέσιμα. Πρέπει επίσης να κάνει μια σημείωση στο σύστημα ότι ο πελάτης δεν εμφανίστηκε έτσι δεν υπάρχουν προβλήματα όταν η μη εμφάνιση χρεώνεται ένα τέλος.
Τιμές δωματίων και φόροι
Αυτή η διαδικασία ελέγχου του βράδυ είναι συνήθως πολύ πιο εύκολη με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα. Ο νυχτερινός ελεγκτής απλά δημοσιεύει ή δημιουργεί χρέωση για τις πραγματικές νυκτερινές τιμές δωματίων και τους τυχόν ισχύοντες φόρους σε όλους τους κατειλημμένους χώρους. Μετά την επιβεβαίωση των ποσοστών και των φόρων, ο νυχτερινός ελεγκτής δημιουργεί μια τιμή δωματίου και φορολογική έκθεση.
Δημιουργία αναφοράς
Ο νυχτερινός ελεγκτής δημιουργεί διάφορες εκθέσεις εκτός από την αναλυτική τιμή και την αναφορά φόρου. Αυτά περιλαμβάνουν την ημερήσια αναφορά λειτουργίας, τις ξεχωριστές αναφορές τμήματος και την έκθεση υψηλού υπολοίπου. Η ημερήσια έκθεση λειτουργίας αποτελείται από μια περίληψη όλων των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της ημέρας και περιλαμβάνει λεπτομέρειες όπως τα συνολικά έσοδα, οι συναλλαγές μετρητών μπροστά από το γραφείο, οι στατιστικές λειτουργίας και οι απαιτήσεις. Οι ξεχωριστές εκθέσεις του τμήματος περιλαμβάνουν όλες τις συναλλαγές από άλλα τμήματα του ξενοδοχείου, όπως εστιατόριο ή μπαρ, υπηρεσία δωματίου και άλλους χώρους του ξενοδοχείου. Η αναφορά "Υψηλό ισοζύγιο" εντοπίζει απλώς τους επισκέπτες που ενδέχεται να πλησιάζουν τα πιστωτικά τους όρια.
Τελικές Διαδικασίες
Ο νυχτερινός ελεγκτής συγκρίνει τις πληρωμές σε μετρητά και τις πληρωμές, ισορροπεί τα μητρώα και στη συνέχεια δημιουργεί ένα δελτίο κατάθεσης μετρητών για την τράπεζα. Στη συνέχεια, υποστηρίζει το σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών του ξενοδοχείου για να διασφαλίσει ότι όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται. Η τελική διαδικασία είναι η διανομή όλων των εκθέσεων και πληροφοριών στα κατάλληλα μέρη, όπως ο γενικός διευθυντής, ο διευθυντής υποδοχής και ο υπεύθυνος εξυπηρέτησης δωματίου ή ο υπεύθυνος του εστιατορίου.
